Dodawanie lokalu do zasobu - ćwiczenie na systemie Weles3

Wszystko w systemie do zarządzania nieruchomościami kręci się wokół lokalu. To do niego przypisujesz właściciela, jego metraż, liczniki i opłaty. Bez lokalu nie ma czego rozliczać ani komu wystawić naliczenia. Dlatego zanim uczeń kierunku technik gospodarki nieruchomościami nauczy się liczyć zaliczki czy rozliczać wodę, musi umieć zbudować ten fundament: dodać lokal i przypisać do niego właściciela. Poniżej gotowe ćwiczenie na system Weles3, które przeprowadzi klasę przez cały ten proces, od wpisania numeru mieszkania po komplet danych i liczników.

Po co zarządca dodaje lokal?

Wydawałoby się, że lokale w budynku są raz na zawsze i nikt ich nie „dodaje". W praktyce zarządca robi to częściej, niż myślisz. Przejmuje nową wspólnotę i wprowadza do systemu wszystkie mieszkania. Deweloper oddaje kolejny etap inwestycji, dochodzą nowe lokale. Ktoś dzieli duże mieszkanie na dwa albo wykupuje lokal od gminy, który wcześniej figurował w jednym zbiorczym wpisie. Za każdym razem trzeba założyć nowy lokal, opisać go i przypisać właściciela.

W systemie Weles3 lokal to element, do którego podpina się wszystko inne. Mieszkania są elementami, do których przydzielamy dane i liczniki oraz definiujemy naliczenia. I jest jeden warunek, o którym uczniowie muszą pamiętać od początku: dopóki do lokalu nie dodasz właściciela lub innego odbiorcy, lokal nie pokaże się w systemie. Sam numer mieszkania to za mało, żeby zaczął istnieć w strukturze wspólnoty.

Zacznij od porządku w numeracji

Zanim uczniowie klikną cokolwiek, warto poświęcić chwilę na numerację lokali. To nie jest fanaberia, tylko coś, co ratuje zarządcę przed bałaganem, gdy wspólnota rośnie. Weles3 sugeruje prostą zasadę: numer zaczynasz od litery, która mówi, czym jest lokal, a potem dajesz numer z zerem wiodącym.

System umery lokali system sortuje alfabetycznie.  Druga zasada: w obrębie jednej wspólnoty numer lokalu musi być unikalny. Nie mogą istnieć dwa „M01". To dobry moment, żeby zapytać klasę, co zrobić, gdy stary właściciel sprzedaje mieszkanie, a nowy przejmuje ten sam numer. Odpowiedź podpowiada dokumentacja: staremu lokalowi dokleja się na chwilę literę S, żeby dało się obok założyć nowy.

Nasza przykładowa sytuacja

Krok pierwszy: załóż lokal

Uczniowie logują się do Weles3 i otwierają swoją wspólnotę. Zakładanie lokalu jest krótkie. Wchodzą w zakładkę Administracja → menu Zasoby → Edytuj mieszkania, klikają Nowy, w polu Nazwa wpisują numer lokalu (u nas M09), a w polu Informacja mogą dodać notatkę, na przykład „mieszkanie na poddaszu", albo zostawić puste. Na koniec klikają Utwórz.

I tu pojawia się moment, który dla uczniów bywa zaskakujący: lokal się nie pokazał. Nie ma go na liście struktury. To nie błąd, tylko właśnie ta zasada, o której była mowa: sam lokal bez odbiorcy nie istnieje dla systemu. Zaraz to naprawimy.

Krok drugi: przypisz do lokalu właściciela

Teraz najważniejsze, bo to dopiero ożywi lokal. Uczniowie przechodzą do zakładki Administracja → menu Zasoby → Edytuj właścicieli. W polu Lokal wybierają świeżo utworzony M09, w polu Data podają datę, od której zaczynają się dokumenty i opłaty (zwykle pierwszy dzień miesiąca), a w polu Operacja wybierają Nowy właściciel.

Potem uzupełniają dane osoby. W polu Nazwa wpisują imię i nazwisko, i tu ważny szczegół z dokumentacji: zawsze w kolejności imię, potem nazwisko, nigdy odwrotnie, i bez spacji na końcu. „Anna Kowalska", nie „Kowalska Anna". W polu Klucz podają skróconą nazwę, zwykle samo nazwisko, bo to ono wyświetla się przy numerze lokalu na listach. Dalej adres, e-mail i telefon, jeśli właściciel zgodził się na kontakt elektroniczny. Numer telefonu wpisują w formacie 123456789, bez myślników i bez +48. Na końcu klikają Dodaj, a potem Zatwierdź.

