Słownik pojęć

Uchwała właścicieli lokali podejmowana na zebraniu rocznym, stanowiąca ocenę pracy zarządu i akceptację jego działań w minionym roku.

Podmiot lub osoba wspierająca zarząd w bieżących sprawach (sprzątanie, konserwacja, obsługa mieszkańców), działająca na podstawie umowy cywilnoprawnej.

Dokument urzędowy niezbędny do przeniesienia własności nieruchomości, ustanowienia odrębnej własności lokalu lub zmiany sposobu zarządu.

Przepis, według którego system nalicza jedną opłatę: łączy ilość (daną lokalu, np. powierzchnię) ze stawką, a przy mediach także ze stawką licznikową. Każdy składnik opłat – eksploatacja, fundusz remontowy, woda – ma swój algorytm, zwykle dodany na cały budynek.

W Weles3: zakładka Administracja → menu Zasoby → Edytuj algorytmy; zmiany w czasie – przycisk Algorytmy → menu Widok → Struktura algorytmów.

Narzędzie, które przed rozliczeniem wyłapuje błędy w odczytach i zużyciach: liczniki zamknięte i nowe, zużycie bez właściciela lokalu i inne. Pozycje z „BŁĄD” w nazwie blokują zaksięgowanie rozliczenia. Działa, gdy jest ustawiony termin rozliczenia liczników i zaksięgowane są wszystkie zaliczki okresu.

W Weles3: zakładka Administracja → menu Funkcje → Analiza liczników.

Nagłe uszkodzenie instalacji lub elementu budynku uniemożliwiające korzystanie z niego, wymagające natychmiastowej interwencji (np. pęknięta rura).

Element sporny – konstrukcja i elewacja balkonu to zazwyczaj część wspólna, natomiast posadzka i przestrzeń wewnętrzna służą wyłącznie właścicielowi lokalu.

Kopia danych, na której można bezpiecznie sprawdzić rozwiązanie, zanim wykona się je naprawdę. Kopię robi się na żądanie i nie aktualizuje się sama; jest wspólna dla wszystkich użytkowników, a przed jej nadpisaniem wszyscy muszą się z niej wylogować.

W Weles3: menu Pomoc → Kopia testowa bazy; przełączenie – menu Pomoc → Przełącz tryb testowy.

Salda kont księgowych nieruchomości na dzień rozpoczęcia pracy w systemie (zwykle dzień przejęcia albo koniec roku). Wprowadza się go ręcznie tylko raz, przy zakładaniu zasobu – w kolejnych latach system tworzy go przy zamknięciu roku. Osobny BO-ODS zawiera tylko zaległe odsetki.

W Weles3: zakładka Dekrety – dokument BO; wcześniej trzeba mieć plan kont, konta właścicieli, kontrahentów i jeden zaksięgowany miesiąc zaliczek.

Grunt oraz te części budynku i urządzenia (np. dachy, klatki schodowe, windy, piony instalacyjne), które nie służą wyłącznie do użytku właścicieli lokali.

Wartość opisująca lokal, od której zależą opłaty: powierzchnia użytkowa lub grzewcza, liczba osób, udział, norma zużycia. Każda dana ma datę, od której obowiązuje, i historię zmian. Zmiana danej z datą wsteczną może spowodować naliczenie korekty.

W Weles3: zakładka Administracja → menu Zasoby → Edytuj dane.

Zapis księgowy w zakładce Dekrety: dokument z datą księgowania, typem (np. NAL – naliczenia, WB – wyciąg bankowy, faktura kosztowa, KW, ODS) i pozycjami na kontach Wn i Ma. Dekrety można edytować także w zamkniętych miesiącach – nie można wtedy tylko zmieniać pozycji na kontach 201.

W Weles3: zakładka Dekrety → menu Dokumenty → Edytuj dokument.

Środki wspólnoty gromadzone z miesięcznych wpłat właścicieli na remonty i modernizację części wspólnej. Wysokość wpłat ustala uchwała. Fundusz zwykle trzyma się na osobnym rachunku bankowym, żeby łatwo było go rozliczyć.

Specjalny tryb głosowania możliwy do wprowadzenia na żądanie właścicieli posiadających łącznie 20% udziałów (w dużych wspólnotach).

