Faktury kosztowe i dekrety w praktyce – ćwiczenie na systemie Weles3

W module 5 uczniowie księgowali trzy faktury opisane w ramce. W prawdziwym biurze faktur jest kilkadziesiąt miesięcznie, każda wygląda trochę inaczej, a coraz częściej przychodzą przez Krajowy System e-Faktur. Ten moduł to „miesiąc w dziale księgowym”: uczniowie dostają z generatora faktur komplet dokumentów w układzie wizualizacji KSeF – z jedną pozycją i z wieloma, z różnymi stawkami – i księgują je w Weles3 tak, jak robi to księgowa wspólnoty.

Czym jest faktura z KSeF – bez wchodzenia w przepisy#

Faktura w Krajowym Systemie e-Faktur to plik XML o ustalonej strukturze logicznej (obecna nazywa się FA(3) i jest opublikowana na stronie ksef.podatki.gov.pl). To, co widzi człowiek, to jej wizualizacja: sekcje Sprzedawca i Nabywca, Szczegóły, Pozycje, Podsumowanie stawek podatku, Płatność. Generator tworzy oba elementy: wizualizację do druku i plik XML o tej strukturze. Uczniowie mogą otworzyć XML w przeglądarce i odnaleźć w nim te same dane co na wydruku (np. P_15 to kwota należności ogółem).

W Weles3 faktury z KSeF po autoryzacji zasobu trafiają do okien Akceptacja dokumentów i Obieg dokumentów (Odbieranie faktur z KSeF). W szkole nie łączymy się z KSeF, więc faktury z generatora księgujemy ręcznie przez Dodaj dokument – dokładnie tak, jak opisuje to instrukcja Księgowanie faktur kosztowych. Zasady prawne dotyczące KSeF omawia nauczyciel przedmiotów ekonomicznych na podstawie aktualnych źródeł.

Nasza przykładowa sytuacja#

Krok pierwszy: przeczytaj fakturę jak księgowa#

Zanim cokolwiek trafi do ksiąg, ktoś sprawdza dokument. Uczniowie dostają wydruki z generatora (przycisk „Drukuj wszystkie / zapisz PDF”) i dla każdej faktury wypełniają kartę kontroli:

• czy nabywcą jest nasza wspólnota (nazwa, NIP, adres),
• kto jest sprzedawcą, czy mamy go już jako kontrahenta,
• okres albo data wykonania usługi, termin płatności, numer rachunku,
• czy suma pozycji zgadza się z podsumowaniem stawek i z kwotą należności,
• na jakie konta kosztów trzeba ją rozbić (np. ciepło: opłata stała i zmienna).

Krok drugi: kontrahenci#

Zakładka Zasoby → menu Zasoby → Edytuj kontrahentów → Nowy: NIP, nazwa, klucz (krótka nazwa), adres, konto bankowe, e-mail, telefon – wszystko jest w tabeli „Kontrahenci” w generatorze. System nadaje każdemu kontrahentowi konto 202 (np. 202-000000039). Uczniowie przepisują te numery do generatora (kolumna „Konto 202 w Weles3”) – dzięki temu „Dekret do importu” będzie zgodny z ich bazą.

Dokumentacja przypomina: kontrahenci są wspólni dla wszystkich nieruchomości w bazie, raz wpisanego NIP-u się nie zmienia, a firmy A nie „przerabia” się w firmę B.

Krok trzeci: faktury z jedną pozycją#

Zakładka Dekrety → menu Dokumenty → Dodaj dokument:

• Typ dokumentu FK → Faktury, Data księgowania → ostatni dzień marca, Opis dokumentu → „Koszty 03-RRRR”,
• dla każdej faktury pozycja: Data pozycji (data wystawienia), Termin płatności, Konto Wn → konto kosztów 400-…, Konto Ma → konto kontrahenta 202-…, Dowód → numer faktury, Treść, Wartość → kwota brutto, St. VAT bez zmian, Dodaj.

Pole Numer KSeF zostaje puste – faktury szkoleniowe go nie mają. Na koniec Zatwierdź. Dokumentacja zwraca uwagę, że większość użytkowników prowadzi koszty w jednym dekrecie na miesiąc i dopisuje kolejne faktury przez Edytuj dokument.

Powiększ

Krok czwarty: faktury z wieloma pozycjami i rozbicie kosztu#

Faktura z kilkoma pozycjami, które trafiają na to samo konto kosztów (np. sprzątanie + mycie okien), to nadal jedna pozycja w dekrecie – kwota brutto całej faktury. Inaczej jest, gdy pozycje należą do różnych kont. Dokumentacja opisuje rozbicie tak:

1. pierwsza pozycja: Konto Wn puste, Konto Ma → 202 dostawcy, kwota całej faktury,
2. kolejne pozycje: Konto Wn → 400 (np. ciepło – opłata stała), Konto Ma puste, kwota części,
3. i dalej dla następnych kont (ciepło – opłata zmienna).

