Porządek w rozrachunkach właścicieli – przeksięgowania i salda – ćwiczenie Weles3

Właściciel płaci jednym przelewem 650 zł. Część to eksploatacja, część fundusz remontowy, część woda. Na którym koncie ma się znaleźć ta wpłata? Co, jeśli zapłacił za mało? I dlaczego w jednym biurze saldo „zaległości” pokazuje się inaczej niż w innym? To pytania o porządek w rozrachunkach – temat mniej widowiskowy niż rozliczenie mediów, ale od niego zależą odsetki, wezwania do zapłaty i zaufanie właścicieli do zarządcy. Uczeń kierunku technik gospodarki nieruchomościami uczy się tu myśleć jak księgowa wspólnoty. Poniżej gotowe ćwiczenie na system Weles3.

Konto 201 i jego podkonta#

Rozrachunki z właścicielami są na koncie 201 Właściciele. Analityka ma postać 201-y-xxxxxxx-z: y to typ właściciela (np. mieszkania, garaże, pożytki – moduł 20), xxxxxxx to numer kartoteki właściciela, a z to podkonto rozrachunkowe.

Dokumentacja Łączenie podkont rozrachunkowych opisuje dwa modele:

• klasyczny, dwa podkonta – np. -2 Media i eksploatacja oraz -3 Fundusz remontowy,
• jedno podkonto – np. -1 Rozrachunki. Dokumentacja wymienia zalety: mniej kont do pilnowania, brak dzielenia wpłat i przeksięgowań, jeden przelew i jedno przejrzyste saldo dla właściciela.

Numery podkont w konkretnej bazie mogą być inne – zawsze trzeba je sprawdzić. Które grupy należności trafiają na które podkonto, ustawia się w zakładce Administracja → menu Elementy → Konta należności.

Nasza przykładowa sytuacja#

Krok pierwszy: przeanalizuj kartotekę#

W bazie szkoły: zakładka Konta FK → konto 201 → kartoteka wybranego właściciela z dwoma podkontami. Uczniowie wypisują salda obu podkont na koniec kolejnych miesięcy i odpowiadają: czy właściciel naprawdę zalega, czy tylko wpłata trafiła „nie tam”? (W naszym przykładzie tak wyglądał przypadek G02.) Dla pełnego obrazu drukują Wydruki → zakładka Osoby → Kartoteka konta z opcją Sumuj rozrachunki włączoną i wyłączoną.

To bezpośrednio wiąże się z modułem 12: przy wezwaniu do zapłaty ustawienie Zbiorczo pomija takie „pozorne” zaległości.

Krok drugi: przeksięgowania (pokaz nauczyciela)#

Najpierw ustawienie wykonywane raz: zakładka Dekrety → menu Elementy → Kolejność przeksięgowań podkont. Każde podkonto dostaje liczbę porządkową – im mniejsza, tym wyższy priorytet pokrycia. Dokumentacja podaje przykład: gdy wpłaty trafiają na media i eksploatację, fundusz remontowy dostaje LP = 2, a media i eksploatacja LP = 1.

Potem samo przeksięgowanie: Dekrety → menu Dokumenty → Przeksięgowania:

• Typ → Wg zakresu dat,
• Sposób → Pełna analiza historii kartoteki,
• Od dnia → pierwszy dzień miesiąca, Do dnia → pierwszy dzień następnego miesiąca (dokumentacja podkreśla: nie 31., tylko 1. następnego).

W zakładce Dekrety pojawia się dokument PK Przeksięgowania. Dokumenty PK utworzone przez system można edytować, a nawet usunąć i utworzyć ponownie, dlatego to bezpieczny pokaz w bazie testowej. Uczniowie porównują kartotekę wybranego właściciela przed i po.

Powiększ

Krok trzeci: trzy sposoby liczenia salda (na kartce)#

Dokumentacja Sposób liczenia sald 201 opisuje trzy metody. Uczniowie liczą je na jednym przykładzie: obciążenie 100 zł z 1 stycznia z terminem płatności 20 stycznia i wpłata 80 zł z 10 stycznia.

W metodzie „obroty przyszłe osobno” wpłata pokrywa zaległość dopiero w terminie płatności, więc przez pewien czas na koncie jest jednocześnie saldo Wn i Ma. Metoda bez wyliczania salda przydaje się, gdy potrzebna jest informacja o całkowitym stanie obciążeń i wpłat, np. funduszu remontowego.