Tryb podejmowania uchwał, w którym zarząd zbiera podpisy pod projektem uchwały bezpośrednio od właścicieli (np. chodząc od lokalu do lokalu).

Podstawowa zasada we wspólnocie, gdzie siła głosu właściciela zależy od wielkości jego udziału w nieruchomości wspólnej, a nie od liczby posiadanych lokali.

Hurtowe wprowadzenie odczytów z arkusza. Tabela ma kolumny MIE (numer lokalu jak w systemie), TYP (typ licznika), NR (numer licznika), DATA (RRRR-MM-DD) i WAR (odczyt). Przed importem musi być ustawiony termin rozliczenia liczników. Gotowy arkusz daje wydruk „Lista odczytywania liczników” w trybie „Lista importu”.

W Weles3: zakładka Administracja → menu Funkcje → Import danych → pole Dane.

Wczytanie operacji z rachunku bankowego wspólnoty bez ręcznego przepisywania. Wpłaty system rozpoznaje po numerze rachunku wpłacającego, zapłaty – po rachunku odbiorcy; odsetki bankowe i prowizje księguje na wskazane konta. Nie wymaga dodatkowej umowy z bankiem – w przeciwieństwie do płatności masowych.

W Weles3: zakładka Zasoby → menu Funkcje → Importuj wyciąg elektroniczny.

Systematyczne działania techniczne mające na celu utrzymanie sprawności urządzeń i zapobieganie awariom (np. regulacja drzwi, wymiana żarówek).

Konto księgowe z grupy 201 Właściciele, na którym zapisuje się opłaty i wpłaty jednej osoby. Ma postać 201-X-KKKKKKK-P: X to typ właściciela, KKKKKKK – numer kartoteki, P – podkonto, np. osobno media i eksploatacja, osobno fundusz remontowy. Podział grup należności na podkonta ustawia się raz, przed pierwszym księgowaniem.

W Weles3: zakładka Administracja → menu Elementy → Konta należności.

Dostawca mediów, usług lub towarów dla wspólnoty. Każdy kontrahent ma w Weles3 konto z grupy 202 o numerze nadawanym automatycznie (np. 202-000000010). Kontrahenci są wspólni dla wszystkich zasobów w bazie; po podaniu NIP system może pobrać nazwę i adres z REGON.

W Weles3: zakładka Zasoby → menu Zasoby → Edytuj kontrahentów.

Poprawka opłat za miesiące już zaksięgowane. Zaczyna się od zmiany danej, stawki, odczytu, prognozy lub algorytmu z datą wsteczną; potem korektę się przelicza, sprawdza, księguje i drukuje właścicielowi.

W Weles3: zmiana z datą wsteczną, a potem zakładka Administracja → przycisk Naliczenia → „K. bieżąca” → menu Obciążenia → Nalicz korekty; księgowanie – Księguj należności → Korekty.

Wydatki związane z utrzymaniem nieruchomości, m.in. remonty, konserwacja, opłaty za media w częściach wspólnych, ubezpieczenie, wynagrodzenie zarządcy.

Obsługa faktur przez KSeF w systemie: wysyłka faktur VAT wystawianych właścicielom i odbiór faktur kosztowych. Przed pierwszym księgowaniem trzeba uzupełnić dane podatkowe zasobu (dane sprzedawcy) i NIP nieruchomości. W opcjach zasobu można wyłączyć wysyłkę albo odbiór.

W Weles3: zakładka Zasoby → menu Funkcje → Podatki → Dane podatkowe; opcje – menu Zasoby → Edytuj zasoby.

Dokument, w którym zapisuje się przeglądy i kontrole stanu technicznego, remonty i przebudowy budynku. Nowe obiekty mają książkę elektroniczną (c-KOB). Papierowe książki założone przed 2024 r. można prowadzić do 31 grudnia 2031 r., a od 1 stycznia 2032 r. wyłącznie w c-KOB (nowelizacja Prawa budowlanego z 4 grudnia 2025 r.).

Publiczny rejestr prowadzony przez sądy, przedstawiający stan prawny nieruchomości (kto jest właścicielem, jakie są obciążenia i hipoteki).

