Dostęp do systemu i ochrona danych w biurze zarządcy – ćwiczenie Weles3

Program do zarządzania nieruchomościami przechowuje adresy, telefony, e-maile, salda i zaległości setek osób. To, kto ma do nich dostęp i co może z nimi zrobić, jest tak samo ważne jak poprawne księgowania. W biurze zarządcy codziennie zapadają małe decyzje: czy nowa praktykantka powinna widzieć wszystkie wspólnoty? Czy członek zarządu może dostać login? Co zrobić z kontem pracownika, który odchodzi? Uczeń kierunku technik gospodarki nieruchomościami powinien umieć na nie odpowiedzieć. Poniżej gotowe ćwiczenie na system Weles3.

Dwa poziomy uprawnień#

W Weles3 dostęp użytkownika ustawia się w zakładce Zasoby → menu Funkcje → Administratorzy na dwóch poziomach:

• uprawnienia ogólne – do jakich funkcji systemu użytkownik ma dostęp (np. uprawnienie Płatności do ustawiania kont do wpłat, o którym mowa w module 14),
• uprawnienia do budynku (zakładka Uprawnienia) – które nieruchomości użytkownik widzi (Dostępny albo Niedostępny) i co może w nich robić.

Nowy użytkownik dostaje login złożony z nazwy bazy i krótkiej końcówki (np. inicjałów) oraz hasło tymczasowe. Dokumentacja podaje, że przy pierwszym logowaniu system wymusza zmianę hasła, a potem wymaga jego zmiany co 30 dni. Administratorzy logują się przez stronę weles3.pl/logowanie, a właściciele – przez tomojdom.pl. To dwa różne „wejścia”.

Powiększ

Nasza przykładowa sytuacja#

Krok pierwszy: zasada minimalnych uprawnień#

Zanim uczniowie zaczną projektować konta, omawiamy jedną zasadę: każdy dostaje tylko taki dostęp, jakiego potrzebuje do pracy. Nie „na wszelki wypadek”, nie „bo tak szybciej”. Uczniowie w parach wypełniają tabelę:

Krok drugi: podgląd dla członka zarządu#

Dokumentacja Podgląd dla członka zarządu opisuje gotowy sposób na „dostęp bierny”:

1. Nowy użytkownik z nazwą utworzoną od nazwy nieruchomości (dokumentacja podaje przykład Z-Wiatraczna-1), końcówka loginu i hasło tymczasowe.
2. Pole Uprawnienia – żadnych uprawnień (dokumentacja zaznacza to jako ważne).
3. Zakładka Uprawnienia → wybór tego konta i jednego budynku → Dostęp = Dostępny, znowu bez uprawnień.

Taki użytkownik widzi nieruchomość jak administrator, może generować wydruki i oglądać plan kont oraz dokumenty księgowe, ale nie może niczego zmienić. Uczniowie oglądają animację i odpowiadają: dlaczego nazwa konta od nazwy nieruchomości jest lepsza niż imię i nazwisko? (Wskazówka: co się stanie, gdy zmieni się przewodniczący?)

Powiększ

Krok trzeci: odebranie dostępu#

Procedura z dokumentacji Odebranie dostępu użytkownikowi ma trzy elementy, wszystkie oznaczone jako ważne:

• bardzo długie, losowe hasło (ponad 20 znaków),
• odznaczenie wszystkich uprawnień ogólnych (skrót klawiszowy -),
• dostęp Niedostępny do wszystkich budynków (zaznaczenie wszystkich skrótem +).

Na koniec można napisać do działu wsparcia z prośbą o oznaczenie konta jako zablokowanego. Uczniowie zapisują procedurę w formie listy kontrolnej „ostatni dzień pracownika” i dopisują, co jeszcze trzeba zrobić poza systemem (klucze, dokumenty, skrzynka e-mail – według zasad firmy).

Powiększ

Krok czwarty: zgoda na kontakt w danych właściciela#

Ten krok uczniowie robią w systemie, ale tylko oglądają. Zakładka Administracja → menu Zasoby → Edytuj dane właścicieli, wybór właściciela i Edycja – bez zapisywania. Dokumentacja Edycja danych właścicieli opisuje praktyczną zasadę:

• adres w polu E-mail jest używany do wysyłki wiadomości z systemu, a numer w polu Telefon – do SMS-ów,
• jeśli osoba nie wyraziła zgody na korespondencję elektroniczną albo kontakt telefoniczny, adres e-mail lub telefon wpisuje się w pole Informacje, a nie w pola E-mail i Telefon.

Uczniowie wyjaśniają, dlaczego to działa: system wysyła e-maile i SMS-y tylko na adresy z pól E-mail i Telefon, więc osoba bez zgody nie dostanie masowej wysyłki, a biuro nadal ma jej dane kontaktowe w razie pilnej sprawy.

Trudne miejsca i najczęstsze problemy#

Plan lekcji#

Moduł 19 serii ćwiczeń na Weles3: 2 lekcje po 45 minut. Wymaga modułu 0; dobrze łączy się z modułem 14.

