Zgłoszenia, forum i ankiety – kontakt z właścicielami w Weles3 (ćwiczenie)

Zarządca nie tylko liczy. Większość dnia rozmawia z ludźmi: ktoś zgłasza cieknący dach, ktoś pyta o termin przeglądu kominiarskiego, zarząd chce poznać zdanie mieszkańców o nowym placu zabaw. Dobra obsługa właścicieli to połowa sukcesu firmy zarządzającej. Uczeń kierunku technik gospodarki nieruchomościami powinien wiedzieć, jak prowadzić taką komunikację porządnie, ze śladem w systemie, a nie w notesie. Poniżej gotowe ćwiczenie na Weles3, idealne na lekcję, na której chcesz odpocząć od księgowości.

Przykład z bazy szkoleniowej TGN#

To przykład z naszej bazy szkoleniowej, na której przygotowujemy pomoc i wydruki. W bazie szkoły wspólnoty, lokale, osoby i kwoty są inne – uczniowie wykonują te same czynności na wspólnocie ze swojej bazy, a nasze liczby służą do zadań na kartce i do porównania.

W naszej wspólnocie przykładowej (WIERZBOWA 20) jest zgłoszenie administracji „Przegląd roczny budynku 2021”, są materiały zasobu, ankiety i terminy zebrań (marzec 2021). Uczniowie zaczynają od obejrzenia takich elementów we wspólnocie z bazy szkoły (zakładki Zgłoszenia i Administracja → Funkcje), a potem obsługują nowe sprawy w bazie testowej.

Krok pierwszy: przygotuj etykiety#

Zgłoszenia w Weles3 porządkuje się etykietami. Dokumentacja sugeruje na początek dodać: Naprawy, Pilne, Przeglądy, Inne. Zakładka Zgłoszenia → menu Elementy → Etykiety → w polu Etykieta wybierają NOWA ETYKIETA, a potem Nazwa, Znak (kilkuliterowy skrót) i Kolor. Klikają Dodaj, na koniec hasło i zatwierdzenie. Etykiety dodaje się raz i są dostępne we wszystkich nieruchomościach.

Zgłoszenia działają na dwóch poziomach. Gdy w polu Struktura zaznaczymy najwyższy element (całą bazę), zobaczymy zgłoszenia ze wszystkich budynków. Gdy zaznaczymy jeden budynek, tylko z niego.

Krok drugi: obsłuż zgłoszenie z internetu#

Nowe zgłoszenie od właściciela widać od razu: tytuł zakładki Zgłoszenia robi się pogrubiony i pojawia się liczba nowych spraw. Uczniowie:

1. Klikają etykietę Nowe i wybierają zgłoszenie z lokalu A. (W bazie testowej zgłoszenie „od właściciela” nauczyciel dodaje wcześniej sam albo uczniowie wpisują je jako administrator, jak w kroku trzecim.)
2. Czytają treść, klikają Edycja, w polu Treść wpisują odpowiedź (np. „Dziękujemy, elektryk będzie jutro do 12:00”) i klikają Opublikuj.
3. Znów Edycja: w polu Etykiety odznaczają Nowe i zaznaczają Naprawy, w polu Przypisanie wskazują osobę odpowiedzialną, a w polu Dotyczy właścicielkę lokalu A. Klikają Ustaw.

W Podgląd widać, że zgłoszenie przeszło do nowych etykiet.

Powiększ

Krok trzeci: wpisz zgłoszenie z telefonu#

Właścicielka lokalu B zadzwoniła, więc zgłoszenie musi wprowadzić administrator. Zgłoszenia → NOWE ZGŁOSZENIE → Tytuł (np. „Przeciek dachu nad lokalem B”), Zasób → wspólnota z zadania, Treść z opisem rozmowy → Opublikuj. Potem, tak jak wcześniej, zmieniają etykiety (Naprawy i Pilne), przypisują osobę odpowiedzialną i właściciela, którego sprawa dotyczy.

Krok czwarty: zamknij sprawy#

Po naprawie uczniowie wracają do zgłoszenia, klikają Edycja i publikują odpowiedź z informacją, co zostało zrobione. Potem jeszcze raz Edycja, odznaczają wszystkie etykiety i klikają Ustaw. Zgłoszenie bez etykiet trafia do Archiwum. Uczniowie sprawdzają, czy tam jest.

Krok piąty: ogłoszenie na forum i materiały#

Forum. Zakładka Forum → NOWY WĄTEK → Forum (budynek), Tytuł (np. „Przegląd instalacji gazowej 15.10.2022”), Treść → Publikuj. Wątek jest od razu widoczny dla wszystkich właścicieli budynku. Właściciele mogą odpowiadać w swojej kartotece w zakładce Komunikacja, a administrator odpowiada, klikając post w dolnej części okna.

