Naliczanie i księgowanie zaliczek – ćwiczenie na systemie Weles3

Każdego miesiąca zarządca robi to samo: sprawdza, ile każdy właściciel ma zapłacić, księguje te kwoty i wysyła zawiadomienia. To najczęstsza czynność w całej pracy administracji i właśnie od niej zależy, czy saldo właściciela się zgadza, czy termin płatności jest dobry i czy odsetki będą liczone od właściwego dnia. Uczeń kierunku technik gospodarki nieruchomościami powinien przerobić ten cykl na żywym systemie, zanim zabierze się za rozliczenia. Poniżej gotowe ćwiczenie na system Weles3, które przeprowadzi klasę od przeliczenia zaliczek do wydruku zawiadomienia dla właściciela.

Czym są zaliczki i skąd się biorą?#

Właściciel mieszkania we wspólnocie płaci co miesiąc za eksploatację, fundusz remontowy, wodę, ciepło czy wywóz odpadów. Część tych kosztów znamy dokładnie dopiero po roku, dlatego w ciągu roku pobiera się zaliczki, a na koniec okresu robi się rozliczenie. Wysokość zaliczki system liczy sam: bierze dane lokalu (np. powierzchnię albo liczbę osób), mnoży przez stawkę i dodaje prognozy liczników.

Uczniowie muszą zrozumieć jedną ważną rzecz: w Weles3 naliczenia nie przeliczają się same. Po każdej zmianie danej, stawki, właściciela czy prognozy trzeba je przeliczyć ręcznie. Dopiero wtedy widać aktualne kwoty.

Przykład z bazy szkoleniowej TGN#

To przykład z naszej bazy szkoleniowej, na której przygotowujemy pomoc i wydruki. W bazie szkoły wspólnoty, lokale, osoby i kwoty są inne – uczniowie wykonują te same czynności na wspólnocie ze swojej bazy, a nasze liczby służą do zadań na kartce i do porównania.

Wydruk przykładowej zaliczki jest w materiałach: zawiadomienie – zaliczka M01, sierpień 2022.

Krok pierwszy: przelicz naliczenia#

Uczniowie wchodzą w zakładkę Administracja i klikają przycisk Naliczenia. Na liście miesięcy od razu widać, co już jest zaksięgowane: miesiące zielone są zaksięgowane, białe jeszcze nie. Wybierają pierwszy biały miesiąc (w naszym przykładzie byłby to 2022-09).

W polu Struktura zaznaczają cały budynek, czyli najwyższy element drzewka. To ważne, bo przeliczenie na całym budynku przelicza wszystkie lokale naraz. Potem (nadal w zakładce Administracja) menu Obciążenia → Nalicz zaliczki. Po chwili po prawej stronie pokazują się sumaryczne opłaty całej wspólnoty.

Powiększ

Krok drugi: sprawdź, zanim zaksięgujesz#

Tu zaczyna się właściwa praca zarządcy. Uczniowie patrzą na kolumnę Ilość i na stawki. Klikają lokal z zadania i sprawdzają, czy opłaty liczone od osób wzrosły o jedną stawkę (w naszym przykładzie wywóz 120,00 zł zamiast 80,00 zł). Warto też kliknąć poprzedni miesiąc i porównać oba. Jeśli lokal ma liczniki, opłata za wodę się nie zmieni – liczy się z prognozy licznika, a nie od liczby osób.

Dokumentacja podpowiada trzy narzędzia, które warto pokazać klasie:

• menu Widok → Struktura naliczeń w lokalach (zakładka Administracja), gdy zaznaczymy jedną pozycję opłaty na całym budynku. Pokazuje, ile każdy lokal płaci w czasie, więc od razu widać lokal z przerwą w opłatach albo z dziwną kwotą.
• menu Widok → Struktura naliczeń (zakładka Administracja), gdy zaznaczymy jeden lokal. Pokazuje historię opłat tylko tego mieszkania.
• menu Obciążenia → Zmiany naliczeń (zakładka Administracja). Pokazuje, w którym miesiącu i w którym lokalu zmieniła się kwota. Idealne na pytanie: „dlaczego w tym miesiącu wyszło więcej niż w poprzednim?”.

Krok trzeci: ustaw termin płatności#

Zanim uczniowie zaksięgują zaliczki, warto zajrzeć, skąd system weźmie termin płatności. W Weles3 nie wpisuje się go wprost. Przy księgowaniu podaje się bazowy termin płatności, a system dolicza do niego liczbę dni ustawioną w zakładce Administracja → menu Elementy → Termin płatności (otwiera się okno Terminy płatności).

