Dokumenty dla właścicieli, czyli wydruki od A do Z – ćwiczenie na systemie Weles3

Właściciel nie widzi, ile pracy zarządca włożył w księgowania. Widzi dokument, który dostał: zawiadomienie o opłatach, rozliczenie wody, pismo w sprawie zebrania. Jeśli dokument jest nieczytelny, pusty albo trafił do osoby, która sprzedała mieszkanie pół roku temu, cała reszta pracy idzie na marne. Ten moduł uczy, jak w Weles3 zbudować dokument, który trafi do właściwych osób i będzie wyglądał profesjonalnie. Uczeń kierunku technik gospodarki nieruchomościami robi tu to, co w biurze zarządcy robi się co miesiąc. Poniżej gotowe ćwiczenie na system Weles3.

Jak zbudowane jest okno Wydruki?#

Zakładka Administracja → menu Funkcje → Wydruki. Dokument w Weles3 składa się z elementów (tabelka z opłatami, tekst, kartoteka, obraz, rozrachunki), które dodaje się po kolei, a potem ogląda przyciskiem Podgląd wydruku. Okno ma zakładki, a każda służy do czegoś innego:

Opis każdego elementu, pola i filtra tego okna – razem z przykładowymi wydrukami z naszej bazy szkoleniowej – jest na stronie Wydruki w Weles3 – przewodnik.

Pierwsze zadanie dla uczniów: bez klikania dopasować pięć dokumentów (zawiadomienie o opłatach, lista obecności na zebraniu, faktura dla najemcy lokalu użytkowego, zestawienie zaległości, wydruk dekretów z miesiąca) do właściwej zakładki.

Nasza przykładowa sytuacja#

W naszej bazie szkoleniowej wszystkie wydruki mają wspólny wygląd biura zarządcy (w bazie szkoły wygląd ustawia jej administrator): nagłówek „Nagłówek Biuro Przykład” (2244 × 300 pikseli, włączony dla wszystkich wspólnot), podpis i pieczątkę „Podpis i pieczątka Biuro Przykład” (1200 × 420 pikseli, DPI 450) oraz styl „Domyślny” z czcionką bezszeryfową. Przykłady każdego elementu są w przewodniku po wydrukach.

Krok pierwszy: zbuduj dokument z elementów#

Zakładka Osoby, na liście właścicieli WSZYSCY. Uczniowie dodają elementy:

1. Tekst – tytuł „Zawiadomienie o zmianie opłat” i dwa, trzy zdania wyjaśnienia (podwójny Enter tworzy nowy akapit).
2. Naliczenia – tabelka z opłatami za miesiąc ze zmianą. Warto porównać ustawienia Format rozliczenia (pełny, pośredni, skrócony) i Pokazywanie sposobu (z ilością i stawką czy tylko kwota).
3. Wykaz do zapłaty – podsumowanie z numerem rachunku do wpłat.
4. Tekst z podpisem „Zarządca” na końcu.

Potem Podgląd wydruku dla jednego właściciela. Uczniowie oceniają: czy właściciel zrozumie, ile ma płacić, od kiedy i na jakie konto?

Dla porównania warto otworzyć prawdziwe zawiadomienie o opłatach z Weles3 z materiałów do pobrania.

Krok drugi: filtry – kto ma dostać dokument?#

W oknie wydruków są filtry, które decydują, dla kogo powstanie dokument. Dokumentacja Filtry wydruków opisuje m.in.:

• Aktualny właściciel – Na dzień i Posiada lokal: pomija byłych właścicieli (albo odwrotnie, drukuje tylko dla nich, np. pismo o rozliczeniu, które ich też dotyczy).
• Zmiany naliczeń – porównanie z wybranym miesiącem i opcja Zmiana naliczeń: dokument tylko dla osób, którym zmieniły się zaliczki.
• Dane kontaktowe – E-mail i Posiada albo Nie posiada: osobno dokumenty do wysyłki mailem, osobno do druku.
• Dane – np. tylko lokale powyżej określonej powierzchni albo z określonej klatki.

