Księgowanie faktur kosztowych i wyciągu bankowego – ćwiczenie na systemie Weles3

Wspólnota mieszkaniowa to też mała firma. Dostaje faktury za prąd na klatce, sprzątanie, wywóz odpadów i ciepło, płaci je z konta bankowego i przyjmuje wpłaty od właścicieli. Wszystko to musi trafić do ksiąg. Uczeń kierunku technik gospodarki nieruchomościami nie musi zostać księgowym, ale powinien rozumieć, skąd biorą się koszty na koncie 400 i dlaczego saldo dostawcy spada po przelewie. Poniżej gotowe ćwiczenie na system Weles3, w którym klasa ręcznie zaksięguje miesiąc kosztów i wyciąg bankowy.

Kilka kont, które trzeba znać#

Zanim uczniowie zaczną, wystarczy, że zapamiętają kilka kont, które wracają w każdej wspólnocie:

Plan kont w Weles3 jest wspólny dla wszystkich nieruchomości w bazie, a księguje się zawsze na kontach analitycznych, nie na samych syntetycznych. Numery konkretnych kont w bazie szkoły mogą się różnić od naszych przykładów, dlatego uczniowie sprawdzają je w zakładce Konta FK.

Przykład z bazy szkoleniowej TGN#

To przykład z naszej bazy szkoleniowej, na której przygotowujemy pomoc i wydruki. W bazie szkoły wspólnoty, lokale, osoby i kwoty są inne – uczniowie wykonują te same czynności na wspólnocie ze swojej bazy, a nasze liczby służą do zadań na kartce i do porównania.

Nasza wspólnota przykładowa (WIERZBOWA 20) co miesiąc dostaje te same faktury kosztowe i księguje je jednym dekretem. Uczniowie najpierw czytają ten dekret z wydruku, a potem sami wprowadzają dokumenty w bazie szkoły (w trybie testowym), na kontach swojej wspólnoty.

Pełny wydruk dekretu i raportu bankowego jest w materiałach: dekret faktur – sierpień 2022 i raport bankowy lipiec–sierpień 2022.

Krok pierwszy: dodaj kontrahenta#

Faktury nie da się zaksięgować na dostawcę, którego nie ma w systemie. Zakładka Zasoby → menu Zasoby → Edytuj kontrahentów → Nowy. Uczniowie wpisują NIP i klikają Pobierz z REGON, a system sam uzupełnia nazwę i adres. Dalej Klucz (krótka nazwa, np. CZYSTYDOM), Konto bankowe, e-mail i telefon, na koniec Utwórz.

Kontrahenci są wspólni dla wszystkich nieruchomości w bazie, więc dodaje się ich tylko raz. Numer konta 202 system nadaje sam, każdemu kolejnemu dostawcy o jeden większy.

Krok drugi: zaksięguj fakturę za sprzątanie#

Zakładka Dekrety → menu Dokumenty → Dodaj dokument. W nagłówku:

• Typ dokumentu FK → Faktury,
• Data księgowania → zwykle ostatni dzień miesiąca,
• Opis dokumentu → np. „Koszty 11-RRRR”.

Pozycja faktury – tak wygląda w naszym przykładzie (w bazie szkoły uczniowie wybierają konta swojej wspólnoty): Data pozycji → 2022-08-31, Termin płatności → 2022-09-21, Konto Wn → 400-2-001-002 Utrzymanie czystości, Konto Ma → 202-000000014 Czysty Dom Przykład, Dowód → FV/935/08/2022, Treść → „Sprzątanie części wspólnych”, Wartość → 887,56 (kwota brutto – wspólnota nie odlicza VAT), St. VAT bez zmian. Klik Dodaj.

Jest też pole Numer KSeF, w które wpisuje się numer faktury z Krajowego Systemu e-Faktur. W ćwiczeniu można je zostawić puste albo wpisać przykładowy numer, żeby uczniowie wiedzieli, że takie pole istnieje.