Zapisanie naliczeń na kontach rozrachunkowych właścicieli – dopiero wtedy opłaty widać w kartotekach i na wydrukach. Zaliczki księguje się pojedynczo, od najstarszego miesiąca, z datą 1. dnia miesiąca i bazowym terminem płatności. Tą samą funkcją księguje się rozliczenia liczników (Korekty RL) i korekty.

W Weles3: zakładka Administracja → menu Funkcje → Księguj należności; wynik – w zakładce Dekrety.

Przeksięgowanie na koniec roku sald kont przychodów (7xx) i kosztów (4xx) na konto wynikowe, np. wynik finansowy albo fundusz remontowy. Wymaga zaksięgowania zaliczek za cały rok i zamknięcia wszystkich miesięcy. To jedna z ostatnich czynności przed zamknięciem roku.

W Weles3: zakładka Dekrety → menu Dokumenty → Księgowania wynikowe.

Lokal o przeznaczeniu innym niż mieszkalne (np. sklep, biuro, garaż), którego właściciel również jest członkiem wspólnoty.

Samodzielny lokal (mieszkalny lub użytkowy) stanowiący odrębną nieruchomość, posiadający własną księgę wieczystą.

Wyliczenie i zaksięgowanie odsetek od zaległości właścicieli za wybrany okres. Odsetki liczy się od terminów płatności, więc trzeba je wcześniej sprawdzić, a miesiące okresu muszą być zamknięte. Wynikiem jest fioletowy dokument ODS w Dekretach; właścicielowi drukuje się notę odsetkową (element Odsetki).

W Weles3: zakładka Dekrety → menu Dokumenty → Nalicz odsetki.

Wyliczenie miesięcznych opłat wszystkich lokali według algorytmów, danych, stawek i prognoz. Naliczenia nie przeliczają się same – po każdej zmianie danej, stawki czy prognozy trzeba je przeliczyć. Przed zaksięgowaniem widzi je tylko administrator; miesiące zaksięgowane są na liście zielone.

W Weles3: zakładka Administracja → przycisk Naliczenia → menu Obciążenia → Nalicz zaliczki.

Teren, na którym posadowiony jest budynek wspólnoty. Właściciele lokali mają w nim udział proporcjonalny do wielkości swoich mieszkań.

Numery identyfikacyjne, które wspólnota musi posiadać jako tzw. ułomna osoba prawna, niezbędne do zawierania umów i rozliczeń podatkowych.

Roczny budżet wspólnoty uchwalany przez właścicieli, określający planowane przychody oraz limity wydatków na utrzymanie nieruchomości i media.

Lista kont księgowych: syntetycznych (np. 100 Kasa, 131 Rachunki bankowe, 201 Właściciele, 202 Kontrahenci, 400 koszty, 700 przychody) i analitycznych pod nimi. W Weles3 plan kont jest wspólny dla wszystkich zasobów w bazie. Wydruk „Plan kont” pokazuje konta z księgowaniami w nieruchomości (Wspólnoty) albo wszystkie (Pełny).

W Weles3: zakładka Zasoby → element Weles 3 FK → zakładka Konta FK; wydruk – Funkcje → Wydruki → Zasoby → Plan kont.

Usługa banku, w której każdy lokal ma własny numer rachunku do wpłat, powiązany w Weles3 z kontem księgowym właściciela. Przy imporcie system rozpoznaje wpłacającego po tym numerze. Wymaga umowy wspólnoty z bankiem; numery generuje dział wsparcia Weles. Listę numerów daje wydruk „Lista kont indywidualnych”.

W Weles3: import – zakładka Zasoby → menu Funkcje → Importuj wyciąg elektroniczny.

Urządzenie montowane na grzejnikach, które nie jest licznikiem, lecz służy do podziału kosztów ciepła dostarczonego do budynku na poszczególne lokale.

Pomieszczenie (najczęściej piwnica, strych lub komórka), które w akcie notarialnym jest przypisane do konkretnego lokalu i dzieli jego losy prawne.

Serwis, w którym właściciel lokalu widzi swoją kartotekę: opłaty, wpłaty, saldo i uchwały, i może głosować przez internet. Dostęp nadaje administrator – system tworzy login, a właściciel przy pierwszym logowaniu zmienia hasło tymczasowe. Pismo z danymi logowania daje element wydruku „Dane logowania”.

W Weles3: zakładka Administracja → menu Funkcje → Użytkownicy.