Sposób liczenia salda można zmienić tylko w dwóch momentach: przy zakładaniu wspólnoty (zanim są księgowania) i przy zamykaniu roku na następny rok. W bazie tylko sprawdzamy, co jest ustawione: Dekrety → menu Elementy → Sposób liczenia salda.

Krok czwarty: jedno podkonto – decyzja dla zarządu#

Przejście na jedno podkonto polega na przypisaniu wszystkich grup należności do jednego podkonta w oknie Konta należności. Dokumentacja zwraca uwagę na kilka rzeczy, które uczniowie mają uwzględnić w notatce dla zarządu:

• zmiana działa od chwili jej wykonania, a nie od daty – robi się ją np. tuż przed zaksięgowaniem zaliczek za pierwszy miesiąc nowego sposobu,
• wcześniejsze pozycje można przenieść na nowe podkonto funkcją przenoszenia księgowań (krok piąty),
• przy płatnościach masowych numery kont indywidualnych przypisane do starych podkont trzeba przenieść albo wygenerować nowe – z pomocą działu wsparcia,
• przy imporcie wyciągów trzeba poprawić przypisanie kont FK.

Dokumentacja zachęca, żeby przed zmianą skonsultować się z działem wsparcia Weles3. W klasie nic nie zmieniamy – uczniowie piszą notatkę „za i przeciw” i plan zmiany w punktach.

Krok piąty: przenoszenie księgowań (tylko animacja)#

Konta FK → menu Funkcje → Przeksięgowania przenosi wybrane pozycje na inne konto. Nie powstaje nowy dokument ani storno – zmieniają się konta Wn i Ma w istniejących pozycjach. Dokumentacja pokazuje przykład kosztów pocztowych zaksięgowanych na „pozostałych opłatach” i przeniesionych na właściwe konto. W polu Na konto można wpisać formułę {X;Y}, która kopiuje część numeru konta źródłowego; formuła {0;11}1 zamienia ostatnią cyfrę podkonta 201 na 1.

Uczniowie oglądają animację i odpowiadają: czym przenoszenie różni się od przeksięgowania z dokumentem PK? Dlaczego dokumentacja pisze, że cofnięcie zmian jest bardzo problematyczne? W bazie szkoleniowej tej funkcji nie używamy.

Powiększ

Trudne miejsca i najczęstsze problemy#

Plan lekcji#

Moduł 21 serii ćwiczeń na Weles3: 3 lekcje po 45 minut. Wymaga modułów 2 i 6; najlepiej po module 12.

Lekcja 1: kartoteka i „pozorna” zaległość#

• Cele: uczeń odczytuje analitykę konta 201, analizuje salda podkont właściciela i rozpoznaje zaległość pozorną.
• Kryteria sukcesu: uczeń poprawnie opisuje strukturę numeru konta 201 i wyjaśnia, czy w naszym przykładzie Marek Zając (G02) rzeczywiście zalega i skąd wzięła się jego „zaległość”.
• Metody i formy: analiza kartoteki w systemie, praca w parach.
• Środki: komputery z bazą testową, karta pracy do modułu 21.
• Przebieg: wstęp (10 min): jeden przelew, dwa podkonta – problem na tablicy · część główna (25 min): krok pierwszy, dwa wydruki kartoteki · podsumowanie (10 min): pokaz przeksięgowania przez nauczyciela i porównanie „przed i po”.
• Sprawdzenie: tabela sald podkont z wnioskiem.

Lekcja 2: salda na kartce#

• Cele: uczeń oblicza salda trzema sposobami i wyjaśnia, kiedy który jest przydatny.
• Kryteria sukcesu: poprawne salda w zadaniu A dla wszystkich trzech sposobów; uczeń wskazuje, w którym momencie można zmienić sposób liczenia salda.
• Metody i formy: zadania rachunkowe, praca indywidualna, omówienie.
• Środki: zadanie A, tabela z kroku trzeciego.
• Przebieg: wstęp (10 min): przykład z tabeli · część główna (25 min): zadanie A · podsumowanie (10 min): który sposób jest najbardziej zrozumiały dla właściciela i dlaczego.
• Sprawdzenie: zadanie A.