W naszej wspólnocie przykładowej termin to 10. dzień miesiąca. Uczniowie sprawdzają, jak jest ustawiony we wspólnocie z bazy szkoły, w oknie Terminy płatności wybierają dokument, zostawiają Wszyscy w polu Właściciel, w polu Dni wpisują 9, a w polu Data bazowa wybierają Bazowy termin płatności. Pierwszy dzień miesiąca plus 9 dni daje dziesiątego. Pole Dni wolne od pracy decyduje, czy termin przesunie się, gdy wypadnie w sobotę albo niedzielę. W naszej bazie szkoleniowej przesuwanie jest włączone, co widać na wydrukach: termin lipcowej zaliczki 2022 to 11 lipca, bo 10 lipca 2022 wypadł w niedzielę. Wrzesień też jest ciekawy – 10 września 2022 to sobota, więc termin przesunie się na poniedziałek 12 września.

Dobre pytanie do klasy: jak ustawić termin zawsze na ostatni dzień miesiąca? Dokumentacja podaje sprytny sposób: Dni = -1, Data bazowa = Początek następnego miesiąca, bez przesuwania na dni wolne.

Krok czwarty: zaksięguj należności#

Teraz w zakładce Administracja menu Funkcje → Księguj należności. Uczniowie ustawiają:

• Księgowanie → Zaliczki,
• Data → najstarszy niezaksięgowany miesiąc (naliczenia księguje się zawsze pojedynczo, po kolei),
• Data księgowania → zaliczki zawsze księgują się na 1 dzień miesiąca,
• Bazowy termin płatności → pierwszy dzień tego miesiąca,
• Termin płatności zwrotów → Data albo Bazowy termin płatności,
• Opis → np. „Opłaty MM/RRRR” (ten tekst będzie widoczny na wydrukach; w naszej bazie „Opłaty 08/2022”),
• hasło i Zatwierdź.

Po zaksięgowaniu miesiąc na liście zmienia kolor z białego na zielony. Uczniowie sprawdzają jeszcze dekret w zakładce Dekrety i termin płatności na kartotece jednego właściciela. Dokumentacja mocno to podkreśla: termin płatności ma bezpośredni wpływ na saldo, rozrachunki i odsetki, więc zawsze sprawdzamy go po zaksięgowaniu.

Powiększ

Powiększ

Krok piąty: przygotuj zawiadomienie#

Zaksięgowane opłaty trzeba jeszcze przekazać właścicielom. Uczniowie otwierają zakładkę Administracja → menu Funkcje → Wydruki i wybierają zakładkę:

• Dokumenty, jeśli wydruk ma mieć numer dokumentu (tak drukuje się też faktury i rachunki),
• Osoby, jeśli wystarczy wydruk bez numeru.

Z listy elementów dodają kolejno: Tekst (krótkie wprowadzenie, np. o nowej stawce funduszu remontowego), Dokument albo Naliczenia (tabelka z opłatami) i Wykaz do zapłaty (numer konta i kwota do zapłaty). W Wykazie do zapłaty można włączyć Kody QR, dzięki którym właściciel zapłaci aplikacją banku bez przepisywania numeru konta. Na koniec Podgląd wydruku.

Dla ambitnych: filtry wydruków. Filtr Aktualny właściciel pomija byłych właścicieli, a filtr Dane kontaktowe rozdziela zawiadomienia na te do wysłania e-mailem i te do wrzucenia do skrzynek. Filtr Zmiany naliczeń pozwala wydrukować zawiadomienie tylko tym, którym opłaty się zmieniły, w zadaniu – właścicielowi lokalu z nowym mieszkańcem.

Powiększ

Krok szósty (w bazie testowej): cofnij i zaksięguj jeszcze raz#

Na koniec warto pokazać, co zrobić, gdy po zaksięgowaniu okaże się, że był błąd. Uczniowie wchodzą w zakładkę Administracja → menu Obciążenia → Cofanie naliczeń, w polu Należność wybierają zaksięgowany przed chwilą miesiąc, w polach Wycofaj księgowanie i Usuń korekty ustawiają Tak, wpisują hasło i zatwierdzają. Miesiąc znów jest biały i można go poprawić i zaksięgować ponownie.

