Kim jest zarządca nieruchomości?

Mieszkańcy często nazywają zarządcę „administracją” albo „gospodarzem domu”. W praktyce to firma lub osoba, której wspólnota albo właściciel powierzył na podstawie umowy prowadzenie spraw budynku: technicznych, formalnych i finansowych. Poniżej opisujemy, jak ta praca wygląda na co dzień, czego wymaga i dlaczego technik gospodarki nieruchomościami często zaczyna karierę właśnie w takiej firmie.

Zarządca a administrator#

W ustawach (o własności lokali, o gospodarce nieruchomościami) mowa jest o zarządzie i zarządcy. „Administrator” to słowo z praktyki – tak zwykle nazywa się pracownika, który opiekuje się konkretnymi budynkami na co dzień.

Od 2014 r. zawód zarządcy nie wymaga licencji państwowej (zniesiono ją przy deregulacji zawodów). Wiele firm należy do stowarzyszeń branżowych, które nadają własne licencje zawodowe i mają standardy zawodowe – np. Polska Federacja Rynku Nieruchomości (PFRN).

Czym zajmuje się zarządca#

Technika i bezpieczeństwo budynku#

• Książka obiektu budowlanego – wpisy z przeglądów, remontów i kontroli (coraz częściej w systemie c-KOB).
• Przeglądy okresowe – co roku m.in. instalacja gazowa i przewody kominowe, co pięć lat m.in. stan techniczny budynku i instalacja elektryczna.
• Utrzymanie terenu – sprzątanie, zieleń, odśnieżanie chodników i dachów.
• Awarie – zalania, brak ciepła, uszkodzone drzwi: trzeba szybko wezwać fachowca i dopilnować naprawy.

Sprawy formalne#

• Zebrania i uchwały – projekty uchwał, lista obecności, zbieranie głosów, protokół.
• Umowy z dostawcami – woda, ciepło, energia, sprzątanie, konserwacja windy.
• Zaległości – przypomnienia, wezwania do zapłaty, odsetki, w ostateczności sprawa w sądzie.

Finanse wspólnoty#

• Plan gospodarczy – ile wspólnota wyda w roku i jakie z tego wynikają zaliczki dla właścicieli.
• Rozliczenia mediów – woda, ciepło, odpady; na koniec okresu każdy lokal dostaje dopłatę albo zwrot.
• Koszty – porównywanie ofert, negocjowanie umów, pilnowanie, żeby faktury zgadzały się z wykonanymi pracami.

Praca w programie#

Większość z tego zarządca robi w programie do zarządzania nieruchomościami. W Weles3 program nalicza zaliczki, księguje wpłaty z wyciągu bankowego, rozlicza liczniki, drukuje zawiadomienia i wezwania, a właściciele widzą swoje salda i dokumenty w portalu ToMójDom.pl. Dzięki temu zarządca mniej czasu spędza przy papierach, a więcej w budynkach.

Jakie cechy się przydają#

• Spokój i asertywność – do zarządcy trafiają pretensje, często za rzeczy, na które nie ma wpływu (np. awaria sieci ciepłowniczej w mieście).

• Umiejętność rozmowy – na zebraniu trzeba pogodzić różne oczekiwania mieszkańców i doprowadzić do decyzji.

• Dobra organizacja – kilkanaście budynków, każdy z własnymi terminami przeglądów, zebrań i rozliczeń.

• Uczciwość – zarządca obraca cudzymi pieniędzmi i musi umieć je rozliczyć co do grosza.

Potrzebna wiedza#

Prawo#

Ustawa o własności lokali (wspólnota, uchwały, zarząd), Prawo budowlane (przeglądy, książka obiektu), Kodeks cywilny (umowy, rękojmia, odpowiedzialność za szkody) i RODO – zarządca przetwarza dane właścicieli.

Technika budowlana#

Zarządca nie musi być inżynierem, ale powinien rozumieć dokumentację techniczną, sprawdzić kosztorys i odebrać wykonane prace. Coraz częściej ma do czynienia z termomodernizacją, fotowoltaiką i pompami ciepła.

Finanse i księgowość wspólnoty#

Plan gospodarczy, fundusz remontowy, rozliczanie mediów według regulaminu wspólnoty, sprawozdanie finansowe na koniec roku. Błędy w rozliczeniach są jednym z najczęstszych powodów sporów z właścicielami.

Trudniejsze strony zawodu#

Konflikty i emocje#

Mieszkanie to dla większości ludzi największy majątek, więc emocje są duże. Zarządca bywa mediatorem w sporach sąsiedzkich (zalania, hałas, dym z balkonu) i celem krytyki na osiedlowych grupach w mediach społecznościowych.

Odpowiedzialność#

Prawo budowlane nakłada na zarządcę budynku obowiązek utrzymania go w należytym stanie technicznym. Niedopełnienie tego obowiązku (np. nieodśnieżony dach, z którego spada lód) jest przestępstwem z art. 91a Prawa budowlanego – grozi grzywna, ograniczenie wolności albo pozbawienie wolności do roku. Pominięcie obowiązkowej kontroli okresowej to wykroczenie (art. 93 pkt 8). Jeśli zaniedbanie doprowadzi do wypadku, w grę wchodzi odpowiedzialność z Kodeksu karnego. Za źle wydane pieniądze wspólnoty zarządca może też odpowiadać cywilnie.

Perspektywy#

Budynki trzeba zarządzać przez dziesięciolecia#

W Polsce co roku oddaje się do użytkowania około 200 tysięcy mieszkań, a każdy nowy budynek wielorodzinny potrzebuje zarządcy przez cały okres użytkowania. Ta praca nie zniknie, bo budynku nie da się obsłużyć zdalnie z innego kraju.

Energia i termomodernizacja#

Nowa unijna dyrektywa o charakterystyce energetycznej budynków (EPBD) zakłada stopniowe zmniejszanie zużycia energii przez budynki. Dla wspólnot oznacza to więcej audytów, termomodernizacji i wniosków o dofinansowanie – a zarządca, który umie to przeprowadzić, jest bardziej potrzebny.

Mała firma też może dobrze działać#

Program do zarządzania nieruchomościami w chmurze kosztuje małą firmę tyle samo na lokal co dużą. Mniejsze firmy często wygrywają szybszym kontaktem i znajomością każdego budynku. Absolwent może więc wybierać między pracą w dużej firmie a – po zdobyciu doświadczenia – własną działalnością.

W skrócie#

Zarządca prowadzi budynek od strony technicznej, formalnej i finansowej na podstawie umowy z właścicielami. Praca wymaga wiedzy z prawa, techniki i księgowości oraz odporności na stres. Technik gospodarki nieruchomościami zaczyna zwykle jako administrator albo asystent zarządcy i uczy się tego zawodu w praktyce.