Lekcja 3: notatka dla zarządu#

• Cele: uczeń analizuje skutki przejścia na jedno podkonto, porównuje przeksięgowanie z przenoszeniem księgowań i przygotowuje notatkę dla zarządu wspólnoty.
• Kryteria sukcesu: notatka zawiera co najmniej trzy argumenty „za”, dwa „przeciw” lub ryzyka oraz plan zmiany w punktach zgodny z dokumentacją.
• Metody i formy: praca w grupach, analiza animacji, tekst użytkowy.
• Środki: animacje z dokumentacji, arkusz notatki.
• Przebieg: wstęp (10 min): kroki czwarty i piąty · część główna (25 min): pisanie notatki w grupach · podsumowanie (10 min): „posiedzenie zarządu” – grupy przedstawiają notatki.
• Sprawdzenie: notatka grupy.

Do omówienia z klasą#

• Przejrzystość dla właściciela. Który model – dwa podkonta czy jedno – jest łatwiejszy do zrozumienia? Kiedy wspólnota może chcieć osobno widzieć fundusz remontowy?
• Kolejność pokrywania. Kto powinien decydować, czy wpłata najpierw pokrywa fundusz remontowy, czy eksploatację?
• Ślad w księgach. Dlaczego przeksięgowanie tworzy dokument, a przenoszenie księgowań nie? Które rozwiązanie łatwiej później wyjaśnić?
• Zaległość a odsetki. Jak sposób liczenia salda wpływa na to, kiedy właściciel „jest dłużnikiem”?

Zadania bez komputera#

• Zadanie A: trzy salda. Obciążenie 300 zł z 1 marca z terminem 15 marca, wpłaty 100 zł 5 marca i 150 zł 20 marca. Uczniowie liczą salda w trzech sposobach na 10, 16 i 25 marca.
• Zadanie B: podział wpłaty (przykład z bazy TGN). Zaliczka Anny Pawłowskiej (M01) za sierpień 2022 to 570,06 zł na media i eksploatację oraz 88,46 zł na fundusz remontowy. Gdyby zapłaciła całe 658,52 zł jednym przelewem na rachunek bieżący, wpłata trafiłaby na podkonto -2. Uczniowie liczą saldo obu podkont przed i po przeksięgowaniu przy LP 1 = media i eksploatacja. (Przed: -2 nadpłata 88,46 zł, -3 zaległość 88,46 zł; po: oba 0.)
• Zadanie C: analityka (konta z naszej bazy). Odczytaj typ właściciela, kartotekę i podkonto: 201-1-0000013-2, 201-1-0000013-3, 201-8-0000002-2, 201-1-0000043-2, 201-1-0000024-2. Które dwa należą do tej samej osoby? Co oznacza typ 8? (Anna Pawłowska: -2 i -3; typ 8 – lokale użytkowe, tu Kwiaciarnia Przykład; 43 – Tomasz Lis; 24 – Jan Dąbrowski.)

Wsparcie i rozszerzenia#

• Dla potrzebujących wsparcia: oś czasu do zaznaczania dat obciążeń, wpłat i terminów w zadaniu A; opis numeru konta 201 z kolorowymi częściami.
• Dla szybszych: dokumentacja „Dodanie nietypowego podkonta 201” (np. podkonto na dorobione klucze i piloty) – uczniowie opisują, dlaczego podkont może być najwyżej dziewięć i czemu nazwy powinny być uniwersalne.

Plan awaryjny#

Bez systemu: lekcje 2 i 3 działają w całości; w lekcji 1 uczniowie analizują wydrukowaną kartotekę z dwoma podkontami i animację przeksięgowań z dokumentacji.

Materiały do tego modułu#

• Karta pracy – moduł 21 (PDF) – zadania dla ucznia do druku.
• Klucz odpowiedzi do kart pracy (PDF) – dla nauczyciela.
• Plan nauczania – wszystkie moduły w zalecanej kolejności.
• Przykładowe wydruki z bazy szkoleniowej TGN: Kartoteka konta dłużnika M09 (2022) (PDF) i CSV. W przewodniku po wydrukach: Kartoteka konta (pozycjami), Rozrachunki, Saldo.

Dlaczego to ważne ćwiczenie#

Źle rozdzielona wpłata potrafi zrobić z rzetelnego płatnika „dłużnika” i wygenerować mu odsetki albo wezwanie do zapłaty. Uczeń, który rozumie podkonta, przeksięgowania i sposoby liczenia sald, zauważy taki problem, zanim trafi on do właściciela. Kartę pracy do tego modułu znajdziesz w materiałach do pobrania. Warto połączyć go z modułem odsetki i wezwanie do zapłaty.

System Weles3 jest dostępny dla szkół w ramach programu Weles3 dla Szkół. Jeśli chcesz wdrożyć go w swojej szkole, napisz do nas przez formularz kontaktowy.