Cyfryzacja zarządzania nieruchomościami - dlaczego szkoły muszą uczyć obsługi systemów IT

Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego obowiązkowa od 2027 roku. Elektroniczne głosowanie we wspólnotach mieszkaniowych zapisane w projekcie nowelizacji ustawy o własności lokali. Globalny rynek PropTech rosnący w tempie kilkunastu procent rocznie. To nie wizja odległej przyszłości - to rzeczywistość, w której już za chwilę będą pracować absolwenci kierunku technik gospodarki nieruchomościami. Pytanie brzmi: czy szkoły przygotowują ich na tę rzeczywistość?

Branża nieruchomości w Polsce przechodzi cyfrową rewolucję

Jeszcze dekadę temu zarządzanie wspólnotą mieszkaniową opierało się na papierowych kartotekach, ręcznych rozliczeniach i ogłoszeniach wieszanych na klatkach schodowych. Dziś ten model jest nie do utrzymania. Rynek nieruchomości w Polsce przechodzi głęboką transformację technologiczną napędzaną przez trzy równoległe siły: nowe regulacje prawne wymuszające cyfryzację, rosnące oczekiwania właścicieli lokali oraz globalny rozwój technologii PropTech.

Termin PropTech (Property Technology) obejmuje szerokie spektrum rozwiązań technologicznych stosowanych w branży nieruchomości - od systemów zarządzania budynkami (BMS), przez platformy komunikacji z mieszkańcami, po narzędzia analityczne wykorzystujące sztuczną inteligencję i Big Data. Globalnie rynek PropTech wyceniany był na około 30 mld USD w 2022 roku, a prognozy wskazują na średnioroczny wzrost rzędu 16% do 2032 roku. Polski rynek coraz szybciej zbliża się do zachodnich standardów w zakresie automatyzacji, zarządzania energią i komunikacji cyfrowej z najemcami oraz właścicielami.

Dla przyszłych techników gospodarki nieruchomościami ta transformacja oznacza jedno: bez kompetencji cyfrowych nie będą w stanie wykonywać swojego zawodu. Nie chodzi już o to, czy absolwent potrafi obsłużyć komputer - chodzi o to, czy potrafi pracować w profesjonalnym systemie do zarządzania nieruchomościami, prowadzić cyfrową dokumentację budynku i komunikować się z mieszkańcami przez dedykowane platformy online.

Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego - obowiązek, który zmienia reguły gry

Jednym z najbardziej wymownych przykładów cyfryzacji w branży nieruchomości jest Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego (c-KOB). To nie jest opcjonalny gadżet - to obowiązek prawny wynikający z nowelizacji ustawy Prawo budowlane z 7 lipca 2022 roku (Dz.U. 2022 poz. 1557).

Harmonogram wdrożenia c-KOB jest jednoznaczny i nie pozostawia miejsca na wątpliwości. Od 1 stycznia 2023 roku rządowa aplikacja c-KOB była dostępna dobrowolnie. Od 1 stycznia 2024 roku każdy nowy obiekt budowlany oddawany do użytkowania - szkoła, przedszkole, budynek wielorodzinny, oczyszczalnia ścieków - musi mieć założoną wyłącznie elektroniczną książkę obiektu. Papierowe książki założone przed końcem 2023 roku mogą być prowadzone w dotychczasowej formie jeszcze do 31 grudnia 2026 roku, ale od 1 stycznia 2027 roku absolutnie wszystkie książki obiektu budowlanego w Polsce muszą być prowadzone cyfrowo.

Skala tego przedsięwzięcia jest ogromna. Według danych Głównego Urzędu Nadzoru Budowlanego, rocznie oddawanych jest do użytkowania około 50 tysięcy nowych obiektów wymagających c-KOB. Łączna liczba istniejących obiektów, dla których trzeba założyć cyfrową książkę do 2027 roku, może sięgnąć nawet 8 milionów. Na kwiecień 2025 roku w systemie zarejestrowanych było nieco ponad 11 200 książek - co pokazuje, jak wiele pracy czeka zarządców i właścicieli w ciągu najbliższych miesięcy.

Co to oznacza w praktyce dla technika GN? Przyszły absolwent kierunku, który trafi do firmy zarządzającej wspólnotami mieszkaniowymi, będzie musiał od pierwszego dnia pracy obsługiwać system c-KOB - rejestrować wyniki przeglądów technicznych, wprowadzać dane o remontach, dołączać dokumenty od organów administracji. Za brak książki lub nieprawidłowe jej prowadzenie grozi grzywna do 500 zł, nakładana w drodze mandatu przez pracowników organów nadzoru budowlanego. To nie jest teoria - to codzienna odpowiedzialność, do której szkoła musi przygotować ucznia.

