Zamknięcie roku i bilans otwarcia – ćwiczenie na systemie Weles3

Koniec roku to dla zarządcy czas porządków. Wszystkie zaliczki muszą być zaksięgowane, koszty wprowadzone, media i koszty rozliczone, odsetki naliczone, a na koniec księgi trzeba formalnie zamknąć, żeby przygotować sprawozdanie dla wspólnoty. Uczeń kierunku technik gospodarki nieruchomościami powinien przejść tę drogę choć raz w całości, bo zamknięcie roku zbiera wszystko, czego nauczył się wcześniej. Poniżej gotowe ćwiczenie na system Weles3, a w wariancie zaawansowanym także bilans otwarcia wspólnoty przejmowanej od innego zarządcy.

Przykład z bazy szkoleniowej TGN#

To przykład z naszej bazy szkoleniowej, na której przygotowujemy pomoc i wydruki. W bazie szkoły wspólnoty, lokale, osoby i kwoty są inne – uczniowie wykonują te same czynności na wspólnocie ze swojej bazy, a nasze liczby służą do zadań na kartce i do porównania.

Dokumentacja podkreśla, że opisana procedura jest przykładowa i trzeba ją dostosować do konkretnej nieruchomości. To dobry punkt wyjścia do rozmowy z klasą: które kroki są obowiązkowe dla systemu, a które wynikają z decyzji wspólnoty?

Krok pierwszy: lista kontrolna#

Przed zamknięciem roku musi być zaksięgowane:

• wszystkie zaliczki za cały rok,
• wszystkie wpłaty właścicieli,
• wszystkie koszty,
• inne potrzebne księgowania.

Rozliczenia liczników i kosztów z punktu widzenia systemu nie są obowiązkowe, ale zwykle robi się je właśnie teraz. Rozliczenie liczników z terminem na koniec roku robi się przed zamknięciem, a rozliczenia kosztów księguje się na koniec okresu, którego dotyczą. Klasa, która przerobiła rozliczanie mediów i rozliczenie kosztów, ma już tę część za sobą.

Warto też uspokoić uczniów: nie trzeba czekać z księgowaniami nowego roku. Można je wprowadzać normalnie, system i tak zamyka zawsze najstarszy otwarty rok.

Krok drugi: zamknij miesiące i nalicz odsetki#

Zakładka Dekrety → menu Funkcje → Zamykanie/otwieranie miesiąca FK, w polu Data grudzień, Zatwierdź. Zamknąć można kilka miesięcy naraz.

Jeśli wspólnota nalicza odsetki za miniony rok, robi się to teraz, przed zamknięciem roku. Miesiące starego roku są już zamknięte, a miesiące nowego roku muszą zostać otwarte, bo odsetki zawsze księgują się na koniec ostatniego zamkniętego miesiąca. Szczegóły są w ćwiczeniu odsetki i wezwanie do zapłaty. Jeśli wspólnota zamyka miesiące i nalicza odsetki na bieżąco co miesiąc, ten krok się pomija.

Krok trzeci: księgowanie wynikowe#

Zakładka Dekrety → menu Dokumenty → Księgowanie wynikowe. Warunek: wszystkie zaliczki za rok zaksięgowane i wszystkie miesiące zamknięte.

W polu Konto wynikowe uczniowie wybierają konto wyniku, np. wynik finansowy. W tabelce na dole system podpowiada konta 4xx i 7xx z numerem, nazwą i saldem. Zasada jest prosta: zostawiamy tylko te konta, które mają być przeksięgowane na wskazany wynik, a zbędne usuwamy ikonką [x]. Na koniec Zatwierdź.

Na liście dokumentów pojawia się dekret KW na ostatni dzień zamkniętego miesiąca. Do funkcji można wrócić i zrobić kolejny wynik, np. osobny dla funduszu remontowego. Dokumenty KW można też edytować albo usunąć i zrobić jeszcze raz.

