Odsetki i wezwanie do zapłaty – ćwiczenie na systemie Weles3

W każdej wspólnocie jest ktoś, kto nie płaci. Czasem zapomniał, czasem ma kłopoty, czasem po prostu nie zamierza. Zarządca musi wtedy policzyć odsetki, wiedzieć, od kiedy biegnie zaległość, i wysłać wezwanie do zapłaty, które wytrzyma ewentualną sprawę w sądzie. Uczeń kierunku technik gospodarki nieruchomościami powinien przejść przez ten proces na żywym systemie, bo tu każdy błąd w dacie albo w terminie płatności kosztuje realne pieniądze. Poniżej gotowe ćwiczenie na system Weles3.

Jak system liczy odsetki?#

Najpierw pojęcie, bez którego reszta nie ma sensu: termin płatności. Odsetki liczy się od terminu płatności pozycji, a nie od daty jej zaksięgowania (czy sam dzień terminu jest już dniem zaległości, decyduje ustawienie stopy odsetkowej). Dlatego w Weles3 kartotekę dłużnika zawsze analizuje się posortowaną według terminów płatności.

Druga rzecz: wpłata dłużnika może najpierw pokrywać odsetki albo najpierw zaległość główną. Decyduje o tym ustawienie stopy odsetkowej. Warto zapytać klasę, która kolejność jest korzystniejsza dla wspólnoty, a która dla właściciela.

Przykład z bazy szkoleniowej TGN#

To przykład z naszej bazy szkoleniowej, na której przygotowujemy pomoc i wydruki. W bazie szkoły wspólnoty, lokale, osoby i kwoty są inne – uczniowie wykonują te same czynności na wspólnocie ze swojej bazy, a nasze liczby służą do zadań na kartce i do porównania.

Wydruki z naszej bazy: kartoteka konta M09, wydruki odsetkowe M09, zaległości płatnicze na 31.08.2022, wezwanie do zapłaty M09.

Krok pierwszy: sprawdź ustawienia (raz na zawsze)#

Dwie rzeczy robi się tylko raz, więc w bazie szkoły zwykle już są. Warto je jednak pokazać, żeby uczniowie wiedzieli, skąd system bierze dane:

• Konto na odsetki. Zakładka Zasoby → menu Plan kont → Plan kont. Konto syntetyczne, np. 720 „Odsetki naliczone od zaległości właścicieli”, z analityką 11, w polu Typ księgowy → Wynikowe, w polu Typ systemowy → Odsetki właścicieli. Bez tego konta księgowanie odsetek kończy się komunikatem błędu (np. „Zbyt krótkie konto”), więc zakłada się je przed pierwszym naliczeniem. Podkonta system tworzy sam przy pierwszym księgowaniu odsetek.
• Stopy odsetkowe. Zakładka Zasoby → menu Elementy → Stopy odsetkowe (dla wszystkich nieruchomości) albo zakładka Dekrety → menu Elementy → Stopy odsetkowe (wyjątki dla jednej wspólnoty). Główne stopy wynikające z prawa ustawia się globalnie, żeby nie powtarzać każdej zmiany w każdym budynku.

Przy stopie ustawia się: datę obowiązywania, roczną stopę procentową, Kolejność pokrywania (najpierw odsetki czy zaległość główna), Pokrywanie ze zwrotów i Wymagalność pozycji, czyli czy dzień terminu płatności jest już pierwszym dniem zaległości.

Powiększ

Powiększ

Krok drugi: zamknij miesiące FK#

Odsetki księgują się zawsze na koniec ostatniego zamkniętego miesiąca. Uczniowie wchodzą w zakładkę Dekrety → menu Funkcje → Zamykanie/otwieranie miesiąca FK, w polu Data ustawiają ostatni miesiąc okresu (np. 2022-08) i klikają Zatwierdź. Można zamknąć kilka miesięcy naraz. Zamknięte miesiące dostają symbol kłódki.

W zamkniętym miesiącu nadal można edytować dekrety, ale nie wolno zmieniać pozycji na kontach właścicieli 201. To właśnie ochrona odsetek: po ich naliczeniu nikt nie przesunie „po cichu” wpłaty dłużnika.

Powiększ

Powiększ

Krok trzeci: nalicz odsetki#

Zakładka Dekrety → menu Dokumenty → Nalicz odsetki (ta pozycja pojawia się w menu dopiero wtedy, gdy są zamknięte miesiące FK). Okno od razu pokazuje po prawej podgląd odsetek na kontach właścicieli:

• Data początkowa → pierwszy miesiąc po ostatniej nocie odsetkowej,
• Data końcowa → ostatni zamknięty miesiąc,
• Minimalna wartość → np. 1,00 zł, żeby nie księgować odsetek groszowych,
• Termin płatności → data, po której wpłaty i zwroty właściciela mogą pokrywać odsetki,
• Zatwierdź.