Materiały informacyjne. Po przeglądzie zarządca publikuje protokół. Zakładka Administracja → menu Funkcje → Materiały zasobu → Nowy materiał. W polu Opis dokumentacja radzi zaczynać nazwę od daty, np. „RRRR-11 – Protokół przeglądu instalacji gazowej”. Dalej Lokalizacja na drzewie katalogów, Plik (PDF lub DOC, do 25 MB) i Utwórz. Właściciel zobaczy dokument w zakładce Materiały i Uchwały. Dokument dla wszystkich budynków dodaje się w zakładce Zasoby → Funkcje → Materiały globalne.

Krok szósty: ankieta#

Administracja → menu Funkcje → Ankiety → Utwórz:

• Tytuł → „Co przed budynkiem?”,
• Opis → treść pytania,
• Sposób wprowadzania algorytmu i Algorytm → dana, która zostanie przeliczona na udział procentowy, np. udział w nieruchomości wspólnej,
• Status → Nieaktywna (niewidoczna), Aktywna (można głosować) albo Zakończona,
• Odpowiedzi → „Ławki”, a przyciskiem Dodaj odpowiedź kolejne pole na „Stojak na rowery”,
• Utwórz.

Po zmianie statusu na Zakończona właściciele widzą wyniki w swoim podglądzie.

Dla ambitnych: zebranie online i dane kontaktowe#

• Zebranie. Zakładka Zasoby → menu Elementy → Zebrania → Utwórz: wspólnota, nazwa, opis, data i godzina, link do spotkania online i link do materiałów. Informacja pojawi się właścicielom na tomojdom.pl, a po terminie zebranie przejdzie do grupy „Ubiegłe”.
• Dane kontaktowe administracji. Zakładka Administracja → menu Funkcje → Dane kontaktowe: nazwa i adres zarządcy, strona WWW, telefony i e-maile dla właścicieli. Telefony wpisuje się ciągiem cyfr, każdy w nowej linii, można po spacji dodać imię i nazwisko osoby kontaktowej.

Oczami właściciela#

Instrukcje dla właścicieli na doc.tomojdom.pl pokazują drugą stronę tego modułu:

• Zgłoszenia. Właściciel wypełnia Tytuł i Opis w sekcji Nowe zgłoszenie i klika Utwórz zgłoszenie. W sekcji Aktualne zgłoszenia widzi odpowiedź administracji i może odpisać. Po zrealizowaniu zgłoszenie może zniknąć (Zgłoszenia).
• Forum. Przed pierwszym wpisem właściciel musi ustawić nick, który widzą inni (Forum).
• Materiały. Dokumenty dodane przez zarządcę pobiera w zakładce Materiały (Materiały informacyjne).

Uczniowie przez Widok podglądu użytkownika sprawdzają, jak wygląda odpowiedź na zgłoszenie z kroku drugiego. Pytanie do klasy: czy nasza odpowiedź jest zrozumiała dla kogoś, kto nie zna programu i nie wie, co to „etykieta”?

Trudne miejsca i najczęstsze problemy#

Plan lekcji#

Moduł 7 serii ćwiczeń na Weles3: 2 lekcje po 45 minut, trzecia dla chętnych. Wymaga modułu 0.

Lekcja 1: rozmowa z właścicielem (odgrywanie ról, bez komputera)#

• Cele: uczeń przyjmuje zgłoszenie usterki w rozmowie, zadaje pytania doprecyzowujące i udziela konkretnej odpowiedzi (co, kto, kiedy); zachowuje spokój w rozmowie z niezadowolonym klientem.
• Kryteria sukcesu: notatka ze zgłoszenia zawiera: kto zgłasza, jaki lokal, co się stało, od kiedy, jak pilne; odpowiedź zawiera konkretny termin i osobę.
• Metody i formy: odgrywanie ról w parach (właściciel – administrator), obserwacja i informacja zwrotna od trzeciej osoby.
• Środki: karty ról (zadanie A), karta obserwatora.
• Przebieg: wstęp (10 min): co wkurza klientów najbardziej i jak wygląda dobra odpowiedź · część główna (25 min): trzy rundy scenek z zamianą ról · podsumowanie (10 min): obserwatorzy mówią, co zadziałało, a co nie.
• Sprawdzenie: notatka ze zgłoszenia, którą uczniowie wpiszą do systemu na następnej lekcji.

