Płacimy dostawcom – kontrahenci, eksport zapłat i obieg faktur – ćwiczenie Weles3

Wspólnota nie tylko pobiera opłaty od właścicieli. Co miesiąc sama płaci: za sprzątanie, ciepło, wodę, windę, energię na klatkach, ubezpieczenie. Zarządca pilnuje, żeby faktury były sprawdzone, zapłacone w terminie i na właściwe konto. Spóźniona płatność to odsetki dla wspólnoty, a zapłata na złe konto to często pieniądze nie do odzyskania. Uczeń kierunku technik gospodarki nieruchomościami poznaje tu drugą stronę rozrachunków – rozrachunki z dostawcami. Poniżej gotowe ćwiczenie na system Weles3.

Konto 202, czyli co wspólnota jest winna#

W module 5 uczniowie księgowali faktury kosztowe. Każda faktura trafiła na konto 202 dostawcy (kontrahenta) z terminem płatności. Konto 202 ma w Weles3 strukturę narzuconą przez system, a numery kont kontrahentów nadają się automatycznie. Saldo tego konta mówi, ile wspólnota jest winna dostawcy, a termin płatności – do kiedy trzeba zapłacić.

Kontrahenci są wspólni dla wszystkich nieruchomości w bazie, więc tego samego dostawcę dodaje się tylko raz. Dokumentacja ostrzega przed „radykalną” edycją: nie zmienia się firmy A na firmę B i nie poprawia raz wpisanego NIP-u bez potrzeby.

Nasza przykładowa sytuacja#

Krok pierwszy: sprawdź numery kont kontrahentów#

Numery kont dostawców są w dwóch miejscach:

• numer ogólny – zakładka Zasoby → menu Zasoby → Edytuj kontrahentów, pole Konto bankowe. Obowiązuje we wszystkich nieruchomościach,
• numer indywidualny dla wspólnoty – zakładka Administracja → menu Elementy → Konta kontrahentów. Stosuje się go, gdy dostawca nadał wspólnocie osobny numer (np. powiązany z numerem umowy). Zastępuje wtedy numer ogólny.

Uczniowie sprawdzają oba miejsca dla trzech dostawców wspólnoty z bazy szkoły i zapisują, który numer zostanie użyty przy płatności.

Powiększ

Krok drugi: nadchodzące faktury#

Zakładka Zasoby → menu Funkcje → Eksportuj zapłaty elektroniczne → zakładka Nadchodzące faktury. Kontrahenci i ich faktury są pogrupowani według dni terminu płatności. Uczniowie wypisują, co trzeba zapłacić w najbliższym tygodniu, i porównują to z saldami kont 202 w zakładce Konta FK.

Krok trzeci: przygotuj plik zapłat (bez zapisywania)#

W tym samym oknie zakładka Zapłaty → Pobierz nieopłacone:

• Zasób → wspólnota z zadania,
• Dni przed TP → 7 (faktury z terminem w ciągu 7 dni oraz zaległe),
• Min data przelewu i Max data przelewu → zostawiamy domyślne,
• Uwzględnij rozrachunki → Nie (wpłaty zaliczają się na najstarsze faktury),
• Wcześniej wyeksportowane → Uwzględniaj (pomija już wysłane pozycje),
• Pobierz nieopłacone.

Uczniowie sprawdzają listę: kontrahent, rachunek, dowód (numer faktury), kwota, termin. Pozycje czerwone wymagają poprawy (np. brak rachunku, z którego ma wyjść przelew) – bez tego przycisk Zatwierdź jest nieaktywny. Na koniec w polu Zapisz ustawiają Nie zapisuj i klikają Zatwierdź. Plik pobierze się na dysk, ale pozycje nie zostaną oznaczone jako wyeksportowane, więc następna grupa zobaczy tę samą listę.

Dobre pytanie do klasy: po co jest opcja Zapisz eksportowane? Co by się stało, gdyby jej nie było, a księgowa co tydzień pobierała plik?