Powiększ

Krok trzeci: faktura za ciepło z podziałem#

Faktura za ciepło to jedna kwota do zapłaty, ale dwa różne koszty. W naszej wspólnocie przykładowej trafiliśmy tu na prawdziwą lukę: właściciele płacą zaliczki na c.o. (przychody 700-1-111 opłata stała i 700-1-112 opłata zmienna), ale nie było jeszcze ani faktur za ciepło, ani kont kosztów c.o. W bazie szkoły uczniowie najpierw sprawdzają, czy takie konta są, a potem:

1. Jeśli kont brakuje, dodają podkonta kosztów na wzór przychodów, np. 400-1-111 „Centralne ogrzewanie – opłata stała” i 400-1-112 „Centralne ogrzewanie – opłata zmienna” (Konta FK → Dodaj podkonto; pole Numer przyjmuje tylko końcówkę, np. „111”).
2. Księgują fakturę dostawcy ciepła (kontrahent z bazy szkoły, numer konta 202 sprawdzają w oknie kontrahentów) na 2 211,65 zł, z czego 963,65 zł to opłata stała, a 1 248,00 zł opłata zmienna (13 GJ × 96,00 zł). W naszym przykładzie opłata stała odpowiada dokładnie temu, co właściciele płacą miesięcznie w zaliczkach (803,05 m² × 1,20 zł).

Dokumentacja pokazuje podział w trzech pozycjach:

1. Pierwsza pozycja: Konto Wn puste, Konto Ma → konto 202 dostawcy ciepła, Wartość → 2 211,65.
2. Druga pozycja: Konto Wn → 400-1-111, Konto Ma puste, Wartość → 963,65.
3. Trzecia pozycja: Konto Wn → 400-1-112, Konto Ma puste, Wartość → 1 248,00.

Suma stron Winien i Ma się zgadza, a na kontach kosztów od razu widać podział potrzebny później do rozliczenia mediów.

Krok czwarty (dla wprawionych): faktura z VAT#

Większość wspólnot nie jest płatnikiem VAT, ale warto pokazać, jak wygląda księgowanie, gdy VAT ma znaczenie. Dokumentacja opisuje to w dwóch pozycjach:

1. Konto Wn puste, Konto Ma → 202-… serwis windy, Wartość → 615,00 (brutto), St. VAT → 23%. System sam podpowie kwotę VAT w polu VAT.
2. Konto Wn → 400-… konserwacja windy, Konto Ma puste, Wartość → 500,00 (netto), St. VAT → ND.

Przy pozycji z VAT są jeszcze pola Typ (np. podzielona płatność, środki trwałe, proporcja VAT) i Korekta. Służą do oznaczania pozycji w plikach JPK. W ćwiczeniu wystarczy je pokazać i zostawić domyślne.

Gdy wszystkie faktury są wpisane, uczniowie klikają Zatwierdź. Do dekretu można w każdej chwili wrócić przez zakładkę Dekrety → menu Dokumenty → Edytuj dokument. Większość zarządców prowadzi jeden dekret kosztów na miesiąc i dopisuje do niego kolejne faktury.

Krok piąty: wprowadź wyciąg bankowy#

Wyciąg ma w Weles3 własną, uproszczoną formatkę: zakładka Dekrety → menu Dokumenty → Dodaj wyciąg bankowy. W nagłówku:

• Konto → rachunek bankowy wspólnoty,
• Data księgowania,
• Opis dokumentu → np. „WB 11-RRRR”,
• Domykanie konta → Zbiorczo (pozycje zsumowane na dzień po stronie konta 13x) albo Indywidualnie (każda pozycja osobno).

Przy każdej pozycji uczniowie wybierają w polu Operacja, czy to uznanie (wpływ), czy obciążenie (wypływ), a potem wskazują konto drugiej strony:

Na koniec Zatwierdź. Uczniowie sprawdzają w zakładce Konta FK, jak zmieniło się saldo dostawcy i właściciela z ich wyciągu. Ciekawostka z naszego przykładu: M01 wpłaciła 558,32 zł, a zaliczka wynosi ok. 658 zł – na kartotece zostaje zaległość. Wracamy do niej w modułach 12 i 21.

Powiększ

Powiększ

Krok szósty (dla ambitnych): popraw błąd i powiel dekret#

Dwie umiejętności, które oszczędzają księgowej godziny pracy:

• Poprawa pozycji. W Edytuj dokument kliknięcie [X] przy pozycji przenosi ją do górnej części okna. Tam można ją poprawić (np. zmienić dostawcę) i dodać ponownie przyciskiem Dodaj, albo po prostu jej nie dodawać, jeśli ma zniknąć. Dekretów księgowanych przez system (np. NAL, ODS) edytować się nie da.
• Powielenie dekretu. Przycisk Eksport w zakładce Dekrety pobiera dekret do pliku CSV. W arkuszu wystarczy funkcją „Znajdź i zamień” podmienić rok i miesiąc, skopiować tabelkę i wkleić ją w menu Funkcje → Import danych. Suma obrotów Winien i Ma musi się zgadzać, inaczej system zgłosi błąd.