Uczniowie ustawiają filtry z zadania i sprawdzają w podglądzie, ile dokumentów powstało. Potem odwracają filtr kontaktowy (Nie posiada) i porównują, czy suma obu grup zgadza się z liczbą właścicieli, którym zmieniły się opłaty.

Powiększ

Krok trzeci: wydruk główny i zależny#

Przy każdym elemencie jest niebieskie kółko. (i) oznacza wydruk główny, (?) – zależny. Wydruk zależny drukuje się tylko wtedy, gdy któryś wydruk główny ma coś do pokazania. Uczniowie ustawiają Naliczenia jako główny, a oba teksty i wykaz jako zależne, a potem sprawdzają w podglądzie, czy zniknęły strony z samym tekstem. Ten sam mechanizm poznali przy wezwaniu do zapłaty w module 12.

Krok czwarty: schemat i gotowe treści#

Żeby co miesiąc nie składać dokumentu od nowa:

• Schemat wydruku. W polu Struktura budynek, w polu Schemat → NOWY, po skomponowaniu wydruku ID schematu, Nazwa schematu i Zapisz schemat. Następnym razem dokument przywołuje się dwoma kliknięciami. Schematy tworzy się osobno dla każdej zakładki okna Wydruki.
• Treść na wydruku. Gotowe teksty, które podpowiadają się w elemencie Tekst. W zakładce Administracja → menu Funkcje → Treść na wydruku treść dotyczy jednej nieruchomości, a w zakładce Zasoby – wszystkich.

W bazie wspólnej dla klasy schemat zapisuje jedna osoba z grupy, z nazwą grupy w tytule, żeby nie pomylić schematów.

Powiększ

Krok piąty: nagłówek, podpis i trochę matematyki#

Do wydruków można dodać nagłówek graficzny i skan podpisu lub pieczątki (element Obraz). Obrazy dodaje się w oknie Wydruki: menu Funkcje → Obrazy dla wydruków, a nagłówek włącza polem Użyj nagłówka. W bazie szkoleniowej dodawanie obrazów pokazuje nauczyciel.

Najciekawsza część to rachunek z dokumentacji Grafiki na wydrukach:

• szerokość na wydruku [cm] = 2,54 × szerokość obrazka [piksele] / DPI,
• DPI = 2,54 × szerokość obrazka [piksele] / szerokość na wydruku [cm].

Dokumentacja zaleca nagłówek 2244 × 300 pikseli przy 300 DPI. Uczniowie sprawdzają: 2,54 × 2244 / 300 ≈ 19 cm szerokości. Potem sprawdzają podpis z naszej bazy szkoleniowej: 1200 pikseli przy DPI 450 daje 2,54 × 1200 / 450 ≈ 6,8 cm. Jakie DPI trzeba by ustawić, żeby ten sam podpis miał 4 cm? (2,54 × 1200 / 4 ≈ 762.)

Krok szósty: wysyłka e-mail bez rozsyłania#

Tu obowiązuje żelazna zasada: na zajęciach nie używamy opcji Roześlij. Przygotowujemy wszystko jak w biurze, ale kończymy przed wysłaniem.

1. W oknie Wydruki, z gotowym dokumentem i filtrem E-mail → Posiada: menu Funkcje → Przekaż do wysyłki (dane na dzień wydruku). Dokumentacja zaleca tę opcję, bo PDF-y powstają od razu i nie zmienią się do wysyłki.
2. Zakładka Administracja → menu Funkcje → Wysyłka e-mail, po lewej -- NOWY --, Edycja.
3. Uczniowie wpisują Nazwę wysyłki (tytuł e-maila) i Treść e-maila, sprawdzają przyciskiem Podgląd wydruku e-mail, jakie załączniki dostaną właściciele.
4. W polu Opcje wybierają Zakończ bez wysyłania albo Usuń.