Powiększ

Krok czwarty: wydruki sprawdzające#

To najważniejsza część ćwiczenia, bo uczy kontroli. Zakładka Administracja → menu Funkcje → Wydruki → w oknie Wydruki zakładka Zasoby. Każda grupa uczniów bierze jeden wydruk i odpowiada na pytanie kontrolne:

Sprawozdanie finansowe to wydruk, który zarząd pokazuje właścicielom na zebraniu. Warto, żeby uczniowie opowiedzieli na jego podstawie, w jakiej kondycji jest wspólnota, tak jak zrobiłby to zarządca.

Krok piąty: zamknij rok#

Zakładka Dekrety → menu Funkcje → Zamykanie roku FK (pozycja pojawia się w menu dopiero po zamknięciu wszystkich miesięcy FK roku) → pole Zakończenie roku → Zakończ rok. W środkowej części okna można zmienić sposób liczenia sald na kontach właścicieli na nowy rok. Na koniec Zatwierdź.

Jeśli któryś z wcześniejszych kroków nie został zrobiony do końca, system może nie pozwolić zamknąć roku. To też jest nauka: uczniowie muszą wtedy sami znaleźć, czego brakuje. Zamknięty rok da się podejrzeć w zakładce Zasoby po kliknięciu > przy nazwie wspólnoty. Bilans otwarcia nowego roku system tworzy sam.

Wariant dla zaawansowanych: bilans otwarcia przejmowanej wspólnoty#

Zarządca przejmuje wspólnotę od poprzedniej firmy. Dostaje zestawienie sald na dzień przejęcia i musi je wprowadzić do systemu. To jedyna sytuacja, w której bilans otwarcia wpisuje się ręcznie.

Najpierw muszą być gotowe: konta rozrachunkowe właścicieli, kontrahenci, co najmniej jeden zaksięgowany miesiąc zaliczek i plan kont. Potem obowiązują zasady:

• Salda wprowadza się jednostronnie. Konto z saldem po stronie Winien wpisujemy tylko w polu Wn, a konto z saldem Ma tylko w polu Ma. Jedna pozycja nigdy nie ma obu kont naraz. To najczęstszy błąd.
• Przerwa w pracy. Jeśli wprowadzanie trzeba przerwać, bilans można tymczasowo domknąć na koncie technicznym 999-01, a potem tę pozycję usunąć. Gotowy bilans nie powinien mieć obrotów na koncie 999.
• Dobrze wprowadzony bilans sam się bilansuje. Suma stron Winien i Ma jest równa.

Edycja: zakładka Dekrety, dokument BO (zawsze na końcu listy) → menu Dokumenty → Edytuj dokument. Pozycje wpisuje się jak w zwykłym dekrecie. Pozycje z późniejszym terminem płatności (np. rozliczenie, które właściciel ma zapłacić później) wydziela się osobno z własnym terminem, żeby odsetki liczyły się poprawnie.

Import sald właścicieli. Salda kont 201 można zaimportować tabelką z pięcioma kolumnami. W nagłówku pierwszej kolumny jest WMBO 999-01 (podmienia istniejące salda), WMBO= 999-01 (najpierw usuwa dotychczasowe) albo WMBO+ 999-01 (dopisuje). Kolejne kolumny to WN, MA, TR (dowolny tekst, np. „Bilans na 2026-01-01”) i TP (1000-01-01 dla salda na dzień bilansu albo faktyczny termin płatności). W wierszach lokal i podkonto zapisuje się jako M001|1. Tabelkę kopiuje się i wkleja w Dekrety → menu Funkcje → Import danych. Zaległe odsetki idą do osobnego dokumentu BO-ODS z nagłówkiem WMBOO, zawsze w kolumnie WN i jako kwoty dodatnie.

Powiększ

Nagranie z bazy szkoleniowej#

Przed zamknięciem roku w naszej bazie szkoleniowej naliczono i zaksięgowano odsetki za ostatnie miesiące, żeby weszły do bilansu otwarcia następnego roku (BO odsetki).

Powiększ

Trudne miejsca i najczęstsze problemy#

Plan lekcji#

Moduł 13 serii ćwiczeń na Weles3: 4 lekcje po 45 minut, dwie kolejne dla chętnych (bilans otwarcia). Moduł podsumowujący – wymaga większości wcześniejszych modułów, zwłaszcza 2, 5, 10, 11 i 12.