Przychody czerpane z nieruchomości wspólnej, np. z wynajmu elewacji pod reklamy, dzierżawy dachu pod anteny lub wynajmu pomieszczeń wspólnych.

Przewidywane miesięczne zużycie z licznika, od którego liczy się zaliczka na media (na wydruku oznaczenie LP). Prognozę można wpisać ręcznie albo wyliczyć ze średniej z poprzednich okresów. Prognoza dodana w środku miesiąca liczy się proporcjonalnie.

W Weles3: zakładka Administracja → menu Zasoby → Edytuj prognozy; automatycznie – menu Funkcje → Wylicz prognozy.

Obowiązkowa, szczegółowa kontrola stanu technicznego i przydatności do użytkowania całego obiektu budowlanego, w tym instalacji elektrycznej.

Obowiązkowa kontrola elementów budynku narażonych na wpływy atmosferyczne oraz instalacji gazowych i przewodów kominowych.

Kontrola przewodów kominowych (dymowych, spalinowych i wentylacyjnych) wykonywana co najmniej raz w roku w ramach rocznego przeglądu budynku według Prawa budowlanego. Osobnym obowiązkiem z przepisów przeciwpożarowych jest czyszczenie przewodów – dymowych przy paliwie stałym co 3 miesiące, przy paliwie płynnym i gazowym co 6 miesięcy, wentylacyjnych raz w roku.

Wydruk, którego zawartość określa użytkownik: tytuł, wiersze i specyfikację – z którego konta i jaką wartość (saldo, BO, obroty Wn/Ma) pobrać. Tak buduje się np. bilans albo rachunek zysków i strat w wymaganym układzie.

W Weles3: zakładka Administracja → menu Funkcje → Wydruki, w oknie Wydruki menu Funkcje → Raporty dowolne; wydruk – okno Wydruki, zakładka Zasoby, element Raport dowolny.

Zbiór zasad współżycia mieszkańców uchwalony przez wspólnotę, określający np. ciszę nocną, zasady remontów czy trzymania zwierząt.

Odpowiedzialność dewelopera (sprzedawcy) za wady fizyczne lokalu i budynku, np. pękające ściany czy przecieki. Przy nieruchomościach wynosi 5 lat od wydania lokalu kupującemu (Kodeks cywilny).

Rozdzielenie na lokale kosztu, który nie wynika z liczników, np. wywozu nieczystości. Można rozliczyć pełny koszt albo tylko różnicę między kosztem a wpływami z zaliczek – według algorytmu albo proporcjonalnie do wcześniejszych obciążeń. Rozliczenie można ograniczyć do struktury lub jednego właściciela.

W Weles3: zakładka Administracja → przycisk Naliczenia → „K. bieżąca” → menu Obciążenia → Rozliczenia kosztów.

Porównanie zaliczek na media z rzeczywistym zużyciem z liczników za okres rozliczeniowy. Różnica trafia do właściciela jako niedopłata lub zwrot. Księguje się je jako „Korekty RL”, zwykle z datą ostatniego dnia okresu, np. 30 czerwca lub 31 grudnia.

W Weles3: zakładka Administracja → menu Funkcje → Księguj należności → pole Księgowanie: Korekty RL.

Porównanie kosztów poniesionych przez wspólnotę (faktury dostawców) z zaliczkami wpłaconymi przez właścicieli, skutkujące nadpłatą lub niedopłatą.

Zapisany układ okna Wydruki: kolejność elementów, ich treść i opcje. Pozwala przywołać gotowy dokument, np. zawiadomienie o opłatach, dwoma kliknięciami. Schemat zapisany dla „Weles 3 FK” jest dostępny we wszystkich budynkach; schematy tworzy się osobno dla każdej zakładki okna Wydruki.

W Weles3: menu Funkcje → Wydruki → pole Schemat: NOWY → Zapisz schemat. Opis elementów – przewodnik po wydrukach.

Dokument przedstawiany przez zarząd na zebraniu rocznym, zawierający rozliczenie zaliczek, kosztów i przychodów wspólnoty za miniony rok.

Wspólnota, w której jest więcej niż 3 lokale (wyodrębnione i niewyodrębnione). Zarząd prowadzi się w niej według przepisów ustawy o własności lokali (zebrania, uchwały, zarząd). Przy 3 lokalach lub mniej stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego o współwłasności (tzw. mała wspólnota). Próg obowiązuje od 1 stycznia 2020 r. – wcześniej wynosił 7 lokali.

