Diagnoza błędów, czyli co zrobić, gdy system protestuje – ćwiczenie Weles3

W prawdziwej pracy nie wszystko idzie zgodnie z instrukcją. Nowa opłata nie chce się zaksięgować, import wyciągu kończy się komunikatem, a plik podatkowy nie przechodzi weryfikacji. Początkujący w takiej chwili klika „OK” i próbuje jeszcze raz. Doświadczony zarządca czyta komunikat, szuka przyczyny w danych i poprawia ją u źródła. Tego właśnie uczy ten moduł – myślenia jak diagnosta, a nie jak osoba, która „klika, aż zadziała”. Poniżej gotowe ćwiczenie na system Weles3.

Cztery kroki diagnosty#

Zanim uczniowie zobaczą pierwszy komunikat, warto zapisać na tablicy prostą procedurę, która działa w każdym programie:

1. Przeczytaj i zapisz. Cały komunikat, razem z kodem (np. BADNGSUBK) i numerami kont, jeśli są.
2. Zrozum, czego brakuje albo co się nie zgadza. Kod to zwykle skrót: brak podkont, brak odczytów, brak NIP-u.
3. Popraw przyczynę, nie objaw. Nie „obchodź” błędu, tylko uzupełnij brakujący element.
4. Powtórz operację i sprawdź wynik. Czy dokument się zaksięgował? Czy saldo się zgadza?

Do tego jedna zasada: jeśli nie wiesz, co oznacza komunikat, szukasz w dokumentacji (dział Częste problemy), a nie zgadujesz.

Nasza przykładowa sytuacja#

Stacje z kartami błędów#

Klasa dzieli się na grupy, a każda grupa przechodzi przez stacje. Na każdej stacji jest karta z komunikatem, krótkim opisem sytuacji i animacją z dokumentacji. Grupa zapisuje: co oznacza błąd, gdzie leży przyczyna, jak ją poprawić i jak sprawdzić, że się udało.

Stacja 1: BADNGSUBK – brak przypisanych podkont#

Sytuacja: pierwsze księgowanie zaliczek w nowej wspólnocie albo po dodaniu nowej opłaty. Przyczyna: grupa należności nie ma wskazanego podkonta kartoteki właściciela. Poprawka: zakładka Administracja → menu Elementy → Konta należności, dla każdej grupy należności wybór podkonta, Dodaj, hasło i zatwierdzenie. Potem ponowne księgowanie zaliczek.

Powiększ

Stacja 2: ERR UpdOdc BrakLOdc – brak odczytów liczników#

Sytuacja: księgowanie rozliczenia liczników. Przyczyna: nie wszystkie liczniki mają odczyt na koniec okresu. Poprawka: zakładka Administracja → menu Funkcje → Analiza liczników, znalezienie liczników bez odczytu, uzupełnienie w tej samej zakładce: menu Zasoby → Edytuj odczyty, powrót do księgowania. To dobra okazja, żeby przypomnieć moduł 9 o analizie liczników.

Powiększ

Stacja 3: BADNRK – księgowanie na różnych poziomach analityki#

Sytuacja: wprowadzanie dokumentu księgowego. Przyczyna: dokument księguje na koncie, które ma już księgowania na innym poziomie analityki (np. raz na koncie syntetycznym, raz na jego podkoncie). Poprawka: sprawdzić oba konta z komunikatu i pozycje dokumentu, a potem usunąć pozycję albo zmienić konto na takie, które nie powoduje konfliktu. Uczniowie wyjaśniają na przykładzie z modułu 5, co to jest konto syntetyczne i analityczne.