Nowelizacja ustawy o własności lokali - cyfryzacja wspólnot staje się normą prawną

Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego to nie jedyny sygnał ze strony ustawodawcy. We wrześniu 2025 roku opublikowano założenia projektu nowelizacji ustawy o własności lokali oraz ustawy Prawo budowlane (projekt UD312). Planowany termin przyjęcia przez Radę Ministrów to II kwartał 2026 roku. Celem nowelizacji jest - jak wskazuje Minister Finansów i Gospodarki - dostosowanie przepisów do zmian, jakie zaszły na rynku zarządzania wspólnotami na przestrzeni minionych 30 lat od wejścia w życie obecnej ustawy.

Z punktu widzenia cyfryzacji, kluczowe zapisy projektu to:

• Zrównanie formy elektronicznej z pisemną - projekt wprowadza elektroniczny obieg dokumentów we wspólnotach mieszkaniowych. Zawiadomienia o zebraniach, treści podjętych uchwał, a nawet samo głosowanie będzie mogło odbywać się drogą elektroniczną, z pełną mocą prawną.
• Usprawnienie trybu zbierania głosów - nowelizacja doprecyzowuje zasady głosowania indywidualnego (obiegowego). Wspólnota będzie mogła ustalić termin oddawania głosów (minimum 2 tygodnie), po którym uchwała jest podliczana na podstawie głosów właścicieli uczestniczących w głosowaniu.
• Fundusz remontowy jako majątek wspólnoty - nowe przepisy jednoznacznie przesądzają, że fundusz remontowy i inne fundusze celowe stanowią majątek wspólnoty, co wymaga przejrzystego, cyfrowego zarządzania finansami.
• Urządzenia pomiarowe jako część wspólna - wodomierze, ciepłomierze i podzielniki ciepła zostaną uznane za element nieruchomości wspólnej, a ich montaż, legalizacja i koszty eksploatacji staną się odpowiedzialnością wspólnoty. To oznacza konieczność wdrożenia systemów do zautomatyzowanego rozliczania mediów.
• Obowiązek terminowego uiszczania zaliczek na media - do 10. dnia każdego miesiąca. Egzekwowanie tego obowiązku bez systemu informatycznego w dużych wspólnotach jest praktycznie niemożliwe.

Wszystkie te zmiany prowadzą do jednego wniosku: zarządzanie wspólnotą mieszkaniową bez profesjonalnego oprogramowania staje się coraz trudniejsze, a wkrótce może stać się po prostu niemożliwe. Absolwent technikum, który nie miał kontaktu z takim oprogramowaniem, będzie bezradny wobec tych wymagań.

Co mówi podstawa programowa - kwalifikacja EKA.09 i wymóg pracy z oprogramowaniem

Ministerstwo Edukacji nie pozostawia szkół bez wskazówek. Rozporządzenie MEN z 8 lipca 2025 roku (Dz.U. z 2025 r. poz. 1024) wprowadziło podstawę programową kształcenia w nowym zawodzie technik gospodarki nieruchomościami (symbol cyfrowy 333405), z jedną wyodrębnioną kwalifikacją - EKA.09. Obsługa administracyjna i ekonomiczna nieruchomości.

Kwalifikacja EKA.09 obejmuje pięć bloków tematycznych: bezpieczeństwo i higiena pracy; podstawy gospodarki nieruchomościami; udział w czynnościach przejmowania nieruchomości w zarządzanie; obsługa administracyjna nieruchomości z uwzględnieniem technologii cyfrowych i zagadnień technicznych; oraz obsługa klienta w zakresie transakcji kupna, sprzedaży i najmu z uwzględnieniem analizy rynku.

To, co wyróżnia tę podstawę programową na tle wielu innych zawodów szkolnictwa branżowego, to wyraźny nacisk na technologie cyfrowe. Dokument wprost wymienia wyposażenie pracowni, w której powinny znaleźć się:

• Stanowiska komputerowe dla uczniów (jedno na jednego ucznia) z dostępem do internetu
• Oprogramowanie do zarządzania nieruchomościami - takie jak Weles3
• Oprogramowanie CRM (Customer Relationship Management)
• Oprogramowanie do kosztorysowania
• Programy typu CAD do tworzenia projektów
• Przykładowe elektroniczne i papierowe książki obiektu budowlanego
• Sprzęt techniczny do wizualizacji nieruchomości - dron, gimbal, aparat cyfrowy, kamera 360°
• Narzędzia pomiarowe - luksometr, wilgotnościomierz, dalmierz laserowy, niwelator

Program przewiduje również 8 tygodni (280 godzin) praktyk zawodowych w podmiotach takich jak firmy zarządzające wspólnotami mieszkaniowymi, spółdzielnie, TBS-y, biura nieruchomości czy jednostki samorządu terytorialnego. W tych firmach uczniowie spotkają się z profesjonalnymi systemami informatycznymi - i jeśli szkoła nie zapewni im wcześniejszego kontaktu z podobnym oprogramowaniem, te praktyki będą znacznie mniej efektywne.