Dla ambitnych: kredyt na remont dachu#

Wspólnoty często finansują duże remonty kredytem. Dokumentacja Księgowanie kredytu podaje schemat, który uczniowie mogą rozpisać na kontach teowych (kwoty z dokumentacji):

Pytania do klasy: ile wynosi saldo konta 210 po pierwszej racie? Dlaczego odsetki od kredytu są kosztem wspólnoty, a spłata kapitału nie? Numery kont w bazie szkoły mogą się różnić – uczniowie sprawdzają je w zakładce Konta FK.

Nagranie z bazy szkoleniowej#

Jeśli wspólnota przyjmuje gotówkę, potrzebne jest konto typu „Kasa”. Bez niego wydruk „Raport kasowy” nie pokaże żadnych danych.

Powiększ

Trudne miejsca i najczęstsze problemy#

Plan lekcji#

Moduł 5 serii ćwiczeń na Weles3: 3 lekcje po 45 minut, czwarta dla chętnych. Wymaga modułu 0; najlepiej po module 2.

Lekcja 1: Winien i Ma na kartce (bez komputera)#

• Cele: uczeń wyjaśnia, do czego służą konta 131, 201, 202, 400 i 700; zapisuje prostą operację po dwóch stronach kont; wskazuje, jak faktura i przelew zmieniają saldo dostawcy.
• Kryteria sukcesu: uczeń poprawnie zapisuje na kontach teowych operacje z zadania A, a saldo dostawcy po zapłacie wynosi zero.
• Metody i formy: wykład z przykładami, ćwiczenie rachunkowe, praca w parach.
• Środki: tablica, karta z kontami teowymi, ściąga z planu kont (ramka powyżej).
• Przebieg: wstęp (10 min): „wspólnota jak mała firma” – skąd ma pieniądze i na co je wydaje · część główna (25 min): zadanie A w parach · podsumowanie (10 min): wspólne sprawdzenie na tablicy.
• Sprawdzenie: zadanie A oddane nauczycielowi.

Lekcja 2: kontrahent i faktury kosztowe#

• Cele: uczeń dodaje kontrahenta, księguje fakturę kosztową, dzieli fakturę na kilka kont kosztów i (wariant) księguje fakturę z VAT.
• Kryteria sukcesu: uczeń czyta przykładowy dekret z sierpnia 2022 (koszt, dostawca, termin), w bazie szkoły w razie potrzeby dodaje konta kosztów c.o., a faktura za ciepło jest podzielona na 963,65 zł i 1 248,00 zł i się bilansuje.
• Metody i formy: pokaz z objaśnieniem, ćwiczenie w systemie, praca indywidualna.
• Środki: komputery z bazą testową, wydruk dekretu faktur z sierpnia 2022 z materiałów.
• Przebieg: wstęp (10 min): droga dokumentu – faktura trafia do zarządcy, sprawdzenie, księgowanie · część główna (25 min): kroki pierwszy, drugi i trzeci (czwarty dla szybszych) · podsumowanie (10 min): porównanie sald kont kosztów i dostawców w zakładce Konta FK.
• Sprawdzenie: uczeń pokazuje dekret kosztów i saldo dostawcy.

Lekcja 3: wyciąg bankowy#

• Cele: uczeń wprowadza wyciąg bankowy z wpłatą, zapłatą, prowizją i odsetkami, wskazując właściwe konta przeciwstawne.
• Kryteria sukcesu: cztery operacje wyciągu są na właściwych kontach wspólnoty z bazy szkoły, a uczeń wyjaśnia, dlaczego w naszym przykładzie odsetki bankowe nie powinny trafić na 240-01.
• Metody i formy: ćwiczenie w systemie, praca indywidualna, kontrola w parach.
• Środki: komputery z bazą testową, wydruk raportu bankowego lipiec–sierpień 2022 z materiałów.
• Przebieg: wstęp (10 min): uznanie a obciążenie rachunku, zadanie B · część główna (25 min): krok piąty · podsumowanie (10 min): partner sprawdza salda według listy kontrolnej.
• Sprawdzenie: lista kontrolna sald.