Lekcja 2: zgłoszenia, forum i materiały w systemie#

• Cele: uczeń prowadzi zgłoszenie od etykiety „Nowe” do archiwum, publikuje ogłoszenie na forum i dodaje dokument do materiałów dla właścicieli.
• Kryteria sukcesu: oba zgłoszenia mają odpowiedź, etykiety i osobę odpowiedzialną, a na końcu są w archiwum; ogłoszenie i protokół są widoczne dla właścicieli.
• Metody i formy: ćwiczenie w systemie, praca indywidualna.
• Środki: komputery z bazą testową, notatki z lekcji 1, przykładowy PDF „protokołu przeglądu”.
• Przebieg: wstęp (5 min): przypomnienie etykiet i drogi zgłoszenia · część główna (30 min): kroki pierwszy–piąty · podsumowanie (10 min): porównanie treści odpowiedzi – która najlepiej informuje właściciela?
• Sprawdzenie: zgłoszenia w archiwum i ogłoszenie na forum.

Lekcja 3 (dla chętnych): ankieta i zebranie online#

Krok szósty (ankieta ważona udziałami) i zebranie online z sekcji dla ambitnych. Na koniec klasa zastanawia się, czy wynik ankiety ważonej udziałami różniłby się od wyniku „jedna osoba – jeden głos”.

Do omówienia z klasą#

• Kanały kontaktu. Telefon, e-mail, zgłoszenie przez internet, forum. Który do czego się nadaje i dlaczego warto, żeby każda sprawa miała ślad w systemie?
• Co wolno napisać na forum? Forum widzą wszyscy właściciele budynku. Czy można tam wymienić z nazwiska sąsiada, który zalega z opłatami albo narobił szkody? Jak ogłosić problem, nie wskazując osoby?
• Pilne a ważne. Przeciek dachu i niedziałająca żarówka – jak ustalić kolejność i kiedy trzeba zareagować od razu?
• Profesjonalny ton. Jak odpowiedzieć na nieuprzejmą wiadomość, żeby nie eskalować konfliktu?

Zadania bez komputera#

• Zadanie A: karty ról. Trzy scenki: spokojny właściciel ze zgłoszeniem usterki, zdenerwowany właściciel, któremu od tygodnia nikt nie oddzwonił, właściciel zgłaszający problem z sąsiadem. Uczeń-administrator ma przyjąć zgłoszenie i zaproponować działanie.
• Zadanie B: ogłoszenie. Napisz ogłoszenie o przeglądzie instalacji gazowej: data, godziny, co musi zrobić mieszkaniec, co się stanie, jeśli nie będzie go w domu, kontakt.
• Zadanie C: popraw odpowiedź. Nauczyciel daje odpowiedź „Przyjęliśmy zgłoszenie.” Uczniowie przepisują ją tak, żeby właściciel wiedział, co i kiedy się wydarzy.

Wsparcie i rozszerzenia#

• Dla potrzebujących wsparcia: szablon odpowiedzi „dziękujemy – co zrobimy – kto – kiedy – kontakt”.
• Dla szybszych: ustawienie danych kontaktowych administracji i zebrania online; porównanie ankiety z uchwałą (moduł 8).

Plan awaryjny#

Bez systemu: lekcja 1 działa w całości; zamiast lekcji 2 zadania B i C oraz projekt etykiet zgłoszeń dla prawdziwej firmy zarządzającej (jakie etykiety, kto za co odpowiada).

Materiały do tego modułu#

• Karta pracy – moduł 7 (PDF) – zadania dla ucznia do druku.
• Klucz odpowiedzi do kart pracy (PDF) – dla nauczyciela.
• Plan nauczania – wszystkie moduły w zalecanej kolejności.
• Przykładowe wydruki z bazy szkoleniowej TGN: Pisma do właścicieli z sformatowanym tekstem: zestawy „Zawiadomienie o wysokości opłat” i „Wezwanie do zapłaty dla dłużników” w gotowych zestawach.

Dlaczego to ważne ćwiczenie#

Właściciel ocenia zarządcę po tym, jak szybko i jasno ten odpowiada. Uczeń, który przećwiczy obsługę zgłoszeń z etykietami, osobą odpowiedzialną i archiwum, zobaczy, że porządek w komunikacji jest tak samo ważny jak porządek w księgach. To dobre ćwiczenie na początek pracy z systemem albo na przerwę między tematami księgowymi. Pasuje też do ćwiczenia z uchwał i głosowania.

System Weles3 jest dostępny dla szkół w ramach programu Weles3 dla Szkół. Jeśli chcesz, żeby Twoi uczniowie ćwiczyli obsługę właścicieli na prawdziwym systemie, napisz do nas przez formularz kontaktowy.