Lekcja 1: kto co może? (bez komputera)#

• Cele: uczeń stosuje zasadę minimalnych uprawnień, projektuje dostęp dla pracowników i członka zarządu, rozróżnia uprawnienia ogólne i do budynku.
• Kryteria sukcesu: tabela z kroku pierwszego jest wypełniona i uzasadniona; uczeń wyjaśnia, dlaczego konto podglądu nie ma żadnych uprawnień.
• Metody i formy: dyskusja, praca w parach, analiza animacji z dokumentacji.
• Środki: tabela uprawnień, animacje z doc.weles3.pl, karta pracy do modułu 19.
• Przebieg: wstęp (10 min): „gdyby każdy w szkole miał klucz do każdej sali” · część główna (25 min): kroki pierwszy i drugi · podsumowanie (10 min): porównanie tabel par i wspólna wersja.
• Sprawdzenie: tabela uprawnień.

Lekcja 2: odejście pracownika i zgody na kontakt#

• Cele: uczeń opisuje procedurę odebrania dostępu, tworzy listę kontrolną „ostatni dzień pracownika” i wyjaśnia, jak w danych właściciela zapisuje się kontakt bez zgody na korespondencję elektroniczną.
• Kryteria sukcesu: lista kontrolna zawiera trzy elementy z dokumentacji; uczeń poprawnie wskazuje, w którym polu zapisać e-mail osoby bez zgody.
• Metody i formy: praca z instrukcją, ćwiczenie obserwacyjne w systemie, studium przypadku.
• Środki: komputery z bazą testową, zadanie B.
• Przebieg: wstęp (10 min): co może się stać, gdy były pracownik nadal ma dostęp · część główna (25 min): kroki trzeci i czwarty, zadanie B · podsumowanie (10 min): nasze zasady bezpiecznej pracy z danymi (plakat klasy).
• Sprawdzenie: lista kontrolna i zadanie B.

Do omówienia z klasą#

• Hasła. Dlaczego system wymusza zmianę hasła? Co jest gorsze: hasło zapisane na karteczce pod klawiaturą czy jedno hasło do wszystkiego?
• Wspólne konto. Dlaczego w biurze każdy powinien mieć własny login, a nie jedno konto „biuro”?
• Ciekawość. Pracownik ma dostęp do danych sąsiada z własnego bloku. Czy może „tylko zerknąć” na jego zaległości?
• Zgoda na kontakt. Właściciel prosi, żeby nie wysyłać mu nic e-mailem. Co zmieniamy w systemie?

Zadania bez komputera#

• Zadanie A: dobre czy złe hasło? Osiem przykładów haseł – uczniowie oceniają je i uzasadniają.
• Zadanie B: studium przypadku. Trzy krótkie historie (praktykant z dostępem do wszystkich wspólnot, wspólne konto „biuro”, członek zarządu z uprawnieniem do edycji). Uczniowie wskazują problem i rozwiązanie w systemie.
• Zadanie C: plakat. „Pięć zasad bezpiecznej pracy z danymi w biurze zarządcy” – grupy tworzą plakat, klasa wybiera najlepsze sformułowania.

Wsparcie i rozszerzenia#

• Dla potrzebujących wsparcia: gotowa tabela z podpowiedziami (lista budynków, lista przykładowych uprawnień); słowniczek: login, hasło tymczasowe, uprawnienie, dostęp.
• Dla szybszych: porównanie dostępu administratora (weles3.pl) i właściciela (tomojdom.pl) – co widzi każdy z nich i kto nadaje dostęp.

Plan awaryjny#

Bez systemu: moduł działa prawie w całości. Krok czwarty uczniowie realizują na podstawie opisu pól z dokumentacji „Edycja danych właścicieli” zamiast okna w systemie.

Materiały do tego modułu#

• Karta pracy – moduł 19 (PDF) – zadania dla ucznia do druku.
• Klucz odpowiedzi do kart pracy (PDF) – dla nauczyciela.
• Plan nauczania – wszystkie moduły w zalecanej kolejności.
• Przykładowe wydruki z bazy szkoleniowej TGN: W przewodniku po wydrukach: Lista dostępu, Dane logowania.

Dlaczego to ważne ćwiczenie#

Wyciek danych albo zmiana numeru konta przez osobę, która nie powinna mieć dostępu, to dla biura zarządcy poważny problem, często dużo poważniejszy niż błąd w księgowaniu. Uczeń, który rozumie zasadę minimalnych uprawnień i wie, jak zamknąć dostęp odchodzącemu pracownikowi, wnosi do firmy dobre nawyki od pierwszego dnia. Kartę pracy do tego modułu znajdziesz w materiałach do pobrania. Warto połączyć go z modułem o portalu właściciela i bezpieczeństwie w sieci.

System Weles3 jest dostępny dla szkół w ramach programu Weles3 dla Szkół. Jeśli chcesz wdrożyć go w swojej szkole, napisz do nas przez formularz kontaktowy.