Dobre pytania do klasy: dlaczego dokumentacja zaleca wysłać najpierw e-mail testowy na własny adres? Co się stanie, jeśli ktoś zmieni naliczenia między przygotowaniem a wysyłką przy opcji „dane na dzień wysyłki”?

Dla ambitnych: raport dowolny i style#

• Raport dowolny. W oknie Wydruki: menu Funkcje → Raporty dowolne. Użytkownik sam określa kolumny, wiersze i konta, z których program pobiera wartości (np. saldo, obroty). Uczniowie projektują na kartce prosty raport „Fundusz remontowy w skrócie”: jakie wiersze, jakie konta, jakie wartości. Dokumentacja radzi numerować wiersze co 10 albo co 100, żeby później wstawić coś pomiędzy.
• Style wydruków. Zakładka Zasoby → menu Funkcje → Style wydruków (czcionki, marginesy, tła tabel). Style są wspólne dla wszystkich nieruchomości, więc w bazie szkoły tylko je oglądamy.

Trudne miejsca i najczęstsze problemy#

Wszystko poniżej sprawdziliśmy, drukując ponad 150 przykładów z naszej bazy szkoleniowej.

Plan lekcji#

Moduł 17 serii ćwiczeń na Weles3: 3 lekcje po 45 minut, czwarta dla chętnych. Wymaga modułu 2; najlepiej po modułach 3, 10 i 12.

Lekcja 1: dobry dokument dla właściciela#

• Cele: uczeń rozróżnia zakładki okna Wydruki, buduje zawiadomienie z elementów i ocenia jego czytelność z perspektywy właściciela.
• Kryteria sukcesu: uczeń poprawnie przypisuje pięć dokumentów do zakładek; podgląd zawiadomienia zawiera tekst, tabelkę opłat, wykaz do zapłaty i podpis.
• Metody i formy: analiza prawdziwego wydruku z Weles3, ćwiczenie w systemie, praca indywidualna.
• Środki: komputery z bazą testową, wydruk „Zawiadomienie o opłatach” z materiałów do pobrania, karta pracy do modułu 17.
• Przebieg: wstęp (10 min): co musi być na zawiadomieniu – analiza prawdziwego wydruku · część główna (25 min): tabela zakładek, krok pierwszy · podsumowanie (10 min): wymiana podglądów w parach i uwagi „jak właściciel”.
• Sprawdzenie: PDF z podglądu zawiadomienia.

Lekcja 2: filtry, wydruk główny i zależny, schemat#

• Cele: uczeń ustawia filtry tak, by dokument trafił tylko do właściwych osób, stosuje wydruk główny i zależny oraz zapisuje schemat.
• Kryteria sukcesu: liczba dokumentów w obu grupach (z e-mailem i bez) sumuje się do liczby właścicieli ze zmianą opłat; w podglądzie nie ma stron z samym tekstem; schemat jest zapisany z nazwą grupy.
• Metody i formy: ćwiczenie w systemie w parach, samokontrola.
• Środki: komputery z bazą testową.
• Przebieg: wstęp (10 min): „komu wysłać?” – kto nie powinien dostać zawiadomienia i dlaczego · część główna (25 min): kroki drugi–czwarty · podsumowanie (10 min): najczęstsze pomyłki (byli właściciele, puste strony).
• Sprawdzenie: zapis liczby dokumentów w obu grupach i zapisany schemat.

Lekcja 3: grafika, DPI i przygotowanie wysyłki#

• Cele: uczeń oblicza DPI i rozmiar obrazka na wydruku, przygotowuje wysyłkę e-mail i kończy ją bez rozsyłania.
• Kryteria sukcesu: poprawne obliczenia w zadaniu B; wysyłka ma tytuł, treść i sprawdzone załączniki oraz status zakończonej bez wysyłania.
• Metody i formy: zadania rachunkowe, ćwiczenie w systemie.
• Środki: kalkulatory, komputery z bazą testową.
• Przebieg: wstęp (10 min): krok piąty – wzory i przykład nagłówka · część główna (25 min): zadanie B, potem krok szósty · podsumowanie (10 min): e-mail czy papier – co wybrać dla kogo?
• Sprawdzenie: zadanie B i obserwacja statusu wysyłki.