Czego konkretnie musi się nauczyć uczeń - cyfrowe kompetencje technika GN

Warto precyzyjnie wskazać, jakie umiejętności cyfrowe powinien posiadać absolwent kierunku technik gospodarki nieruchomościami, aby sprostać wymaganiom współczesnego rynku pracy. Nie chodzi o ogólną „biegłość komputerową" - chodzi o konkretne, branżowe kompetencje.

Rozliczanie mediów i naliczenia czynszowe

Jednym z podstawowych zadań administratora nieruchomości jest rozliczanie zużycia mediów (woda, ciepło, gaz, energia elektryczna) i generowanie naliczeń dla poszczególnych lokali. W nowoczesnej firmie zarządzającej ten proces odbywa się automatycznie - system importuje dane z liczników (coraz częściej zdalnie, przez technologię IoT), stosuje właściwe algorytmy rozliczeniowe i generuje dokumenty dla setek lub tysięcy lokali jednym kliknięciem. Uczeń musi rozumieć logikę tych procesów i umieć je przeprowadzić w systemie.

Obsługa finansowa wspólnoty

Tworzenie planów gospodarczych, zarządzanie funduszem remontowym, import wyciągów bankowych, księgowanie wpłat i generowanie sprawozdań finansowych - to wszystko odbywa się dziś w dedykowanym oprogramowaniu. Uczeń, który zetknął się z tymi operacjami tylko w teorii lub na arkuszu kalkulacyjnym, nie będzie przygotowany do pracy.

Dokumentacja techniczna budynku

Prowadzenie elektronicznej Książki Obiektu Budowlanego, planowanie przeglądów okresowych (rocznych i pięcioletnich) wymaganych przepisami Prawa budowlanego, rejestrowanie zaleceń pokontrolnych i monitorowanie ich realizacji. Od 2027 roku te czynności będą wykonywane wyłącznie w formie cyfrowej.

Komunikacja z właścicielami i obsługa zgłoszeń

Nowoczesne firmy zarządzające udostępniają właścicielom lokali portale online (portale mieszkańca), przez które mogą oni sprawdzać salda, głosować nad uchwałami, zgłaszać usterki i pobierać dokumenty. Obsługa tych portali po stronie zarządcy to kolejna kompetencja cyfrowa, której szkoła powinna nauczyć.

Analiza rynku i obsługa klienta

Podstawa programowa EKA.09 wprost wymienia obsługę klienta z uwzględnieniem analizy rynku nieruchomości. To obejmuje pracę z systemami CRM, portalami ogłoszeniowymi i narzędziami do wyceny nieruchomości - a więc kolejne oprogramowanie, z którym uczeń powinien mieć praktyczny kontakt.

PropTech 2025+ - trendy, które definiują przyszłość zawodu

Warto spojrzeć na kierunek, w którym zmierza branża zarządzania nieruchomościami, aby zrozumieć, jak dalece obecne wymagania edukacyjne będą rosły w kolejnych latach.

Inteligentne budynki i IoT. Coraz więcej budynków wielorodzinnych wyposażanych jest w czujniki monitorujące zużycie energii, jakość powietrza, stan instalacji i ruch w częściach wspólnych. Internet Rzeczy (IoT) generuje strumienie danych, które zarządca musi umieć odczytać, zinterpretować i wykorzystać do optymalizacji kosztów eksploatacji. W raporcie EY „The Polish Real Estate Guide 2025" transformacja cyfrowa wskazywana jest jako kluczowy czynnik wspierający wartość aktywów i jakość decyzji inwestycyjnych.

Systemy BMS (Building Management Systems). Zaawansowane systemy sterowania budynkiem pozwalają zdalnie zarządzać oświetleniem, wentylacją, ogrzewaniem i bezpieczeństwem. Dla technika GN oznacza to konieczność rozumienia, jak te systemy działają i jak współpracują z oprogramowaniem do zarządzania nieruchomościami.