Cena jednostkowa opłaty, np. zł za m² eksploatacji albo zł za m³ wody, z datą obowiązywania i typem VAT. Stawki dodaje się na cały budynek lub strukturę – dokumentacja przestrzega przed stawkami na pojedynczych lokalach i przed zerowaniem stawek za media.

W Weles3: zakładka Administracja → menu Zasoby → Edytuj stawki.

Element systemu, który grupuje lokale w zasobie, np. MIESZKANIA, GARAŻE, LOKALE UŻYTKOWE, POŻYTKI albo osobne budynki, gdy mają oddzielne węzły wody lub ciepła. Algorytmy i stawki dodane na strukturę obowiązują we wszystkich lokalach pod nią. Dokumentacja zaleca nie tworzyć struktur głębszych niż 2 poziomy.

W Weles3: zakładka Administracja → pole Struktura (drzewko po lewej).

Działka gruntu wokół budynku należąca do wspólnoty (chodniki, zieleń, parking), której utrzymanie (odśnieżanie, koszenie) należy do obowiązków zarządu.

W Weles3 termin płatności opłat nie jest wpisywany wprost. Powstaje z bazowego terminu płatności podanego przy księgowaniu należności i liczby dni ustawionej dla rodzaju dokumentu, np. 1. dzień miesiąca + 9 dni = 10. dzień. Od terminów płatności liczą się zaległości i odsetki.

W Weles3: zakładka Administracja → menu Elementy → Terminy płatności.

Ustawienie okresu, za który rozlicza się liczniki danej grupy (np. wody albo ciepła). Podaje się tylko ostatni miesiąc – okres zaczyna się po poprzednim rozliczeniu, np. 01–06 to rozliczenie za pierwsze półrocze. Bez terminu nie działa import odczytów ani analiza liczników.

W Weles3: zakładka Administracja → menu Elementy → Terminy rozliczeń liczników.

Przedsięwzięcie inwestycyjne mające na celu zmniejszenie zapotrzebowania budynku na energię cieplną (np. ocieplenie ścian, wymiana okien).

Grupa, do której należy kartoteka właściciela, np. mieszkania, garaże, lokale użytkowe, pożytki. Typ wyznacza pierwszą analitykę konta 201 (201-X-…), więc właściciele różnych typów są księgowani osobno. Typy są wspólne dla całego systemu i może ich być najwyżej dziewięć.

W Weles3: zakładka Zasoby → menu Elementy → Typy właścicieli; przypisanie – przy dodawaniu właściciela, pole Typ.

Skróty przy pozycjach opłat, które mówią, skąd się wzięła kwota. R – ryczałt (lokal nie miał licznika), LR – zaliczka przy liczniku, liczona z części ryczałtowej, LP – zaliczka z prognozy licznika, LZ – pozycja z zużycia licznika, RKR i RKL – pozycje rozliczenia kosztów. Widać je w Naliczeniach i na wydrukach dla właścicieli.

W Weles3: nazwy zmienia się w zakładce Zasoby → menu Elementy → Nazwy typów należności (dokumentacja zaleca ich nie zmieniać).

Polisa chroniąca mury i części wspólne budynku od ognia i zdarzeń losowych oraz odpowiedzialność cywilną (OC) wspólnoty.

Akt woli właścicieli lokali podejmowany w głosowaniu większością udziałów, wiążący wszystkich członków wspólnoty (także tych głosujących przeciw).

Różnica między wskazaniem wodomierza głównego w budynku a sumą wskazań wodomierzy w lokalach, stanowiąca koszt wspólny.

Ułamek przypisany do każdego lokalu, określający stosunek jego powierzchni (wraz z piwnicą) do powierzchni wszystkich lokali w budynku.

Zakończenie głosowania nad uchwałą zapisaną w systemie. Uchwała w trakcie głosowania ma status Głosowana; po ustaleniu wyniku – Przyjęta albo Odrzucona. Data wyniku ustala stan udziałów, z którym uchwała zostaje zapisana. W bazie szkoleniowej TGN przyjmujemy, że wynik ustala się dopiero wtedy, gdy za albo przeciw jest ponad 50% udziałów.