Oczami właściciela#

Po zaksięgowaniu zaliczki właściciel widzi ją na tomojdom.pl: zaraz po zalogowaniu saldo z numerem konta do wpłat, w pozycji menu Rozrachunki obciążenia pogrupowane w miesiące, a w wydrukach dokument Opłaty za lokal z pozycjami, numerem rachunku, kwotą do zapłaty i kodem QR do zeskanowania aplikacją banku (Saldo, Wydruki opłat). Instrukcja dla właścicieli zaznacza, że wydruki z portalu nie mają tej samej formy co dokumenty od administracji, ale przedstawiają ten sam stan.

Uczniowie otwierają Właściciele → menu Funkcje → Widok podglądu użytkownika dla właściciela lokalu z zadania i sprawdzają, czy widać nową kwotę i poprawny termin płatności. Wniosek: dopóki zaliczka nie jest zaksięgowana, właściciel jej nie zobaczy.

Trudne miejsca i najczęstsze problemy#

Plan lekcji#

Moduł 2 serii ćwiczeń na Weles3: 3 lekcje po 45 minut, czwarta dla chętnych. Wymaga modułu 0 i 1.

Lekcja 1: skąd się bierze zaliczka (głównie bez komputera)#

• Cele: uczeń wyjaśnia, czym jest zaliczka i z czego się składa; oblicza miesięczną opłatę lokalu na podstawie danych i stawek.
• Kryteria sukcesu: uczeń odtwarza z danych i stawek przykładową zaliczkę M01 za sierpień 2022 (658,52 zł) i oblicza wrześniową (698,52 zł); potem liczy, jak zmieni się opłata lokalu z zadania w bazie szkoły.
• Metody i formy: pogadanka, ćwiczenie rachunkowe, praca indywidualna, sprawdzenie w parach.
• Środki: karta z zadaniem A, kalkulatory, na koniec jeden komputer z bazą testową (projektor).
• Przebieg: wstęp (10 min): sytuacja „dlaczego płacę więcej niż sąsiad?”, pojęcia: stawka, dana, prognoza, grupy opłat · część główna (25 min): zadanie A, sprawdzenie w parach · podsumowanie (10 min): nauczyciel otwiera w systemie lokal z zadania i klasa porównuje jego opłaty z przykładem.
• Sprawdzenie: wynik zadania A i jedno zdanie wyjaśnienia wzrostu opłaty.

Lekcja 2: przeliczenie i kontrola#

• Cele: uczeń przelicza zaliczki na całym budynku i sprawdza je przed zaksięgowaniem trzema narzędziami systemu.
• Kryteria sukcesu: uczeń pokazuje, że nowa liczba osób została uwzględniona, a kwota zgadza się z jego obliczeniem na kartce.
• Metody i formy: pokaz z objaśnieniem, ćwiczenie w systemie, praca indywidualna.
• Środki: komputery z bazą testową, wynik zadania A z poprzedniej lekcji.
• Przebieg: wstęp (10 min): „najwięcej błędów w opłatach bierze się z księgowania bez sprawdzenia”, pokaz kroku pierwszego · część główna (25 min): kroki pierwszy i drugi (przeliczenie, struktura naliczeń, zmiany naliczeń) · podsumowanie (10 min): co wyłapały narzędzia kontroli i co by się stało bez nich.
• Sprawdzenie: uczeń wskazuje w Zmiany naliczeń lokal i pozycję, która zmieniła się względem poprzedniego miesiąca.

Lekcja 3: termin płatności, księgowanie, zawiadomienie#

• Cele: uczeń ustawia termin płatności, księguje zaliczki za miesiąc i przygotowuje zawiadomienie dla właściciela z wykazem do zapłaty.
• Kryteria sukcesu: zaksięgowany miesiąc jest zielony, termin płatności na kartotece zgadza się z ustawieniami (z przesunięciem, jeśli wypada w dzień wolny), a wydruk ma w każdym elemencie ten sam miesiąc.
• Metody i formy: ćwiczenie w systemie, praca indywidualna; tekst zawiadomienia w parach (zadanie C).
• Środki: komputery z bazą testową, karta z zadaniem B.
• Przebieg: wstęp (10 min): dlaczego termin płatności wpływa na saldo i odsetki, zadanie B na rozgrzewkę · część główna (25 min): kroki trzeci, czwarty i piąty · podsumowanie (10 min): porównanie wydruków, wybór najczytelniejszego zawiadomienia.
• Sprawdzenie: zapisany PDF zawiadomienia dla lokalu z zadania.