Stacja 4: JPK – brak NIP-u#

Sytuacja: generowanie pliku JPK. Przyczyna: brak NIP-u odbiorcy (właściciela) albo dostawcy (kontrahenta). Poprawka: podgląd pliku bez weryfikacji schematu pokazuje, komu brakuje numeru. NIP właściciela poprawia się w zakładce Administracja → menu Zasoby → Edytuj dane właścicieli, a kontrahenta w zakładce Zasoby → menu Zasoby → Edytuj kontrahentów. Dokumentacja podaje, że zwykłym właścicielom można wpisać wartość 9999999999 („Brak”). Samych przepisów o JPK na tej lekcji nie omawiamy – to temat na zajęcia z rachunkowości.

Stacja 5: adres właściciela nie przechodzi#

Sytuacja: dodawanie lub edycja adresu właściciela. Przyczyna: system sprawdza strukturę adresu (potrzebną m.in. do wysyłki przez Envelo): w pierwszej linii nazwa lub osoba, w drugiej ulica z numerem, w trzeciej kod pocztowy i miejscowość. Poprawka: wpisać adres w trzech liniach we właściwym formacie. Dokumentacja wspomina też opcję wyłączenia sprawdzania struktury – uczniowie zastanawiają się, kiedy to rozsądne, a kiedy tylko ukrywa problem.

Stacja 6: import wyciągu – brak konta FK i „multiple rows”#

Sytuacja: import wyciągu bankowego. Przyczyny: (a) rachunek w pliku nie ma przypisanego konta FK; (b) ten sam numer konta bankowego jest przypisany do kilku kontrahentów i system nie wie, którego wybrać. Poprawka: (a) przypisanie konta FK do rachunku w ustawieniach importu i ponowny import; (b) wyszukanie numeru rachunku w Zasoby → Edytuj kontrahentów i usunięcie go ze zbędnych kontrahentów.

Stacja 7: DtOds – naruszenie ochrony odsetek#

Sytuacja: import wyciągu albo edycja dekretu z zamkniętego miesiąca. Przyczyna: zmiana dotyczy pozycji na kontach właścicieli w miesiącu zamkniętym po naliczeniu odsetek. Poprawka: otwarcie miesiąca FK. Dokumentacja ostrzega, że zmiany na kontach 201 mogą zmienić wysokość odsetek po ich ponownym naliczeniu. To stacja do dyskusji: kto powinien podjąć decyzję o otwarciu miesiąca? (Nawiązanie do modułu 12.)

Komunikaty z naszej bazy szkoleniowej: sprawdzone przyczyny i poprawki#

Poniższe komunikaty pojawiły się naprawdę, gdy w naszej bazie szkoleniowej zakładaliśmy i prowadziliśmy cztery przykładowe wspólnoty. Każdy ma sprawdzoną przyczynę i poprawkę. Kod w nawiasie to kod błędu, który warto zapisać przy zgłoszeniu do działu wsparcia. Nadają się na dodatkowe stacje albo zadania dla szybszych.

