Wyobraź sobie wspólnotę na sto mieszkań. Pierwszego dnia miesiąca na konto wpływa sto przelewów, każdy z innym tytułem, w innej kwocie, czasem z literówką w nazwisku. Zarządca musi je wszystkie przypisać właściwym ludziom, żeby każdy miał aktualne saldo. Ręcznie to droga przez mękę. Dlatego uczeń kierunku technik gospodarki nieruchomościami powinien poznać dwa mechanizmy, które robią to za człowieka: import wyciągu bankowego i płatności masowe. Poniżej gotowe ćwiczenie na system Weles3, które pokaże klasie, jak wpłaty z banku same trafiają na konta właścicieli.
Powiązanie z podstawą programową
Ćwiczenie realizuje efekty kształcenia z obszaru EKA.09.6 (obsługa ekonomiczna nieruchomości) oraz EKA.09.4 (obsługa administracyjna z uwzględnieniem technologii cyfrowych). Uczeń importuje operacje bankowe, paruje wpłaty z kontami właścicieli i poznaje zasady rozliczeń finansowych we wspólnocie.
Dwie drogi do tego samego celu
Zarządca ma dwa sposoby, żeby wpłaty z konta bankowego wpadły na kartoteki właścicieli. Warto, żeby uczniowie od początku rozumieli różnicę między nimi, bo w pracy spotkają oba.
Pierwszy to zwykły import wyciągu bankowego. Wszyscy właściciele przelewają pieniądze na jedno wspólne konto wspólnoty. System rozpoznaje, kto zapłacił, po numerze rachunku, z którego przyszedł przelew. Ten sposób ma dużą zaletę: nie wymaga żadnej dodatkowej umowy z bankiem ani dodatkowych kosztów. Ma też wadę, o której za chwilę.
Drugi to płatności masowe. Bank nadaje każdej WM osobną strukutrę do generowania rachuku indywidualnego, jest to indywidualny numer rachunku, tak zwane konto wirtualne. Właściciel przelewa pieniądze na swój unikalny numer, a system po tym numerze bezbłędnie rozpoznaje, czyja to wpłata. Ten sposób wymaga podpisania umowy z bankiem, ale za to działa niemal bezobsługowo. Przy płatnościach masowych system identyfikuje wpłacającego po jego indywidualnym numerze i od razu księguje wpłatę na właściwym koncie.
Pytanie do dyskusji z klasą
Skoro zwykły import jest darmowy, a płatności masowe kosztują, po co ktokolwiek płaci za te drugie? Odpowiedź kryje się w niezawodności. Przy zwykłym imporcie, jeśli mąż zapłaci z prywatnego konta za mieszkanie żony, albo ktoś wpłaci gotówką na poczcie, system nie rozpozna wpłaty, bo numer rachunku się nie zgadza. Przy płatnościach masowych numer wirtualny jest przypisany do lokalu na stałe, więc taka pomyłka się nie zdarza. Dodatkowo w pracy Zarządcy liczy się czas na inne zadania!
Skąd się bierze konto wirtualne?
Zanim przejdziemy do importu, warto pokazać klasie, jak w ogóle powstaje indywidualny numer rachunku. To dobra okazja, żeby zrozumieć, że za pozornie przypadkowym ciągiem cyfr kryje się logika.
W systemie Weles3 numer rachunku wirtualnego opiera się o numer kartoteki konta rozrachunkowego (201) właściciela, dzięki czemu jest unikalny. Kiedy zarządca dodaje nowego właściciela do systemu, ten dostaje automatycznie własny, niepowtarzalny numer konta do wpłat. Stanowczo odradzamy opieranie numeracji na numerze lokalu, bo lokal może zmienić właściciela, a konto rozrachunkowe zostaje przypisane do konkretnej osoby. Sam numer wirtualny właściciel znajduje na swoim wydruku opłat, w elemencie Wykaz do zapłaty.
Nasza przykładowa sytuacja
Zadanie: zaksięgować wpłaty za lipiec
Do wspólnoty „Klonowa 12" wpłynęły wpłaty właścicieli za lipiec. Zarządca pobrał z bankowości elektronicznej plik z wyciągiem i chce, żeby wpłaty trafiły na konta mieszkańców.
Plik: wyciąg bankowy pobrany z banku, w jednym z obsługiwanych formatów.
Zadanie ucznia: zaimportować wyciąg, sparować wpłaty z właścicielami, obsłużyć pozycje, których system nie rozpoznał, i sprawdzić dekret.
Do przećwiczenia dodatkowo: ten sam proces dla pliku płatności masowych.
Krok pierwszy: przygotuj ustawienia rachunku
Zanim cokolwiek się zaimportuje, system musi wiedzieć, dokąd trafiają pieniądze i co robić z pozycjami, których nie rozpozna. To ustawienia, które robi się raz dla każdego rachunku wspólnoty. Uczniowie wchodzą w zakładkę Zasoby → menu Funkcje → Importuj wyciąg elektroniczny, do zakładki z przypisaniem kont.
Kluczowe są dwa pola, na które warto zwrócić klasie uwagę. Pole Pozycje nierozpoznane Ma (Odsetki) mówi systemowi, gdzie księgować niezidentyfikowane uznania rachunku, na przykład odsetki od lokaty, zwykle na konto przychodów finansowych. Pole Pozycje nierozpoznane Wn (Prowizje) robi to samo dla obciążeń, na przykład prowizji bankowej, zwykle na konto kosztów. Dzięki temu prowizje i odsetki księgują się same, a zarządca zajmuje się tylko wpłatami właścicieli.