Dopiero teraz M09 pojawia się w strukturze wspólnoty, z nazwiskiem właścicielki obok numeru. Lokal ożył.

Krok trzeci: dodaj dane lokalu

Lokal istnieje, ma właściciela, ale system wciąż nie wie, ile mieszkanie ma metrów ani jaki ma udział w nieruchomości wspólnej. Bez tych danych nie naliczy opłat. Uczniowie wchodzą w zakładkę Administracja → menu Zasoby → Edytuj dane. W polu Lokal wybierają M09, w polu Dana wskazują daną (np. powierzchnię), w polu Data podają datę, od której dana obowiązuje, a w polu Wartość wpisują liczbę (54,20). Klikają Dodaj i powtarzają to dla każdej kolejnej danej: udziału, liczby osób, powierzchni komórki lokatorskiej, jeśli taka jest. Na koniec Zapisz.

Warto uczulić klasę na jeden nawyk z dokumentacji: przy wartościach liczbowych nie dopisuje się jednostki. Wpisujemy „54,20", a nie „54,20 m²", bo wiadomo, że powierzchnia jest w metrach. System oczekuje samej liczby.

Krok czwarty: dołóż liczniki

Ostatni element to liczniki, bo bez nich nie da się później rozliczyć wody ani ciepła. Uczniowie przechodzą do zakładki Administracja → menu Zasoby → Edytuj liczniki i klikają Nowy. Wybierają lokal M09, wskazują Grupę liczników i Typ licznika (zimna woda, ciepła woda, ciepłomierz), w polu Numer wpisują numer fabryczny licznika, maksymalnie dwanaście znaków i bez zer wiodących. W polu Data założenia podają datę przekazania lokalu, w polu Data legalizacji datę przyszłej legalizacji licznika, a w polu Odczyt wartość początkową z protokołu odbioru. Klikają Utwórz i powtarzają dla każdego licznika.

Kiedy liczniki są na miejscu, lokal jest kompletny. Ma numer, właściciela, metraż z udziałem i liczniki gotowe do odczytów. Od tej chwili można na nim naliczać zaliczki, a za pół roku rozliczyć media.

Jak sprawdzić, czy się udało

Na koniec dobrze jest zweryfikować swoją pracę, tak jak zrobiłby to zarządca po wprowadzeniu nowego lokalu. Uczeń klika na M09 w strukturze i korzysta z przycisków Dane oraz Liczniki, żeby zobaczyć, czy wszystko się zgadza: czy jest powierzchnia, udział, liczba osób, czy liczniki mają poprawne numery i odczyty początkowe. Można też zajrzeć do wydruku Inf. osób/mieszkań w menu Funkcje → Wydruki → zakładka Zasób, który pokaże notatki wpisane w polu Informacja. Jeśli wszystko jest na swoim miejscu, lokal jest gotowy do pracy.

Warianty ćwiczenia

Ćwiczenie da się rozłożyć na różne poziomy. Z młodszą klasą zatrzymaj się na dwóch pierwszych krokach: załóż lokal i dodaj właściciela, żeby uczniowie zobaczyli, jak mieszkanie pojawia się w strukturze. Ze starszymi dołóż dane i liczniki, czyli pełny lokal gotowy do naliczeń. Dla ambitnych są tematy z życia zarządcy: dodanie współwłaścicieli z podziałem udziałów, założenie lokalu użytkowego albo pożytku (miejsce reklamowe, maszt antenowy), gdzie numeracja zaczyna się od LU lub P i dochodzi osobna struktura. Każdy z tych scenariuszy jest opisany krok po kroku w dokumentacji na doc.weles3.pl.

Dlaczego to ważne ćwiczenie

Dodawanie lokalu wygląda na banał, ale to właśnie ono buduje wszystko, co dzieje się później w systemie. Zła numeracja, brak właściciela albo pomylony metraż odbiją się echem przy pierwszym naliczeniu i pierwszym rozliczeniu. Uczeń, który raz przejdzie tę drogę świadomie, zrozumie logikę całego programu: że wszystko wisi na lokalu, a lokal ożywa dopiero z właścicielem. To fundament, na którym stoi cała reszta pracy zarządcy.

System Weles3, który szkoły dostają w ramach programu Weles3 dla Szkół, ma wgraną bazę dydaktyczną z gotowymi wspólnotami. Uczeń może w niej zakładać lokale, dodawać właścicieli i ćwiczyć do woli, bez ryzyka, że coś popsuje w prawdziwych danych. Jeśli chcesz mieć taki system w swojej szkole, napisz do nas przez formularz kontaktowy.