W Weles3: zakładka Administracja → menu Funkcje → Uchwały → Edycja → pole Wynik i Data.

Podstawowy akt prawny z 1994 roku regulujący sposób powstawania, funkcjonowania i zarządzania wspólnotami mieszkaniowymi.

Proces dochodzenia zapłaty od właścicieli zalegających z czynszem, rozpoczynający się od wezwań, a kończący na postępowaniu sądowym i komorniczym.

Urządzenie pomiarowe służące do określenia zużycia wody w lokalu, podlegające okresowej legalizacji (zazwyczaj co 5 lat).

Ogół właścicieli, których lokale wchodzą w skład określonej nieruchomości. Powstaje z mocy prawa z chwilą wyodrębnienia pierwszego lokalu.

Współczynnik stosowany przy rozliczaniu ciepła, korygujący zużycie dla lokali położonych niekorzystnie (np. parter, ostatnie piętro).

Operacja, którą w Weles3 przypisuje się lokal nowemu właścicielowi od podanej daty. Nowemu właścicielowi zakłada się kartotekę (albo wskazuje istniejącą), wybiera strukturę, rodzaj dokumentu (Zawiadomienie, Faktura VAT, Rachunek) i typ właściciela. Od daty wykupu opłaty nalicza się nowej osobie.

W Weles3: zakładka Administracja → menu Zasoby → Edytuj właścicieli → Operacja: Nowy właściciel.

Kwota ustalona uchwałą, wypłacana zarządowi lub zarządcy za sprawowanie czynności zarządzania nieruchomością.

Miesięczna wpłata wnoszona przez właściciela na pokrycie bieżących kosztów utrzymania nieruchomości wspólnej (sprzątanie, prąd, konserwacje).

Zablokowanie księgowań w miesiącu finansowo-księgowym. Zamknięte miesiące mają w zakładce Dekrety symbol kłódki. Zamknięcie miesięcy jest wymagane przed naliczeniem odsetek i przed zamknięciem roku.

W Weles3: zakładka Dekrety → menu Funkcje → Zamykanie/otwieranie miesiąca FK.

Zakończenie roku rozliczeniowego w księgowości zasobu. Przed nim księguje się wszystkie zaliczki, wpłaty i koszty, w razie potrzeby rozlicza liczniki i koszty, robi księgowania wynikowe i zamyka miesiące. Z sald końcowych system tworzy bilans otwarcia następnego roku.

W Weles3: procedura opisana w dokumentacji „Zamknięcie roku FK” – trzeba ją dopasować do nieruchomości.

Osoba lub grupa osób fizycznych wybrana uchwałą właścicieli do kierowania sprawami wspólnoty i reprezentowania jej na zewnątrz.

Podmiot (firma lub osoba), któremu powierzono zarząd nieruchomością w akcie notarialnym (częste w nowych budynkach od dewelopera).

Osoba wyznaczona przez sąd w sytuacji, gdy wspólnota nie może wybrać zarządu lub zarząd rażąco narusza swoje obowiązki.

Prawo każdego właściciela do wniesienia pozwu do sądu o uchylenie uchwały w terminie 6 tygodni, jeśli narusza ona prawo lub interesy właściciela.

W Weles3 zasobem nazywa się nieruchomość prowadzoną w systemie – najczęściej wspólnotę mieszkaniową. Zasób ma nazwę, adres, NIP i opcje, np. księgowanie należności jedną pozycją. Wszystkie lokale, właściciele, naliczenia i księgowania są przypisane do zasobu.

W Weles3: zakładka Zasoby → menu Zasoby → Edytuj zasoby.

Pisemna informacja o terminie, miejscu i porządku obrad zebrania, która musi dotrzeć do właścicieli na co najmniej 7 dni przed terminem.

Najwyższy organ władzy we wspólnocie. Zebranie roczne musi być zwołane przez zarząd w pierwszym kwartale każdego roku.

Dług wspólnoty wobec dostawców i wykonawców (np. za ciepło, wodę, sprzątanie). Za zobowiązania dotyczące nieruchomości wspólnej wspólnota odpowiada bez ograniczeń, a każdy właściciel lokalu – w części odpowiadającej jego udziałowi (art. 17 ustawy o własności lokali).