• „Niewłaściwa stawka VAT w lokalach: LU01” (SXCWJF) – przy księgowaniu zaliczek we wspólnocie, która wystawia faktury za lokale użytkowe. Przyczyna: lokal ma dokument Faktura VAT, a jego stawki nie mają typu VAT. Poprawka: w strukturze lokali użytkowych stawki z typem VAT (np. Brutto VAT (FV), ZW VAT (FV)), ponowne Nalicz zaliczki i dopiero potem księgowanie.
• „Zamknięty miesiąc w WM” – przy imporcie (zakładka Administracja → menu Funkcje → Import danych) z datą w miesiącu, za który zaksięgowano już zaliczki. Poprawka: zmianę wstecz wprowadza się w oknie Edytuj dane (albo Edytuj prognozy, Edytuj odczyty), a różnicę rozlicza korektą.
• „Nierozpoznany bank” – przy analizie wyciągu MT940. Przyczyna: numer rachunku wspólnoty ma numer rozliczeniowy innego banku niż plik (dla PKO BP cyfry 3–6 numeru to 1020). Poprawka: poprawny numer rachunku w ustawieniach rachunku bankowego wspólnoty.
• „Brak konta FK dla rachunku” w kolejnym miesiącu – nowy płatnik: nabywca lokalu albo właściciel, który w poprzednim miesiącu nic nie wpłacił. Poprawka: przypisanie rachunku w Przypisanie kont do właściwego konta – u nowego właściciela do jego nowej kartoteki.
• „Licznik już istnieje” (ZULHFO) – przy Edytuj liczniki → Utwórz. Licznik o tym numerze już jest w tym lokalu (np. formularz zapisał się za pierwszym razem). Ten sam numer w innym lokalu, np. po wykupie wstecz, jest dozwolony.
• „ERR UpdOdc BrakLOdc Brak odczytów liczników” (YMMTQL) – przy księgowaniu rozliczenia wody w WIERZBOWEJ 20, choć odczyty były zaimportowane. Przyczyna: po imporcie nie wykonano (zakładka Administracja) Funkcje → Odśwież, więc analiza liczników ich nie widziała. Poprawka: Odśwież → Analiza liczników → ponowne naliczenie i księgowanie.
• „INTERNAL Zbyt krótkie konto 1” (EWWMHO) – przy pierwszym księgowaniu odsetek. Przyczyna: w planie kont nie było konta z typem systemowym „Odsetki właścicieli”. Poprawka: konto 720 z tym typem – podkonta system zakłada sam.
• „INTERNAL Licznik na strukturze” – przy imporcie liczników. Jeden wiersz wskazywał budynek zamiast lokalu i cały plik został odrzucony. Poprawka: poprawić wiersz i wczytać plik ponownie.
• „INTERNAL MRNJWK” – przy kwerendzie ZestawienieKsiegowan albo ImportDok (Pomoc → Kwerendy) bez parametrów INP, DTID, NAZ. Poprawka: uzupełnić parametry.
• Harmonogram zgłoszenia się nie zapisuje (GKVHES) – dopóki zgłoszenie nie ma etykiet.
• Czerwony przycisk „Odświeżenie tokenu”, potem „Błąd – Zabronione” – sesja wygasła po ok. 1–1,5 godziny. Poprawka: ponowne logowanie, dane zostają.
• Odsetki bankowe na koncie 240-01 Wpłaty do wyjaśnienia (lipiec 2022, WIERZBOWA 20) – bez komunikatu. Przyczyna: w ustawieniach rachunku jako konto pozycji nierozpoznanych Ma wybrano 240-01. Poprawka: konto przychodów finansowych w ustawieniach rachunku.
• Pozorny dłużnik G02 – bez komunikatu. Wpłaty „OPŁATY G02” trafiają na kartotekę poprzedniego właściciela (Jan Dąbrowski), a nowy (Marek Zając) ma na liście zaległości ponad 900 zł. Poprawka: przepięcie rachunku w Przypisanie kont i przeksięgowanie wpłat.
• Uchwała „Przyjęta” bez większości głosów – bez komunikatu. System pozwala wybrać wynik ręcznie, więc w bazie były uchwały przyjęte przy 0% albo 49,40% głosów za. Poprawka: głosy (najszybciej importem) i dopiero przy ponad 50% za – Przyjęta, przy ponad 50% przeciw – Odrzucona.
• Okno księgowania korekty nie kończy zapisu – bez komunikatu, przy włączonej integracji KSeF w naszej bazie szkoleniowej. Poprawka: w zasobie Wyłączenie wysyłki do KSeF i Wyłączenie odbioru KSeF, potem Odśwież.
• Nowa uchwała się nie zapisuje (HQZPPJ) – za długi Opis. Poprawka: krótki opis („Uchwała 4/2021 – zmiana funduszu remontowego”), a pełna treść w pliku PDF.
• Nowe zgłoszenie się nie zapisuje (BTJGID) – za długi tytuł zgłoszenia. Poprawka: krótki tytuł, szczegóły w treści.
• Stan windykacji się nie zapisuje – nazwa stanu ma limit 20 znaków („Wezwanie do zapłaty” się mieści, dłuższe nazwy trzeba skrócić).
• Dane kontaktowe zarządcy: telefon (SOEKVC) i e-mail (GRWVQW, NMZWLK) – numer telefonu musi zawierać same cyfry, a adres e-mail system sprawdza na serwerze poczty, więc zmyślony adres (np. w domenie example.com) zostanie odrzucony.
• Nowy zasób nie pojawia się w drzewku – dopóki w Ochrona danych osobowych nie zostaną ustawione zgody zasobu. Po ich ustawieniu zasób jest widoczny.
• Podwójnie zaksięgowane faktury – po imporcie dekretu lista w zakładce Dekrety odświeża się dopiero po Funkcje → Odśwież. Kto nie odświeży, widzi „pustą” listę i importuje drugi raz. Poprawka: usunięcie zdublowanego dokumentu i zasada „najpierw Odśwież, potem import”.
• Termin rozliczenia kosztów nie przyjmuje miesiąca – w Terminy rozliczeń kosztów pole Do miesiąca nie może być późniejsze niż bieżący miesiąc zasobu. Terminy ustawia się w chwili rozliczania.