Po zamknięciu okna na koniec okresu pojawia się fioletowy dokument ODS. Dokumentów ODS księgowanych przez system nie można edytować.

Krok czwarty: przeanalizuj odsetki na wydrukach#

Zakładka Administracja → menu Funkcje → Wydruki → zakładka Osoby. Uczniowie wybierają dłużnika ze wspólnoty z bazy szkoły i porównują trzy wydruki (wzór: nasze wydruki odsetkowe M09):

• Kartoteka konta posortowana według terminów płatności (Zakres → Termin płatności albo Wszystkie). Pokazuje, z czego wynika zaległość.
• Odsetki, czyli główny wydruk z wyliczeniem: kolumny Od–Do, zaległość odsetkowa, zaległość podstawowa, stopa, liczba dni, odsetki i odsetki narastająco.
• Raport odsetkowy, czyli rozbicie na miesiące: wpłaty, naliczone obciążenia, naliczone odsetki, co zostało zapłacone, nadpłaty i co zostało do zapłaty.

Dobre zadanie kontrolne: niech uczniowie wezmą jeden wiersz z wydruku Odsetki i na kalkulatorze, z kolumn zaległość podstawowa, stopa roczna i liczba dni, spróbują dojść do kwoty z kolumny Odsetki. Rozmowa o tym, skąd biorą się różnice groszowe, bywa bardzo pouczająca.

Krok piąty: znajdź dłużników#

Teraz widok całej wspólnoty. Okno Wydruki (zakładka Administracja → menu Funkcje → Wydruki) → zakładka Zasoby → element Zaległości płatnicze:

• Rodzaj zaległości → Właścicieli lokali,
• Rozrachunki → Zbiorczo (sumuje podkonta właściciela, pokazuje tylko tych, którzy naprawdę są na minusie),
• Sortowanie → Zaległość (najwięksi dłużnicy na górze),
• Minimalna zaległość → 300.

Krok szósty: przygotuj wezwanie do zapłaty#

Wydruki → zakładka Osoby, na liście właścicieli WSZYSCY. Uczniowie komponują dokument z elementów:

1. Tekst. Tytuł „Wezwanie do zapłaty” i treść żądania spłaty z terminem.
2. Kartoteka konta. Pokazuje, z czego wynika zadłużenie. W polu Miesiąc początkowy warto ograniczyć okres, żeby tabelka nie była za długa.
3. Rozrachunki. Kwota zadłużenia i numer konta do wpłaty. Ustawiają Saldo na dzień, Drukuj → Tylko zalegających zbiorczo, Minimalna zaległość → 300 i włączają Kody QR, żeby dłużnik mógł zapłacić aplikacją banku.
4. Na końcu tekst „Sporządził” i ewentualnie obraz z podpisem.

Najważniejszy szczegół to wydruk główny i zależny, czyli niebieskie kółka przy nazwach elementów. Rozrachunki ustawiamy jako wydruk główny (i), a Tekst i Kartoteka konta jako zależne (?). Dzięki temu wezwanie wydrukuje się tylko osobom, które naprawdę zalegają, a nie wszystkim właścicielom z samym tekstem. Na koniec Podgląd wydruku.

Powiększ

Dla ambitnych: sprawa „do sądu” i cofnięcie odsetek#

• Łączenie rozrachunków. Zakładka Konta FK → menu Funkcje → Złącz rozrachunki. Uczeń paruje konkretne wpłaty dłużnika z konkretnymi obciążeniami. Potem wydruk Kartoteka - rozrachunki pokazuje, która wpłata pokryła który miesiąc. Takiego zestawienia potrzebuje prawnik wspólnoty.
• Cofnięcie odsetek (tylko w bazie testowej). Zakładka Dekrety → menu Funkcje → Zamykanie/otwieranie miesiąca FK → zakładka Otwieranie miesiąca FK, potwierdzenie Cofanie miesiąca i Cofanie odsetek. Miesiące otwiera się pojedynczo, a po ponownym naliczeniu trzeba je znowu zamknąć.
• SMS windykacyjny. W zakładce Administracja → menu Funkcje → Wysyłka SMS można pokazać klasie, jak filtruje się dłużników. Samej wysyłki nie robimy, bo to płatna usługa i SMS naprawdę trafia do ludzi.