Lekcja 1: co to znaczy „zamknąć rok” (bez komputera)#

• Cele: uczeń wymienia czynności poprzedzające zamknięcie roku i uzasadnia ich kolejność; wyjaśnia, czym jest wynik finansowy wspólnoty.
• Kryteria sukcesu: grupa układa kartki z czynnościami w poprawnej kolejności i uzasadnia każdą zależność („to musi być przed tamtym, bo…”).
• Metody i formy: praca w grupach, porządkowanie (karty z czynnościami), dyskusja.
• Środki: karty z czynnościami (zadanie A), tablica.
• Przebieg: wstęp (10 min): „rok się skończył – co musi zrobić zarządca, zanim pokaże wyniki właścicielom?” · część główna (25 min): zadanie A · podsumowanie (10 min): wspólna lista kontrolna zamknięcia roku.
• Sprawdzenie: lista kontrolna w zeszycie.

Lekcja 2: lista kontrolna w systemie, miesiące i odsetki#

• Cele: uczeń sprawdza w systemie, czy zaliczki, wpłaty i koszty za rok są zaksięgowane, zamyka miesiące FK i nalicza odsetki za rok.
• Kryteria sukcesu: wszystkie miesiące roku są zamknięte (kłódka), a dokument ODS (jeśli wspólnota nalicza odsetki) jest zaksięgowany na koniec grudnia.
• Metody i formy: ćwiczenie w systemie, praca indywidualna, kontrola w parach według listy z lekcji 1.
• Środki: komputery z bazą testową, lista kontrolna.
• Przebieg: wstęp (5 min): przypomnienie listy · część główna (30 min): kroki pierwszy i drugi · podsumowanie (10 min): co zostało do zrobienia przed zamknięciem.
• Sprawdzenie: lista kontrolna z odhaczonymi punktami.

Lekcja 3: księgowanie wynikowe i wydruki kontrolne#

• Cele: uczeń wykonuje księgowanie wynikowe i sprawdza wynik na pięciu wydrukach kontrolnych.
• Kryteria sukcesu: dekret KW jest zaksięgowany, a grupa na podstawie „swojego” wydruku odpowiada na pytanie kontrolne z ramki.
• Metody i formy: ćwiczenie w systemie, praca w grupach (każda grupa – jeden wydruk).
• Środki: komputery z bazą testową.
• Przebieg: wstęp (5 min): czym jest KW i dlaczego po nim konta kosztów i przychodów się „zerują” · część główna (30 min): kroki trzeci i czwarty · podsumowanie (10 min): grupy relacjonują wnioski z wydruków.
• Sprawdzenie: odpowiedź grupy na pytanie kontrolne.

Lekcja 4: zamknięcie roku i „zebranie” ze sprawozdaniem#

• Cele: uczeń zamyka rok FK; przedstawia kondycję wspólnoty na podstawie sprawozdania finansowego.
• Kryteria sukcesu: rok jest zamknięty; uczeń w 3 minuty prezentuje sprawozdanie i odpowiada na pytania „właścicieli”.
• Metody i formy: ćwiczenie w systemie, symulacja zebrania (prezentacja i pytania z sali).
• Środki: komputery, projektor, wydruk sprawozdania.
• Przebieg: wstęp (5 min): krok piąty (zamknięcie roku) · część główna (30 min): przygotowanie i prezentacje sprawozdania, pytania od klasy · podsumowanie (10 min): co było najtrudniejsze w całej serii i czego uczniowie się nauczyli.
• Sprawdzenie: prezentacja sprawozdania (dobre zadanie zaliczeniowe).

Lekcje 5–6 (dla chętnych): bilans otwarcia przejmowanej wspólnoty#

Lekcja 5: zasady bilansu otwarcia i ręczne wprowadzenie kilku sald. Lekcja 6: import sald właścicieli tabelką WMBO i dokument BO-ODS.