Lekcja 4 (dla chętnych): gdy coś pójdzie nie tak#

• Cele: uczeń cofa naliczenia w bazie testowej i księguje je ponownie; stosuje filtry wydruków.
• Przebieg: krok szósty (cofanie), filtry „Zmiany naliczeń” i „Dane kontaktowe”, zapisanie schematu wydruku. Warto zacząć od rozmowy, dlaczego cofanie w prawdziwej pracy to ostateczność.

Do omówienia z klasą#

• Dlaczego zaliczka, a nie rachunek za faktyczne koszty? Czego zarządca nie wie w chwili naliczania opłat i kiedy się tego dowie?
• Co się stanie, gdy termin płatności będzie zły? Kto na tym straci: właściciel czy wspólnota? (Wracamy do tego w module o odsetkach.)
• Jak wytłumaczyć podwyżkę? Właściciel dostaje wyższe zawiadomienie. Jakie informacje powinien znaleźć na wydruku, żeby nie musiał dzwonić do administracji?
• E-mail czy papier? Po co filtr „dane kontaktowe” i co z właścicielami, którzy nie podali adresu e-mail?

Zadania bez komputera#

• Zadanie B: terminy płatności. Bazowy termin to 1 września 2022. Jaki termin wyjdzie przy ustawieniu Dni = 9 z przesuwaniem na dzień roboczy (10.09.2022 to sobota)? A przy Dni = -1 i Data bazowa = Początek następnego miesiąca? Na wydruku kartoteki M09 z naszej bazy zaliczka za lipiec 2022 ma termin 11 lipca – wyjaśnij, skąd ta data. (Odpowiedzi: 12.09.2022; 30.09.2022; 10.07.2022 była niedziela.)
• Zadanie C: tekst do zawiadomienia. W 3–4 zdaniach, prostym językiem, wyjaśnij Annie Pawłowskiej, dlaczego od września płaci 698,52 zł zamiast 658,52 zł. Klasa wybiera najlepszy tekst i wpisuje go w element Tekst na wydruku.

Wsparcie i rozszerzenia#

• Dla potrzebujących wsparcia: karta z kolejnością kroków (przelicz → sprawdź → termin → zaksięguj → wydrukuj) i gotowymi wartościami pól księgowania.
• Dla szybszych: znajdź w systemie lokal, którego opłata zmieniła się najbardziej względem poprzedniego miesiąca, i wyjaśnij dlaczego; zapisz schemat wydruku dla całej klasy.

Plan awaryjny#

Bez dostępu do systemu: lekcja 1 w całości działa bez komputera; zamiast lekcji 2 i 3 uczniowie rozwiązują zadania B i C oraz układają na kartce „listę kontrolną zarządcy przed zaksięgowaniem zaliczek”, którą sprawdzą w systemie na kolejnych zajęciach.

Materiały do tego modułu#

• Karta pracy – moduł 2 (PDF) – zadania dla ucznia do druku.
• Wydruk z Weles3: zawiadomienie o opłatach (PDF) – wydruk z danymi z naszej bazy szkoleniowej.
• Klucz odpowiedzi do kart pracy (PDF) – dla nauczyciela.
• Plan nauczania – wszystkie moduły w zalecanej kolejności.
• Przykładowe wydruki z bazy szkoleniowej TGN: Zawiadomienie o opłatach – lokal M01, sierpień 2022 (PDF) – dokument „Zaliczka” z naszej bazy szkoleniowej. W przewodniku po wydrukach: element Dokument i Wykaz do zapłaty.

Dlaczego to ważne ćwiczenie#

Zaliczki to kręgosłup całej pracy zarządcy. Z nich biorą się saldo właściciela, przychody wspólnoty, odsetki i później rozliczenia. Uczeń, który raz sam przeliczy, sprawdzi i zaksięguje miesiąc, rozumie, dlaczego kolejność „zmiana, przeliczenie, sprawdzenie, księgowanie” jest święta. To ćwiczenie łączy wcześniejsze dodawanie lokalu z późniejszym rozliczaniem mediów.

System Weles3, który szkoły dostają w ramach programu Weles3 dla Szkół, ma bazę testową, w której uczeń może księgować i cofać do woli. Jeśli chcesz mieć taki system w swojej szkole, napisz do nas przez formularz kontaktowy.