Powiększ

Krok czwarty: polecenie przelewu na papierze#

Nie każdy płaci przez bankowość elektroniczną. Zakładka Zasoby → menu Funkcje → Druk przelewów: Rachunek wspólnoty, Kontrahent, Treść (numer faktury), Wartość (podpowiada się saldo konta 202), Blankietów → 1, Dodaj, potem Kolor, Strona i Zatwierdź. Powstaje PDF z wypełnionym blankietem.

Uczniowie sprawdzają na PDF-ie: czy nadawca, odbiorca, numer rachunku, kwota i tytuł są poprawne? Czy tytuł pozwoli dostawcy rozpoznać, za którą fakturę płacimy?

Krok piąty: akceptacja faktur (na kartce)#

Weles3 ma moduł akceptacji dokumentów (zakładka Zasoby → menu Funkcje → Akceptacja dokumentów) dla faktur z obiegu dokumentów i z KSeF. Każda faktura może mieć status: Nowa, Oczekująca, Zaakceptowana, Odrzucona albo Zapłacona, osobę odpowiedzialną i komentarz. Dokumentacja podkreśla, że znaczenie statusów jest umowne – każde biuro ustala własne zasady.

Ponieważ moduł wymaga podłączenia zewnętrznego konta (Google Drive albo KSeF), w klasie ćwiczymy go na kartce. Grupy ustalają „regulamin obiegu faktur” dla biura zarządcy:

• kto sprawdza fakturę merytorycznie (czy usługa została wykonana),
• kto akceptuje (np. członek zarządu wspólnoty),
• kto przygotowuje płatność, a kto zatwierdza przelew w banku,
• co oznacza każdy status i kto go zmienia.

To dobre miejsce na zasadę „czterech oczu”: przelewu nie przygotowuje i nie zatwierdza ta sama osoba.

Powiększ

Trudne miejsca i najczęstsze problemy#

Plan lekcji#

Moduł 18 serii ćwiczeń na Weles3: 2 lekcje po 45 minut, trzecia dla chętnych. Wymaga modułu 5.

Lekcja 1: komu, ile i do kiedy?#

• Cele: uczeń odczytuje zobowiązania wspólnoty z kont 202 i listy nadchodzących faktur, sprawdza numery kont dostawców i przygotowuje plik zapłat bez zapisywania eksportu.
• Kryteria sukcesu: lista płatności ucznia zgadza się z listą z Pobierz nieopłacone; uczeń wskazuje, który numer konta (ogólny czy indywidualny) zostanie użyty; eksport ma ustawienie Nie zapisuj.
• Metody i formy: pokaz z objaśnieniem, ćwiczenie w systemie w parach.
• Środki: komputery z bazą testową, karta pracy do modułu 18.
• Przebieg: wstęp (10 min): co się dzieje, gdy wspólnota płaci po terminie albo na złe konto · część główna (25 min): kroki pierwszy–trzeci · podsumowanie (10 min): pismo o nowym numerze konta – co robimy?
• Sprawdzenie: lista płatności i odpowiedź na pytanie o nowy numer konta.

Lekcja 2: przelew na papierze i obieg faktur#

• Cele: uczeń drukuje polecenie przelewu i sprawdza jego poprawność; projektuje obieg faktur z podziałem ról i statusami.
• Kryteria sukcesu: PDF z poleceniem przelewu ma poprawne dane; regulamin obiegu faktur przypisuje każdy status do osoby i stosuje zasadę „czterech oczu”.
• Metody i formy: ćwiczenie w systemie, praca w grupach, prezentacja.
• Środki: komputery z bazą testową, arkusz A3 do regulaminu obiegu.
• Przebieg: wstęp (10 min): krok czwarty · część główna (25 min): krok piąty w grupach · podsumowanie (10 min): porównanie regulaminów grup.
• Sprawdzenie: PDF z poleceniem przelewu i regulamin obiegu.

Lekcja 3 (dla chętnych): ustawienia rachunków do eksportu#

Przegląd zakładki Rachunki bankowe w oknie eksportu zapłat (bez zmian): konto FK rachunku, konta pozycji nierozpoznanych, bank, domyślny rachunek do zapłat. Uczniowie wyjaśniają, kiedy dokumentacja radzi ustawić Domyślny rachunek do zapłat na Tak, a kiedy na Nie. Nawiązanie do importu wyciągu z modułu 6.