Do omówienia z klasą#

• Wynik finansowy. Co oznacza nadwyżka, a co niedobór we wspólnocie mieszkaniowej? Czy wspólnota ma „zarabiać”?
• Sprawozdanie dla właścicieli. Czego właściciel szuka w sprawozdaniu? Jakie pytania najczęściej padają na zebraniu?
• Przejęcie wspólnoty. Jakie dokumenty nowy zarządca powinien dostać od poprzedniego? Co się stanie, jeśli salda początkowe będą błędne?
• Nieodwracalność. Dlaczego zamkniętego roku nie otwiera się „dla wygody”?
• Kredyt w sprawozdaniu. Wspólnota spłaca kredyt na remont (schemat księgowania jest w module 5, w sekcji „Dla ambitnych”). Gdzie w sprawozdaniu widać pozostały do spłaty kapitał, a gdzie odsetki zapłacone w tym roku?

Zadania bez komputera#

• Zadanie A: kolejność. Karty: „zaksięguj zaliczki”, „zaksięguj koszty”, „rozlicz liczniki”, „rozlicz koszty”, „zamknij miesiące”, „nalicz odsetki”, „księgowanie wynikowe”, „wydruki kontrolne”, „zamknij rok”. Grupy układają je w kolejności, uzasadniają i porównują z tym, jak zamknięto rok 2021 w WIERZBOWEJ 20 (ramka wyżej).
• Zadanie B: trzy sposoby liczenia sald. Obciążenie 100 zł z terminem płatności 20 dnia miesiąca, wpłata 80 zł 10 dnia. Uczniowie zapisują saldo w kolejnych dniach dla trzech sposobów liczenia sald opisanych w ramce.
• Zadanie C: bilans otwarcia. Lista sald kilku kont (rachunek bankowy, rozrachunki z właścicielami, dostawcy, fundusz). Uczniowie wpisują je jednostronnie po stronie Winien lub Ma i sprawdzają, czy bilans się bilansuje.

Wsparcie i rozszerzenia#

• Dla potrzebujących wsparcia: lista kontrolna z odwołaniami do wcześniejszych modułów, w których dana czynność była ćwiczona.
• Dla szybszych: bilans otwarcia przejmowanej wspólnoty (lekcje 5–6) i porównanie sprawozdania z dwóch lat.

Plan awaryjny#

Bez systemu: lekcja 1 działa w całości; zadania B i C oraz analiza przykładowych wydruków sprawozdawczych z dokumentacji Weles3 zamiast lekcji 2 i 3.

Materiały do tego modułu#

• Karta pracy – moduł 13 (PDF) – zadania dla ucznia do druku.
• Arkusz: sprawozdanie finansowe do ćwiczeń (CSV) – do „zebrania” ze sprawozdaniem.
• Sprawdziany 1–5 (PDF) i klucz do sprawdzianów – podsumowanie serii.
• Karta samooceny ucznia (PDF) – „Co już potrafię w Weles3?”.
• Klucz odpowiedzi do kart pracy (PDF) – dla nauczyciela.
• Plan nauczania – wszystkie moduły w zalecanej kolejności.
• Przykładowe wydruki z bazy szkoleniowej TGN: Obroty i salda kont styczeń–sierpień 2022 (PDF) i CSV. W przewodniku po wydrukach: Obroty na kontach, Sprawozdanie finansowe, Rozliczenie (plan gospodarczy).

Dlaczego to ważne ćwiczenie#

Zamknięcie roku to podsumowanie całej serii ćwiczeń. Uczeń, który sam zamknie rok i obroni sprawozdanie przed klasą, pokazuje, że rozumie wspólnotę jako całość: skąd biorą się przychody, na co idą koszty i jak to się przekłada na wynik. To świetny temat na lekcję podsumowującą albo zadanie zaliczeniowe. Arkusz ćwiczeniowy sprawozdania finansowego i kartę pracy do tego modułu znajdziesz w materiałach do pobrania.

System Weles3 jest dostępny dla szkół w ramach programu Weles3 dla Szkół. Jeśli chcesz, żeby Twoi uczniowie zamykali rok na prawdziwym systemie, napisz do nas przez formularz kontaktowy.