Lekcja 4 (dla chętnych): raport dowolny#

Projekt raportu dowolnego na kartce, potem przegląd okna raportów dowolnych w systemie (bez zapisywania).

Do omówienia z klasą#

• Dane osobowe na wydrukach. Co może się znaleźć w dokumencie wysłanym do jednego właściciela, a czego nie (np. zaległości sąsiadów)?
• E-mail a papier. Kiedy właściciel powinien dostać dokument na papierze? Kto decyduje o formie korespondencji?
• Język dokumentu. Jak napisać tekst zawiadomienia, żeby zrozumiał go każdy właściciel, także osoba starsza?
• Jednolity wygląd. Dlaczego biuro zarządcy używa schematów i jednego stylu dokumentów?

Zadania bez komputera#

• Zadanie A: która zakładka? Pięć dokumentów do przypisania do zakładek Dokumenty, Osoby, Zasób, Dekrety.
• Zadanie B: DPI. (1) Jaką szerokość na wydruku ma nagłówek 2244 px przy 300 DPI? (2) Jakie DPI ustawić dla podpisu 600 px, który ma mieć 4 cm? (3) Obrazek 1200 px przy 150 DPI – czy zmieści się między marginesami strony A4 (przyjmijmy 18 cm)?
• Zadanie C: tekst zawiadomienia. Uczniowie piszą trzy zdania wyjaśnienia zmiany opłat (bez przepisów, bez żargonu) i poprawiają je w parach.

Wsparcie i rozszerzenia#

• Dla potrzebujących wsparcia: lista elementów zawiadomienia z oznaczeniem (i) i (?); gotowa tabela filtrów do ustawienia.
• Dla szybszych: zawiadomienie w zakładce Dokumenty z numerem dokumentu; pole wspólne Lista korespondencji → Potwierdzenie odbioru (miejsce na podpis odbiorcy przy doręczaniu osobiście); porównanie formatów pełnego, pośredniego i skróconego na jednym lokalu.

Plan awaryjny#

Bez systemu: zadania A–C działają w całości; zamiast kroków w systemie uczniowie analizują prawdziwe wydruki z Weles3 z materiałów do pobrania (zawiadomienie, korekta, rozliczenie liczników) i projektują na kartce układ zawiadomienia z oznaczeniem elementów głównych i zależnych.

Materiały do tego modułu#

• Karta pracy – moduł 17 (PDF) – zadania dla ucznia do druku.
• Wydruk z Weles3: zawiadomienie o opłatach (PDF) – wzór do porównania.
• Wydruk z Weles3: korekta opłat (PDF) – do planu awaryjnego.
• Klucz odpowiedzi do kart pracy (PDF) – dla nauczyciela.
• Plan nauczania – wszystkie moduły w zalecanej kolejności.
• Przykładowe wydruki z bazy szkoleniowej TGN: Gotowe zestawy wydruków – 21 przepisów z tekstem sformatowanym w edytorze, każdy z PDF i podglądem z naszej bazy szkoleniowej.

Dlaczego to ważne ćwiczenie#

Wydruk to moment, w którym praca zarządcy spotyka się z właścicielem. Dobrze zbudowany dokument oszczędza dziesiątki telefonów, a źle ustawiony filtr potrafi wysłać zawiadomienie do osoby, która od dawna nie jest właścicielem. Prawdziwe wydruki z Weles3 i kartę pracy do tego modułu znajdziesz w materiałach do pobrania. Wcześniej warto przerobić naliczanie i księgowanie zaliczek.

System Weles3 jest dostępny dla szkół w ramach programu Weles3 dla Szkół. Jeśli chcesz wdrożyć go w swojej szkole, napisz do nas przez formularz kontaktowy.