Do omówienia z klasą#

• Termin płatności u dostawcy. Kto traci, gdy wspólnota płaci po terminie? Kto decyduje, co zapłacić najpierw, gdy na koncie brakuje pieniędzy?
• Zmiana numeru konta. Jak rozpoznać próbę wyłudzenia? Jak potwierdzić nowy numer?
• Kto może zatwierdzić przelew? Zarządca, zarząd wspólnoty, księgowa – kto ma do czego prawo i dlaczego warto to rozdzielić?
• Papier czy plik? Kiedy przydaje się blankiet przelewu, a kiedy plik do banku?

Zadania bez komputera#

• Zadanie A: kalendarz płatności (faktury z sierpnia 2022 z naszej bazy). Dziś jest 2 września 2022. Faktury: DO/08/2022 Gmina 1 176,00 zł (termin 15.08), FV/752/08 domofon 172,80 zł (08.09), FV/191/08 woda 2 190,82 zł (10.09), FV/132/08 zarządca 897,74 zł (14.09), FV/375/08 winda 483,61 zł (18.09), FV/935/08 sprzątanie 887,56 zł (21.09), FV/682/08 energia 286,59 zł (23.09), FV/970/08 deratyzacja 241,79 zł (26.09). Ułóż je według terminów. Co trzeba zapłacić do 9 września, łącznie z zaległymi, i ile to razem? Która faktura jest po terminie? (DO/08/2022 i FV/752/08/2022 – 1 348,80 zł; po terminie deklaracja za odpady. Woda z terminem 10.09 wypada tuż poza okresem – czy warto ją też zapłacić?)
• Zadanie B: podejrzany e-mail. Wiadomość „od dostawcy” o zmianie konta, z kilkoma sygnałami ostrzegawczymi. Uczniowie wypisują, co ich niepokoi, i jak zweryfikują informację.
• Zadanie C: obieg faktury. Uczniowie rysują schemat drogi faktury od przyjścia do biura do zaksięgowania zapłaty, ze statusami i osobami.

Wsparcie i rozszerzenia#

• Dla potrzebujących wsparcia: gotowa tabela „kontrahent / numer ogólny / numer indywidualny / który zostanie użyty”; lista pól okna Pobierz nieopłacone z opisem.
• Dla szybszych: porównanie opcji Uwzględnij rozrachunki Tak i Nie w odniesieniu do łączenia rozrachunków z modułu 12.

Plan awaryjny#

Bez systemu: zadania A–C działają w całości; zamiast kroków w systemie uczniowie analizują animacje z dokumentacji (konta kontrahentów, eksport zapłat, akceptacja dokumentów) i wypełniają blankiet przelewu na kartce na podstawie przykładowej faktury.

Materiały do tego modułu#

• Karta pracy – moduł 18 (PDF) – zadania dla ucznia do druku.
• Generator faktur kosztowych – faktury z terminami i rachunkami dostawców do ćwiczenia eksportu zapłat (dane przykładowe).
• Klucz odpowiedzi do kart pracy (PDF) – dla nauczyciela.
• Plan nauczania – wszystkie moduły w zalecanej kolejności.
• Przykładowe wydruki z bazy szkoleniowej TGN: W przewodniku po wydrukach: Zaległości płatnicze (rodzaj „Wobec dostawców”) i zestaw „Zobowiązania wobec dostawców” w gotowych zestawach.

Dlaczego to ważne ćwiczenie#

Płacenie za koszty wspólnoty to pieniądze wszystkich właścicieli. Błąd w numerze konta albo przeoczony termin szybko wychodzi na zebraniu. Uczeń, który zna zasady weryfikacji numerów kont i podział ról przy akceptacji faktur, będzie w biurze osobą, której można zaufać. Kartę pracy do tego modułu znajdziesz w materiałach do pobrania. Wcześniej przerób księgowanie faktur kosztowych i wyciągu.

System Weles3 jest dostępny dla szkół w ramach programu Weles3 dla Szkół. Jeśli chcesz wdrożyć go w swojej szkole, napisz do nas przez formularz kontaktowy.