Suma części musi być równa kwocie faktury. Generator liczy te części tak samo (z proporcjonalnym podziałem VAT i ewentualnym groszem różnicy na ostatnim koncie) – uczniowie porównują swoje liczby z tabelą „Dekret do importu”.

Krok piąty: kontrola – dekret do importu#

Tabela „Dekret do importu” w generatorze ma format z instrukcji Eksport/Import dekretów: nagłówek W3ImpDok Faktury RRRR-MM-DD Nazwa i wiersze po 7 kolumn (data pozycji, termin, treść, dowód, konto Wn, konto Ma, kwota). Dwa sposoby użycia:

• klucz do sprawdzenia – uczniowie porównują swój ręczny dekret z tabelą pozycja po pozycji,
• import w bazie testowej – zakładka Dekrety → menu Funkcje → Import danych, wklejenie tabeli i porównanie dwóch dekretów. Suma Wn i Ma musi być równa, inaczej system zgłosi błąd.

Na koniec zakładka Konta FK: saldo każdego konta 202 = suma nieopłaconych faktur dostawcy, obroty kont 400 = koszty marca według rodzajów.

Powiększ

Zaimportowałeś ten sam dekret dwa razy? Usuwa się tylko pusty dekret: w zakładce Dekrety najpierw ikonką X usuwamy wszystkie pozycje w menu Dokumenty → Edytuj dokument, potem menu Dokumenty → Usuń dokument.

Powiększ

Dalej: od faktury do przelewu#

Zaksięgowane faktury to punkt wyjścia do płacenia dostawcom (eksport zapłat, druk przelewów). A generator wyciągu z tym samym numerem zestawu pokazuje te same faktury opłacone w kwietniu – można więc zamknąć całe koło: faktura → dekret → zapłata → wyciąg → saldo 202 równe zero.

Trudne miejsca i najczęstsze problemy#

Te sytuacje wystąpiły przy imporcie faktur z generatora do czterech wspólnot naszej bazy szkoleniowej (co miesiąc od stycznia 2021 do sierpnia 2022).

Plan lekcji#

Moduł 23 serii ćwiczeń na Weles3: 4 lekcje po 45 minut, piąta dla chętnych. Wymaga modułu 5; dobrze łączy się z modułami 18 i 6.

Lekcja 1: czytamy faktury (bez komputera)#

• Cele: uczeń odnajduje na fakturze w układzie KSeF dane sprzedawcy i nabywcy, okres, termin, rachunek, pozycje i podsumowanie stawek; sprawdza zgodność sum; wskazuje konta kosztów.
• Kryteria sukcesu: karta kontroli wypełniona poprawnie dla co najmniej 4 faktur; uczeń wskazuje fakturę, którą trzeba rozbić na kilka kont.
• Metody i formy: analiza dokumentów, praca w parach.
• Środki: wydruki faktur z generatora, karta pracy do modułu 23.
• Przebieg: wstęp (10 min): droga faktury w biurze zarządcy i wizualizacja KSeF · część główna (25 min): karty kontroli · podsumowanie (10 min): pułapki – zły nabywca, suma pozycji, okres.
• Sprawdzenie: karta kontroli.

Lekcja 2: kontrahenci i faktury z jedną pozycją#

• Cele: uczeń dodaje kontrahentów i księguje faktury jednopozycyjne w jednym dekrecie kosztów.
• Kryteria sukcesu: kontrahenci mają konta 202; dekret „Koszty 03-RRRR” zawiera faktury jednopozycyjne z poprawnymi kontami i kwotami brutto.
• Metody i formy: pokaz z objaśnieniem, ćwiczenie w systemie.
• Środki: komputery z bazą testową, tabela „Kontrahenci” z generatora.
• Przebieg: wstęp (10 min): pokaz jednej faktury · część główna (25 min): kroki drugi i trzeci · podsumowanie (10 min): wpisanie kont 202 do generatora.
• Sprawdzenie: dekret w zakładce Dekrety.