Krok drugi: wczytaj plik z banku
Teraz właściwy import. Uczeń pobrał wcześniej z bankowości elektronicznej plik z operacjami. W systemie przechodzi do zakładki Zasoby → menu Funkcje → Importuj płatności masowe, a dalej do zakładki Import. Klika Wybierz lub przeciągnij i upuść plik, wskazuje wyciąg i klika przycisk analizy. Tu jest ważny wybór, o którym mówi dokumentacja: Analizuj wyciągi zwykłe, jeśli wszyscy płacą na jedno konto, albo Analizuj płatności masowe, jeśli mają numery wirtualne. To dwa różne przyciski do dwóch różnych sytuacji.
Po analizie okno zmienia wygląd. Po lewej stronie pokazują się wczytane pliki, a po kliknięciu nazwy wyciągu widać jego pozycje. I tu pojawia się kolor, który uczniowie zapamiętają: pozycje rozpoznane poprawnie są zielone, a te z problemem czerwone. Zielone można od razu księgować, klikając Importuj poprawne.
Krok trzeci: ogarnij pozycje czerwone
To najciekawszy moment ćwiczenia, bo pokazuje, że system nie jest magiczny i czasem potrzebuje pomocy człowieka. Jeśli w wyciągu trafi się przelew z konta, którego system nie zna, oznaczy pozycję jako Brak konta FK dla rachunku. Mówiąc prościej: przyszła wpłata z numeru bankowego, do którego nie jest przypisane żadne konto księgowe, więc system nie wie, komu ją zapisać.
Rozwiązanie jest proste i dokumentacja opisuje je krok po kroku. Uczeń klika Powrót i przechodzi do zakładki Przypisanie kont. W polu Rachunek bankowy wybiera wspólnotę i rachunek, przy którym pojawił się błąd. Na dole okna ładuje się lista rachunków, przy błędnej pozycji klika ikonę ołówka, uzupełnia właściwe konto księgowe właściciela i klika Dodaj, a potem Zatwierdź. Od tej chwili system zna ten numer i następnym razem sparuje wpłatę sam. Po powrocie do zakładki Import wystarczy ponowić analizę, a pozycja zrobi się zielona.
Częsty przypadek z życia
Kiedy właściciel płaci przez pośrednika, na przykład gotówką na poczcie, przelew przychodzi z konta Poczty Polskiej, a w tytule widnieje „Wpłata w UP…". Takich pozycji nie da się rozpoznać po numerze rachunku. Dokumentacja radzi księgować je tymczasowo na konto 249-01 Wpłaty do wyjaśnienia, a po imporcie ręcznie poprawić dekret, wskazując właściwego właściciela zgodnie z tytułem przelewu. To dobra lekcja: automat robi 95 procent roboty, ale te ostatnie 5 procent wciąż wymaga ingerencji księgowej lub zarządcy.
Krok czwarty: sprawdź dekret
Po imporcie wpłaty nie wiszą w próżni, tworzą dokument księgowy. Uczeń przechodzi do zakładki Zaimportowane wyciągi, gdzie może obejrzeć wgrany plik i jego pozycje. Sam zapis księgowy pojawia się w zakładce Dekrety jako dekret WB (przy zwykłym imporcie) lub e-WB (przy płatnościach masowych), utworzony osobno na każdy dzień, w którym była operacja.
Warto, żeby uczeń otworzył ten dekret i zobaczył, że wpłaty faktycznie znajdują się na kontach właścicieli. Można też wejść na kartotekę konkretnego właściciela i sprawdzić, czy jego saldo zmniejszyło się o wpłaconą kwotę. To domyka pętlę: pieniądze wyszły z banku, przeszły przez import i wylądowały tam, gdzie trzeba.
Zwykły wyciąg czy płatności masowe? Zróbcie oba
Jeśli szkolna baza dydaktyczna ma przygotowane oba rodzaje plików, warto przejść ćwiczenie dwa razy i porównać. Przy zwykłym wyciągu uczniowie zobaczą więcej pozycji czerwonych i więcej ręcznej roboty przy parowaniu. Przy płatnościach masowych prawie wszystko zrobi się zielone od razu, bo numery wirtualne nie zostawiają pola do pomyłki. To najlepsza możliwa ilustracja, dlaczego wspólnoty decydują się na dodatkową umowę z bankiem. Różnicę widać nie w teorii, tylko na ekranie.
Na rozgrzewkę
Import zwykłego wyciągu, same pozycje zielone. Sprawdzenie dekretu. Około 45 minut.
Z komplikacjami
Wyciąg z pozycjami czerwonymi, przypisanie kont, wpłata z poczty. Około 90 minut.
Porównanie
Ten sam miesiąc raz jako zwykły wyciąg, raz jako płatności masowe. Dwie lekcje.
Dlaczego warto uczyć tego na prawdziwym systemie
Parowanie wpłat to codzienność każdego zarządcy / księgowej i jedna z tych umiejętności, którą w pierwszej pracy należy rozumieć i umieć wykonać. Absolwent, który w szkole zaimportował dziesiątki wyciągów, wie, gdzie kliknąć, co oznacza czerwona pozycja i jak przypisać konto. Nie uczy się tego dopiero przy prawdziwych pieniądzach prawdziwej wspólnoty, gdzie każda pomyłka to telefon od zdenerwowanego właściciela.
System Weles3, który szkoły dostają w ramach programu Weles3 dla Szkół, ma wgraną bazę dydaktyczną z gotowymi wspólnotami. Uczeń może importować je do woli, ćwiczyć parowanie i obsługę pozycji nierozpoznanych, bez ryzyka, że namiesza w prawdziwej księgowości. Jeśli chcesz mieć taki system w swojej szkole, napisz do nas przez formularz kontaktowy.