Oczami właściciela#

Dłużnik nie musi czekać na wezwanie, żeby zobaczyć swoją sytuację. Na tomojdom.pl widzi saldo zaraz po zalogowaniu, w Szczegółowych rozrachunkach – obciążenia i wpłaty miesiąc po miesiącu z saldem na koniec każdego miesiąca, a w wydrukach kartotekę konta (Szczegółowe rozrachunki). Jeśli płatności przez portal są uruchomione, przycisk Zapłać teraz on-line podpowiada kwotę równą saldu.

Uczniowie otwierają Widok podglądu użytkownika dla dłużnika z kroku czwartego i porównują to, co widzi on, z wydrukiem odsetkowym z kroku czwartego. Czy odsetki są widoczne w portalu? Co właściciel zrozumie sam, a o co zadzwoni do biura?

Nagranie z bazy szkoleniowej#

Drugie nagranie pokazuje naliczenie odsetek w nowym roku – po zamknięciu 2021 odsetki z poprzedniego roku są już w bilansie otwarcia.

Powiększ

Trudne miejsca i najczęstsze problemy#

Plan lekcji#

Moduł 12 serii ćwiczeń na Weles3: 3 lekcje po 45 minut, czwarta dla chętnych. Wymaga modułów 2 i 6 (zaliczki z terminami płatności, wpłaty właścicieli).

Lekcja 1: dłużnik to też klient (bez komputera)#

• Cele: uczeń wyjaśnia, czym jest zaległość, termin płatności i odsetki; odczytuje z kartoteki, od kiedy trwa zaległość; prowadzi spokojną rozmowę z właścicielem zalegającym z opłatami.
• Kryteria sukcesu: uczeń poprawnie wskazuje w zadaniu A okresy zaległości i ich kwoty; w scence stosuje zasady: fakty, bez oceniania, konkretna propozycja.
• Metody i formy: analiza kartoteki na papierze, odgrywanie ról w parach.
• Środki: wydruk przykładowej kartoteki (zadanie A), karty ról (zadanie B).
• Przebieg: wstęp (10 min): dlaczego zaległość jednego właściciela dotyka całą wspólnotę · część główna (25 min): zadanie A, potem scenki z zadania B · podsumowanie (10 min): co działa w rozmowie z dłużnikiem, a co ją psuje.
• Sprawdzenie: zadanie A oddane nauczycielowi.

Lekcja 2: zamknięcie miesięcy i naliczenie odsetek#

• Cele: uczeń sprawdza ustawienia stóp odsetkowych, zamyka miesiące FK, nalicza odsetki i analizuje je na wydrukach odsetkowych.
• Kryteria sukcesu: w zakładce Dekrety jest dokument ODS; uczeń wyjaśnia na wydruku Odsetki jeden wiersz (okres, zaległość, stopa, dni, odsetki).
• Metody i formy: pokaz z objaśnieniem, ćwiczenie w systemie, praca indywidualna.
• Środki: komputery z bazą testową.
• Przebieg: wstęp (10 min): dlaczego zamyka się miesiące i co chroni kłódka · część główna (25 min): kroki pierwszy–czwarty · podsumowanie (10 min): porównanie wydruku Odsetki i Raport odsetkowy.
• Sprawdzenie: uczeń objaśnia wybrany wiersz wydruku.

Lekcja 3: lista dłużników i wezwanie do zapłaty#

• Cele: uczeń wyszukuje dłużników zestawieniem Zaległości płatnicze i przygotowuje wezwanie do zapłaty tylko dla zalegających, z kartoteką i kodem QR.
• Kryteria sukcesu: wydruk zawiera wezwania wyłącznie dla osób z zaległością powyżej progu; wydruk główny i zależne są ustawione poprawnie (brak pustych stron).
• Metody i formy: ćwiczenie w systemie, praca indywidualna; tekst wezwania w parach.
• Środki: komputery z bazą testową.
• Przebieg: wstęp (10 min): co musi zawierać wezwanie do zapłaty (zadanie C) · część główna (25 min): kroki piąty i szósty · podsumowanie (10 min): pułapka „indywidualnie czy zbiorczo” z ramki w kroku piątym.
• Sprawdzenie: PDF z wezwaniami.

Lekcja 4 (dla chętnych): przygotowanie sprawy dla prawnika#

Łączenie rozrachunków i wydruk Kartoteka - rozrachunki, cofnięcie odsetek w bazie testowej i omówienie, dlaczego w prawdziwej pracy to ostateczność.