Lekcja 4 (dla chętnych): poprawianie i powielanie dekretów#

Krok szósty: poprawa błędnej pozycji, przelew między rachunkami przez konto 149-01, powielenie dekretu przez eksport i import. Dla najszybszych: kredyt na remont rozpisany na kontach teowych według tabeli z sekcji „Dla ambitnych”.

Do omówienia z klasą#

• Dlaczego wspólnota prowadzi księgi? Komu zarządca musi pokazać, na co wydano pieniądze właścicieli?
• Faktura trafia do zarządcy. Co sprawdzić przed zaksięgowaniem? Dane nabywcy, kwoty, termin płatności, czy usługa naprawdę została wykonana.
• Po co dzielić koszt ciepła? Związek z późniejszym rozliczaniem mediów (moduł 10) i rozliczeniem kosztów (moduł 11).
• Numery kont w bazie szkoły. Plan kont może różnić się między wspólnotami i firmami; ważniejsze od numeru jest rozumienie, czym jest konto.

Zadania bez komputera#

• Zadanie A: konta teowe. Zapisz na kontach: (1) faktura FV/935/08/2022 za sprzątanie 887,56 zł (400-2-001-002 i 202-000000014), (2) zapłata tej faktury z rachunku 131-01, (3) wpłata Anny Pawłowskiej 558,32 zł (131-01 i 201-1-0000013-2). Jakie jest saldo dostawcy po zapłacie?
• Zadanie B: uznanie czy obciążenie? Uczniowie klasyfikują cztery operacje z lipcowego wyciągu (wpłata M01, zapłata FV/672/06/2022, opłata za rachunek, kapitalizacja odsetek) i wskazują konto drugiej strony.
• Zadanie C: podział faktury. Faktura za ciepło 2 211,65 zł: 963,65 zł opłata stała i 1 248,00 zł zmienna. Zapisz trzy pozycje dekretu tak, jak wprowadzisz je do systemu.
• Zadanie D: czytamy dekret. Na wydruku dekretu z sierpnia 2022 znajdź: który dostawca ma najwcześniejszy termin płatności, które trzy faktury trafiły na to samo konto kosztów i dlaczego opłata za odpady ma inną datę pozycji niż pozostałe faktury.

Wsparcie i rozszerzenia#

• Dla potrzebujących wsparcia: tabela „operacja → konto Winien → konto Ma” do wglądu podczas pracy.
• Dla szybszych: faktura z VAT (krok czwarty) i przelew między dwoma rachunkami wspólnoty.

Plan awaryjny#

Bez systemu: lekcja 1 działa w całości, a lekcje 2 i 3 można przeprowadzić „na papierze” – uczniowie wypełniają wzory dekretu i wyciągu, które na kolejnych zajęciach przepiszą do systemu.

Materiały do tego modułu#

• Karta pracy – moduł 5 (PDF) – zadania dla ucznia do druku.
• Generator faktur kosztowych – więcej faktur do ćwiczeń w układzie KSeF (dane przykładowe); ciąg dalszy w module 23.
• Plan kont do ćwiczeń (CSV) – uproszczony plan kont wspólnoty.
• Klucz odpowiedzi do kart pracy (PDF) – dla nauczyciela.
• Plan nauczania – wszystkie moduły w zalecanej kolejności.
• Przykładowe wydruki z bazy szkoleniowej TGN: Dekret faktur kosztowych – sierpień 2022 (PDF), Raport bankowy lipiec–sierpień 2022 (PDF) i Raport kasowy – sierpień 2022 (PDF). W przewodniku po wydrukach: Dekrety → Pozycje, Raport bankowy, Raport kasowy.

Dlaczego to ważne ćwiczenie#

Bez kosztów zaksięgowanych na właściwych kontach nie da się zrobić ani rozliczenia mediów, ani sprawozdania finansowego, ani zamknięcia roku. Uczeń, który sam zaksięguje fakturę i zobaczy, jak saldo dostawcy znika po przelewie, zaczyna rozumieć księgowość wspólnoty jako logiczną całość, a nie zbiór tajemniczych numerów. Po tym ćwiczeniu warto przejść do importu wyciągu bankowego, który robi to samo automatycznie.

System Weles3 jest dostępny dla szkół w ramach programu Weles3 dla Szkół. Jeśli chcesz, żeby Twoi uczniowie ćwiczyli na prawdziwym programie branżowym, napisz do nas przez formularz kontaktowy.