Narzędzia kontrolne: łap błędy, zanim się pojawią#

Druga część modułu dzieje się w systemie. Uczniowie poznają narzędzia, które pozwalają wychwycić problem przed księgowaniem – tu nic nie zmieniamy, tylko sprawdzamy:

• Zmiany naliczeń. Zakładka Administracja → menu Obciążenia → Zmiany naliczeń. Pokazuje, w którym miesiącu i o ile zmieniła się opłata. Odpowiada na pytanie „dlaczego w tym miesiącu wyszło więcej?”.
• Struktura naliczeń w lokalach. Przerwy w opłatach i nietypowe kwoty widać od razu na osi czasu.
• Analiza liczników. Zakładka Administracja → menu Funkcje → Analiza liczników: brakujące odczyty, ujemne zużycia, nietypowe wartości.
• Wyszukiwanie księgowań. Pomaga znaleźć dokument po kwocie lub opisie, np. gdy „zniknęła” wpłata.

Zadanie w parach: każda para wybiera jedno narzędzie i przygotowuje dla reszty klasy dwuminutowy pokaz „co to narzędzie wykrywa i kiedy go używać”.

Plan lekcji#

Moduł 16 serii ćwiczeń na Weles3: 2 lekcje po 45 minut, trzecia dla chętnych. Wymaga modułów 2, 5 i 6; stacje 2 i 7 najlepiej po modułach 10 i 12.

Lekcja 1: stacje z kartami błędów (bez komputera)#

• Cele: uczeń stosuje cztery kroki diagnosty, wyjaśnia przyczyny typowych komunikatów Weles3 i wskazuje miejsce poprawki w systemie.
• Kryteria sukcesu: grupa poprawnie opisuje przyczynę i poprawkę na co najmniej 5 z 7 stacji; uczeń umie powiedzieć, jak sprawdzić, że poprawka zadziałała.
• Metody i formy: praca stacyjna w grupach, dyskusja.
• Środki: karty błędów (komunikat, sytuacja, zrzut ekranu z dokumentacji), karta pracy do modułu 16.
• Przebieg: wstęp (10 min): cztery kroki diagnosty na przykładzie z życia („telefon się nie ładuje”) · część główna (25 min): stacje, ok. 3–4 min na stację · podsumowanie (10 min): grupy prezentują po jednej stacji, klasa uzupełnia.
• Sprawdzenie: karta pracy z opisem stacji.