Do omówienia z klasą#

• Dlaczego wspólnota nalicza odsetki? Kto ponosi koszt, gdy ktoś nie płaci? Czy odsetki mają „karać”, czy wyrównywać straty?
• Ochrona danych dłużnika. Czy można wywiesić na klatce listę osób zalegających z opłatami albo wymienić je na forum? Uczniowie sprawdzają to samodzielnie w materiałach o ochronie danych osobowych i omawiają wnioski z nauczycielem.
• Kolejne kroki. Co zarządca może zrobić, gdy wezwanie nie działa? Kto podejmuje decyzję o skierowaniu sprawy dalej – zarządca czy wspólnota?
• Ludzki wymiar. Właściciel stracił pracę i nie płaci od trzech miesięcy. Jakie rozwiązania może zaproponować zarząd wspólnoty?

Zadania bez komputera#

• Zadanie A: czytamy kartotekę M09 (przykład z bazy TGN). Na wydruku kartoteki konta M09 (2022) uczniowie znajdują: zaległość z poprzednich lat („Wcześniejsze pozycje”), korektę RL+RK za 2021, noty odsetkowe, wpłaty z 26 marca i 7 kwietnia 2022 oraz wpłatę gotówkową w kasie (300 zł, KP 1/08/2022). Które zaliczki zostały pokryte, a które nie? Dlaczego saldo wciąż rośnie?
• Zadanie D: pozorny dłużnik. Na liście zaległości jest Marek Zając (G02) – 534,01 zł i 424,21 zł, ponad 1 300% miesięcznej opłaty. Na raporcie bankowym z lipca 2022 wpłata „OPŁATY G02 07/2022” trafiła na konto Jana Dąbrowskiego (201-1-0000024), a właścicielem G02 od 15 lipca 2021 jest Marek Zając. Co się stało i co trzeba poprawić, zanim ktoś wyśle wezwanie?
• Zadanie B: scenki. Rozmowa telefoniczna administratora z właścicielem, który zalega trzy miesiące: (1) właściciel zapomniał, (2) właściciel ma trudności finansowe, (3) właściciel twierdzi, że zapłacił.
• Zadanie C: elementy wezwania. Uczniowie wypisują, co powinno się znaleźć w wezwaniu do zapłaty (dane wspólnoty i dłużnika, kwota, z czego wynika, termin, numer konta, kontakt), i porównują listę z wydrukiem z systemu.

Wsparcie i rozszerzenia#

• Dla potrzebujących wsparcia: gotowa lista elementów wezwania z oznaczeniem wydruku głównego i zależnych.
• Dla szybszych: raport odsetkowy dla dłużnika z wyjaśnieniem, w którym miesiącu pokrył odsetki; zestawienie zaległości wobec dostawców.

Plan awaryjny#

Bez systemu: lekcja 1 działa w całości; zamiast lekcji 2 i 3 uczniowie analizują przykładowe wydruki odsetkowe z dokumentacji Weles3 i piszą wezwanie do zapłaty na podstawie kartoteki z zadania A.

Materiały do tego modułu#

• Karta pracy – moduł 12 (PDF) – zadania dla ucznia do druku.
• Wydruki z Weles3: wydruki odsetkowe (PDF) – wydruki z danymi z naszej bazy szkoleniowej.
• Klucz odpowiedzi do kart pracy (PDF) – dla nauczyciela.
• Plan nauczania – wszystkie moduły w zalecanej kolejności.
• Przykładowe wydruki z bazy szkoleniowej TGN: Wezwanie do zapłaty – lokal M09 (PDF), Zaległości płatnicze na 31.08.2022 (PDF) i Raport odsetkowy – sierpień 2022 (PDF). W przewodniku po wydrukach: Odsetki, Zaległości płatnicze, Zaległości odsetkowe.

Dlaczego to ważne ćwiczenie#

Windykacja to temat, przy którym zarządca najczęściej rozmawia z właścicielami, zarządem wspólnoty i prawnikiem. Uczeń, który rozumie, skąd wziął się każdy grosz odsetek, potrafi spokojnie odpowiedzieć na pytanie „za co mam płacić?”. Przykładowe wydruki odsetkowe z systemu Weles3 oraz kartę pracy do tego modułu znajdziesz w materiałach do pobrania. Przed tym ćwiczeniem warto przerobić naliczanie i księgowanie zaliczek, bo tam uczniowie ustawiają terminy płatności.

System Weles3 jest dostępny dla szkół w ramach programu Weles3 dla Szkół. Jeśli chcesz wdrożyć go w swojej szkole, napisz do nas przez formularz kontaktowy.