ESG i raportowanie środowiskowe. Budynki odpowiadają za niemal 40% zużycia energii i 36% emisji gazów cieplarnianych w Unii Europejskiej. Zgodność z wymogami ESG (Environmental, Social, Governance) staje się standardem - w Polsce w samym 2024 roku liczba budynków z certyfikatami ESG wzrosła o 24%. Zarządcy muszą raportować emisje, zużycie energii i plany poprawy efektywności, a robienie tego bez technologii jest po prostu nieefektywne.

Rynek nieruchomości premium. Rosnąca liczba luksusowych apartamentowców w największych polskich miastach stawia przed zarządcami zupełnie nowe wymagania - obsługa wielojęzyczna, aplikacje do rezerwacji przestrzeni wspólnych, zaawansowane systemy do zgłaszania usterek, cyfrowa komunikacja z zagranicznymi właścicielami-inwestorami. Jak zauważa Łukasz Mazurczak, dyrektor zarządzający MVGM Polska, zarządzanie tego rodzaju budynkami wymaga jednoczesnego łączenia kompetencji technicznych i administracyjnych z biegłością w obsłudze cyfrowych platform komunikacji.

Dlaczego szkoły nie mogą czekać

Argumenty prawne i rynkowe są bezsprzeczne. Pozostaje pytanie o tempo działania. Pierwsza kadra techników GN rozpoczęła naukę we wrześniu 2025 roku - ci uczniowie trafią na rynek pracy w 2029 lub 2030 roku. Przez ten czas branża zmieni się jeszcze bardziej: c-KOB będzie standardem od trzech lat, nowelizacja ustawy o własności lokali wejdzie w życie, a penetracja rozwiązań PropTech wzrośnie.

Szkoły, które już teraz wyposażą swoje pracownie w profesjonalne oprogramowanie do zarządzania nieruchomościami, zyskują potrójną korzyść. Po pierwsze - realizują podstawę programową zgodnie z wymogami MEN, które wprost wskazują na konieczność pracy z takim oprogramowaniem. Po drugie - dają uczniom praktyczne umiejętności bezpośrednio przekładające się na ich wartość na rynku pracy. Po trzecie - budują swoją reputację jako nowoczesne centra kształcenia zawodowego, co przekłada się na rekrutację.

Warto podkreślić, że podstawa programowa EKA.09 wymienia również konieczność przygotowania nauczycieli. AGH w Krakowie uruchomiła już kwalifikacyjne studia podyplomowe dla nauczycieli w zawodzie technik gospodarki nieruchomościami, obejmujące zarządzanie nieruchomościami, obrót i inwestowanie. To pokazuje, że ekosystem edukacyjny się kształtuje - ale potrzebuje jeszcze kluczowego elementu: odpowiednich narzędzi w pracowniach szkolnych.

„Absolwent, który po raz pierwszy widzi profesjonalny system rozliczeniowy dopiero u pracodawcy, traci cenny czas na naukę podstaw, zamiast skupić się na merytorycznych zadaniach zawodowych. Szkoła musi stać się miejscem, w którym ta bariera kompetencyjna zostaje usunięta jeszcze przed wejściem na rynek pracy."

Weles3 - profesjonalne oprogramowanie gotowe do zastosowania w edukacji

System Weles3 jest jednym z wiodących rozwiązań do zarządzania nieruchomościami w Polsce, wykorzystywanym przez firmy zarządzające wspólnotami i spółdzielniami mieszkaniowymi w całym kraju. Jego zastosowanie w edukacji ma kluczową przewagę: uczniowie pracują na tym samym narzędziu, którego używa branża.

Podsumowanie

Cyfryzacja zarządzania nieruchomościami w Polsce to nie trend - to fakt dokonany, poparty konkretnymi przepisami prawa i dynamiką rynku. Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego będzie obowiązkowa dla wszystkich obiektów od 2027 roku. Nowelizacja ustawy o własności lokali wprowadza elektroniczny obieg dokumentów i głosowanie we wspólnotach. Globalny rynek PropTech rośnie w dwucyfrowym tempie. Podstawa programowa kwalifikacji EKA.09 wprost wymaga od szkół wyposażenia pracowni w profesjonalne oprogramowanie do zarządzania nieruchomościami.

W tym kontekście pytanie postawione w tytule artykułu - „dlaczego szkoły muszą uczyć obsługi systemów IT?" - ma prostą odpowiedź: bo tego wymaga prawo, rynek pracy i zdrowy rozsądek. Absolwent technikum, który nie miał kontaktu z oprogramowaniem branżowym, wchodzi na rynek pracy z poważnym deficytem kompetencyjnym. Szkoły, które to rozumieją i działają już teraz, dają swoim uczniom realną przewagę.