Lekcja 2: narzędzia kontrolne w systemie#

• Cele: uczeń korzysta z narzędzi kontrolnych Weles3, by znaleźć nieprawidłowość przed księgowaniem.
• Kryteria sukcesu: para przygotowuje dwuminutowy pokaz jednego narzędzia i znajduje w bazie testowej co najmniej jedną „podejrzaną” wartość (np. zmianę opłaty, brak odczytu).
• Metody i formy: ćwiczenie w systemie w parach, uczenie się od siebie nawzajem.
• Środki: komputery z bazą testową.
• Przebieg: wstęp (10 min): „łap błędy, zanim się pojawią” – po co kontrola przed księgowaniem · część główna (25 min): praca z narzędziami i przygotowanie pokazów · podsumowanie (10 min): pokazy par i wspólna lista kontrolna „przed księgowaniem sprawdzam…”.
• Sprawdzenie: pokaz pary i wspólna lista kontrolna.

Lekcja 3 (dla chętnych): zgłoszenie do działu wsparcia#

Uczniowie piszą zgłoszenie problemu tak, jak pisze je profesjonalista: co robiłem, jaki komunikat się pojawił (dokładna treść), co już sprawdziłem, czego oczekuję. Porównują zgłoszenie „nie działa!!!” z dobrym zgłoszeniem.

Do omówienia z klasą#

• Dlaczego system „protestuje”? Czy komunikat błędu to wróg, czy ochrona przed złym księgowaniem?
• Obejście czy naprawa? Kiedy wyłączenie sprawdzania (np. struktury adresu) jest w porządku, a kiedy ukrywa problem?
• Kto decyduje? Które poprawki może zrobić pracownik sam, a które wymagają zgody przełożonego (np. otwarcie zamkniętego miesiąca)?
• Dokumentacja. Dlaczego lepiej sprawdzić w instrukcji niż pytać kolegę, który „chyba wie”?

Zadania bez komputera#

• Zadanie A: dopasuj. Siedem komunikatów i siedem przyczyn na osobnych karteczkach – uczniowie łączą je w pary.
• Zadanie B: kolejność. Pomieszane kroki poprawki błędu BADNGSUBK – uczniowie układają je we właściwej kolejności.
• Zadanie C: dobre zgłoszenie. Przepisanie zgłoszenia „Nic nie działa, pomocy” na zgłoszenie z opisem sytuacji, treścią komunikatu i tym, co już sprawdzono.

Wsparcie i rozszerzenia#

• Dla potrzebujących wsparcia: karty stacji z podpowiedzią, w którym menu szukać poprawki; słowniczek: podkonto, analityka, konto FK, odczyt, NIP.
• Dla szybszych: błąd INTERNAL FV V ND (stawka bez typu VAT w lokalu z fakturą) z dokumentacji – samodzielne opracowanie karty stacji dla kolegów.

Plan awaryjny#

Bez systemu: lekcja 1 i zadania A–C działają w całości; zamiast lekcji 2 uczniowie oglądają animacje z dokumentacji (zmiany naliczeń, analiza liczników) i układają listę kontrolną „przed księgowaniem sprawdzam…”.

Materiały do tego modułu#

• Karta pracy – moduł 16 (PDF) – tabela do pracy stacyjnej i zadania.
• Klucz odpowiedzi do kart pracy (PDF) – dla nauczyciela.
• Plan nauczania – wszystkie moduły w zalecanej kolejności.
• Przykładowe wydruki z bazy szkoleniowej TGN: W przewodniku po wydrukach: jak działa okno Wydruki i uwagi przy elementach, które w bazie nie dają wydruku („Wydruk nie zawiera żadnych danych”).

Dlaczego to ważne ćwiczenie#

Pracodawcy nie oczekują od absolwenta, że nigdy nie zobaczy komunikatu błędu. Oczekują, że nie wpadnie w panikę, przeczyta go, poszuka przyczyny i powie rzeczowo, co się stało. To umiejętność, która przydaje się w każdym programie, nie tylko w Weles3. Kartę pracy z opisem stacji znajdziesz w materiałach do pobrania. Wcześniej warto przerobić import wyciągu bankowego i naliczanie zaliczek.

System Weles3 jest dostępny dla szkół w ramach programu Weles3 dla Szkół. Jeśli chcesz wdrożyć go w swojej szkole, napisz do nas przez formularz kontaktowy.