Lekcja 3: faktury wielopozycyjne i rozbicie kosztu#

• Cele: uczeń księguje faktury z wieloma pozycjami, rozbija koszt na kilka kont i poprawia pozycję przez Edytuj dokument.
• Kryteria sukcesu: faktura za ciepło ma jedną pozycję na koncie dostawcy i dwie na kontach kosztów; sumy się zgadzają.
• Metody i formy: ćwiczenie w systemie, praca indywidualna, kontrola w parach.
• Środki: komputery, tabela „Dekret do importu” (u nauczyciela).
• Przebieg: wstęp (10 min): rozbicie kosztu na tablicy · część główna (25 min): krok czwarty · podsumowanie (10 min): najczęstsze pomyłki (netto zamiast brutto, zła strona konta).
• Sprawdzenie: porównanie z kluczem.

Lekcja 4: kontrola i import dekretu#

• Cele: uczeń porównuje własne księgowanie z dekretem do importu, importuje dekret w bazie testowej, kontroluje salda 202 i obroty 400.
• Kryteria sukcesu: różnice między dekretami są wyjaśnione; saldo każdego konta 202 odpowiada fakturom dostawcy.
• Metody i formy: ćwiczenie w systemie, praca w parach, dyskusja.
• Środki: komputery z bazą testową.
• Przebieg: wstęp (5 min): po co kontrola · część główna (30 min): krok piąty · podsumowanie (10 min): ręcznie czy importem – kiedy które?
• Sprawdzenie: lista różnic i ich wyjaśnienie.

Lekcja 5 (dla chętnych): od faktury do wyciągu#

Eksport zapłat dla tych faktur (moduł 18), a potem wyciąg z generatora (moduł 6) i sprawdzenie, czy salda kont 202 spadły do zera.

Do omówienia z klasą#

• Kto sprawdza fakturę? Dlaczego księgowa nie powinna księgować faktury, której nikt nie potwierdził merytorycznie (moduł 18 – obieg i akceptacja)?
• Brutto czy netto? Dlaczego wspólnota, która nie rozlicza VAT, księguje koszt w kwocie brutto? Kiedy byłoby inaczej (instrukcja „Księgowanie kosztów z VAT”)?
• Jeden dekret czy wiele? Zalety prowadzenia kosztów miesiąca w jednym dekrecie.
• Fałszywa faktura: jak rozpoznać fakturę, która nie dotyczy wspólnoty albo ma podejrzany numer rachunku?

Zadania bez komputera#

• Zadanie A: karta kontroli faktury – dla wydruków z generatora.
• Zadanie B: rozbicie kosztu. Faktura za ciepło z generatora: rozpisz pozycje dekretu (Wn, Ma, kwota) i sprawdź sumę.
• Zadanie C: znajdź błąd. Dekret z trzema błędami (netto zamiast brutto, zamienione strony, zła data księgowania) – uczniowie wskazują i poprawiają.

Wsparcie i rozszerzenia#

• Dla potrzebujących wsparcia: zestaw z samymi fakturami jednopozycyjnymi (w generatorze „zawsze jedna pozycja”), gotowa lista kont kosztów.
• Dla szybszych: zestaw „zawsze kilka pozycji” i wszystkie rodzaje kosztów; porównanie wizualizacji z plikiem XML (odnalezienie pól P_13_1, P_14_1, P_15).

Plan awaryjny#

Bez systemu: lekcja 1 i zadania B–C działają w całości; księgowanie uczniowie rozpisują na kontach teowych i w tabeli dekretu na papierze, a w systemie wprowadzą je, gdy będzie dostępny.

Materiały do tego modułu#

• Generator faktur kosztowych – faktury (PDF przez druk), pliki XML, kontrahenci i dekret do importu (dane przykładowe).
• Karta pracy – moduł 23 (PDF) – karta kontroli faktury i zadania.
• Plan kont do ćwiczeń (CSV).
• Klucz odpowiedzi do kart pracy (PDF) – dla nauczyciela.
• Plan nauczania – wszystkie moduły w zalecanej kolejności.
• Przykładowe wydruki z bazy szkoleniowej TGN: Dekret faktur kosztowych – sierpień 2022 (PDF) i ten sam dekret w CSV – do porównania z dekretem z generatora. W przewodniku po wydrukach: Dekrety → Pozycje.

Dlaczego to ważne ćwiczenie#

Księgowanie kosztów to codzienność działu księgowego u każdego zarządcy. Uczeń, który przeczytał i zaksięgował kilkanaście różnych faktur – z jedną pozycją, z wieloma, z rozbiciem na konta – nie przestraszy się pierwszego stosu dokumentów w pracy. A to, że faktury wyglądają jak wizualizacje z KSeF, przygotowuje go do tego, co zobaczy w biurze.

System Weles3 jest dostępny dla szkół w ramach programu Weles3 dla Szkół. Jeśli chcesz wdrożyć go w swojej szkole, napisz do nas przez formularz kontaktowy.